Göteborgs universitet
Slik sporer Göteborgs universitet 180 daglige pakker, inkludert sensitive biologiske prøver, på åtte innleveringssteder på campus med FP Trax.
Prosjektinformasjon
Pakkesporing og håndtering av farlig gods for et av Sveriges største universiteter, som håndterer 180 leveranser per dag fra 16 speditører.
Hver pakke som kommer til Göteborgs universitet, har et ansvar. Noen inneholder IT-utstyr til en forsker. Noen inneholder biologiske prøver pakket i tørris som ikke kan vente i kø. FP Trax sørger for at serviceenheten vet nøyaktig hvor hver enkelt pakke befinner seg, og hvilke som ikke kan vente.
En oversikt
- 180 pakker om dagen fra 16 forskjellige speditører
- Åtte innleveringssteder på campus, ingen digital overleveringsprotokoll
- Biologiske prøver krever vektverifisering med tørris ved ankomst
- Fleksibel arbeidsstyrke: ikke alle mottakere er på campus hver dag
-
Ankomstskanning bekrefter overlevering fra hver speditør umiddelbart
-
Intern etikett genereres for ruting til riktig leveringssted
-
Tørrisavvik logges ved registrering: serviceenheten varsles for å handle raskt
-
Mottakeren varsles automatisk i det øyeblikket pakken ankommer
-
Nøyaktig lokalisering av pakker på tvers av alle åtte campus, i sanntid
-
Savner du en pakke? Ankomstskanningen bekrefter det i løpet av sekunder
-
Biologisk prøveintegritet: Serviceenheten varsles om avvik i tørrisen ved ankomst
-
Ingen manuelle varsler: Mottakerne informeres automatisk ved hvert trinn
"Gjennom tydelige skannepunkter kan vi enkelt sikre hvilke pakker som befinner seg i forsyningskjeden vår."
Utfordringer
Göteborgs universitet er et av Sveriges største universiteter, med mer enn femti tusen studenter og flere tusen ansatte fordelt på et campus i sentrum av Göteborg. Hver arbeidsdag ankommer rundt 180 pakker til det sentrale varemottaket, levert av i gjennomsnitt 16 ulike speditører. Varespekteret er bredt: toalettpapir, kaffe, forbruksvarer, IT-utstyr og, ikke minst, biologiske prøver.
De biologiske prøvene er den mest operasjonelt krevende delen av arbeidsmengden. De ankommer pakket i tørris, noe som holder innholdet på riktig temperatur under transporten. Men tørris fordamper. Hvis en pakke har blitt forsinket i transporten og for mye tørris har forsvunnet når den ankommer varemottaket, kan innholdet allerede være ødelagt. Menneskevev, plantemateriale, leireprøver - ingenting av det kan få lov til å vente. Serviceenheten må få vite det umiddelbart, veie pakken og, hvis tørrisvekten er betydelig lavere enn den burde være, sørge for at leveransen kommer frem til mottakeren på raskest mulig måte.
I tillegg til de sensitive varene skaper det store antallet speditører en egen risiko. Med 16 forskjellige transportører som ankom på en gitt dag og ingen digital kvittering på overleveringsstedet, måtte man stoppe arbeidet og søke manuelt for å bekrefte om en bestemt pakke i det hele tatt hadde blitt levert, eller for å lokalisere en pakke som ikke kunne gjenfinnes. Prosessen var treg, og i et miljø som er avhengig av at prøvene kommer raskt frem, var treghet ikke akseptabelt.
En annen utfordring var måten universitetets ansatte jobber på. Ikke alle ansatte er på campus hver dag. En pakke som var adressert til noen som jobbet hjemmefra eller i en annen bygning den uken, trengte et tydelig varsel slik at mottakeren kunne planlegge når den skulle hentes. Uten dette ble pakkene liggende på utleveringssteder uten å bli hentet, noe som tok opp plass og skapte ekstraarbeid for serviceteamet.
FP Trax-løsning
Göteborgs universitet trengte et system som var enkelt nok til at alle ansatte kunne sette seg inn i det første dagen, som var pålitelig nok til daglig bruk i en virksomhet med store volumer, og som var fleksibelt nok til å kunne tilpasses etter hvert som arbeidsflyten ved universitetet endret seg. De ansatte kan selv gjøre konfigurasjonsendringer, for eksempel legge til nye leveringssteder, uten å måtte vente på IT-støtte.
FP Trax ble implementert i det sentrale varemottaket som et digitalt overleveringspunkt mellom speditørene og universitetets serviceenhet. Når en pakke ankommer, logger en enkelt skanning varen, registrerer transportøren og genererer en intern etikett som forteller teamet nøyaktig hvilket av de åtte innleveringspunktene på campus pakken skal til. Ankomstskanningen fungerer også som en formell kvittering: Serviceenheten har nå en tidsstemplet oversikt over at speditøren har levert varen, noe som løser eventuelle tvister om hvorvidt en pakke har kommet frem.
For sensitive biologiske prøver omfatter registreringsprosessen en vektkontroll. Personalet veier pakken ved mottaksstedet og registrerer tørrisvekten i FP Trax. Hvis vekten ligger betydelig under den forventede verdien, vet serviceenheten umiddelbart at prøven kan være i fare. De kan kontakte mottakeren og sørge for raskere viderelevering før pakken blir med i den vanlige distribusjonskjøringen. FP Trax gir teamet den informasjonen de trenger for å ta denne samtalen i øyeblikket, ikke i etterkant.
Mottakerne får automatisk melding på e-post i det øyeblikket pakken når frem til innleveringsstedet. For ansatte som jobber fleksibelt eller hjemmefra, er dette varselet det som gjør at de kan planlegge når de skal komme og hente pakken. Serviceenheten foretar ingen manuelle oppringninger. Grupperte leveranser til de åtte stasjonene reduserer også antallet individuelle kjøringer over hele campus, noe som reduserer både miljøpåvirkningen og trafikken.
Resultater med FP Trax
Serviceenheten ved Göteborgs universitet har nå en nøyaktig oversikt i sanntid over hvor hver eneste pakke befinner seg på alle de åtte innleveringsstedene på campus. Når det er behov for en spesifikk pakke, tar søket sekunder i stedet for minutter. Når en pakke ikke kan finnes, forteller ankomstskanningen teamet nøyaktig om den i det hele tatt har kommet inn, og hvilken transportør som kom med den.
Arbeidsflyten med tørris gir serviceenheten noe de ikke hadde før: muligheten til å handle på en potensielt kompromittert prøve mens det fortsatt er tid. Vekten registreres ved mottak, og eventuelle betydelige avvik blir synlige umiddelbart. Prøver som tidligere ville ha ventet i kø, blir nå flagget og prioritert.
Grupperte leveranser til de åtte stasjonene har redusert antallet individuelle distribusjonskjøringer over hele campus. Færre kjøringer betyr mindre trafikk og lavere utslipp, noe som er i tråd med universitetets miljøforpliktelser. Mottakerne får automatisk beskjed og kan planlegge hentingen etter det, noe som reduserer antallet pakker som ikke blir hentet på innleveringsstedene.
FP Trax har også vist seg å være enkelt å administrere. De ansatte kan selv opprette nye leveringssteder. Nye medarbeidere i serviceenheten er produktive fra første skift. Konfigurasjonen tilpasser seg universitetets prosesser i stedet for at universitetet må tilpasse seg programvaren.
