Skandiabanken
Testamenter, kontrakter, IT-utstyr. Opptil 700 forsendelser på én dag.
FP Trax gir Skandiabanken en sikker digital oversikt over hver eneste leveranse.
Prosjektinformasjon
Digitalisert intern posttjeneste for en svensk bank, som sikrer sporing av sensitive juridiske dokumenter og leveranser av IT-utstyr til 3000 ansatte.
Når en bank mottar en pakke, kan den inneholde et testamente. Eller en kontrakt. Eller syv hundre dataskjermer. FP Trax gir Skandiabanken en nøyaktig digital oversikt over hver eneste leveranse, slik at ingenting forsvinner og ingen trenger å lure på hvor pakken deres er.
En oversikt
- Testamenter og kontrakter kommer inn daglig: ikke rom for feil
- Eksterne leverandører i lokalene: sikkerhetsrisiko og høye kostnader
- Volumsvingninger: 20 til 700 gjenstander avhengig av dag
- Stor utskiftning i serviceteamet: konstant behov for omskolering
- Ankomstskanning: umiddelbar digital registrering av hver levering
- Alle pakker lokaliseres umiddelbart via serviceteamets dashbord
- Mottakeren varsles via SMS i det øyeblikket pakken ankommer
- Nye medarbeidere er produktive fra første skift
- Kostnadene går ned: internposten er ikke lenger outsourcet
- Pakken finnes på sekunder, ikke manuelt søk
- Mottakerne henter pakken etter eget tidsskjema
- Nye medarbeidere i drift uten omfattende omskolering
Utfordringer i Skandiabanken
Skandiabanken er en svensk bank med rundt 3000 ansatte fordelt på alle sine filialer. Hver eneste arbeidsdag håndterer serviceteamet en rekke innkommende leveranser som omfatter noen av de mest sensitive dokumentene en finansinstitusjon mottar: testamenter og kontrakter som må komme frem til rett person og ikke må komme på avveie. I tillegg til disse dokumentene kommer en jevn strøm av IT-utstyr etter hvert som banken oppdaterer maskinvaren og utruster de ansatte.
Volumet av leveranser er uforutsigbart. På en rolig dag behandler serviceteamet rundt 20 forsendelser. På en toppdag kan det komme 700 nye dataskjermer på én gang. Før FP Trax ble hele den interne postoperasjonen satt ut til eksterne leverandører. Det var dyrt, og det skapte et sikkerhetsproblem: Eksterne medarbeidere var til stede i bankens lokaler og håndterte dokumenter som krevde høyeste grad av konfidensialitet.
Økningen i fjernarbeid skapte ytterligere problemer. Når en ansatt jobber hjemmefra og en pakke ankommer kontoret, finnes det ingen enkel måte å gi beskjed på uten manuell innsats. Pakker ble liggende og vente på utleveringssteder uten at mottakeren fikk beskjed. Serviceteamet brukte tid på å jakte på mottakere og håndtere pakker som hadde ventet for lenge.
I selve serviceteamet var utskiftning av ansatte et tilbakevendende driftsproblem. Hver gang en ny medarbeider kom inn i teamet, måtte vedkommende læres opp i prosessen. Uten et system som var enkelt og raskt å sette seg inn i, tok det lang tid å lære opp nye medarbeidere, og risikoen for feil i overgangene var reell.
FP Trax-løsning
Skandiabanken implementerte FP Trax som det digitale laget for hele den interne postvirksomheten. Når en leveranse ankommer, skanner serviceteamet den umiddelbart. FP Trax oppretter en tidsstemplet post og ruter forsendelsen til mottakeren. Når som helst kan alle i serviceteamet søke etter en bestemt pakke og se nøyaktig hvor den befinner seg.
For mottakerne var endringen umiddelbar. FP Trax sender et SMS-varsel i det øyeblikket en pakke er registrert og tilgjengelig for henting. Ansatte som jobber hjemmefra eller fra en annen filial, får beskjed samme dag om at leveransen deres venter. Pakker blir ikke lenger liggende på utleveringssteder i flere dager. Serviceteamet bruker ikke lenger tid på manuell oppfølging.
FP Trax ble også valgt fordi det ikke er avhengig av én person for å fungere. Prosessene er innebygd i systemet i stedet for å være avhengig av kunnskapen til de enkelte medarbeiderne. Når en ny person begynner i serviceteamet, kan vedkommende være i gang allerede samme dag. Etter hvert som bankens virksomhet endres, tilpasses konfigurasjonen uten at det kreves ekstern IT-støtte. Arbeidsflyter kan oppdateres direkte av serviceteamet.
Banken hadde også et spesifikt krav til sikkerhet: ingen eksterne ansatte som håndterer intern post. Ved å ta hele operasjonen internt med FP Trax eliminerte Skandiabanken behovet for eksterne postleverandører i sine lokaler. Sensitive juridiske dokumenter går nå gjennom en helt intern, digitalt logget kjede fra ankomst til mottaker.
Resultater med FP Trax
Etter at FP Trax ble tatt i bruk, har Skandiabanken redusert kostnadene for den interne posthåndteringen ved å ta den tilbake i eget hus. Sikkerhetsbekymringene rundt eksternt personale som håndterer sensitive dokumenter, er borte. Serviceteamet håndterer alle leveranser direkte, med en komplett digital oversikt over hver eneste forsendelse fra det øyeblikket den ankommer.
Det tar nå bare sekunder å finne en bestemt pakke, noe som tidligere innebar å stoppe og lete manuelt. Serviceteamet kan lokalisere enhver levering i systemet umiddelbart. Når en pakke ikke kan finnes, bekrefter ankomstregistreringen om den i det hele tatt ble mottatt, noe som raskt løser eventuelle tvister med en transportør.
Mottakerne får nå et SMS-varsel i det øyeblikket pakken er registrert. Medarbeidere som jobber hjemmefra eller reiser mellom filialer, kan hente pakken på et tidspunkt som passer dem, i stedet for å besøke kontoret uten å vite om leveransen har kommet frem. FP Trax har også løst utfordringen med utskiftning av personale direkte. Fordi prosessen ligger i systemet i stedet for hos den enkelte, kan nye medarbeidere være operative fra første skift.