Göteborgs universitet
Hur Göteborgs universitet spårar 180 dagliga paket mellan åtta utlämningsställen på campus, inklusive känsliga biologiska prover med FP Trax.
Information om projektet
Paketspårning och farligt godshantering för ett av Sveriges största universitet, som hanterar 180 leveranser per dag från 16 speditörer.
Varje paket som anländer till Göteborgs universitet bär på ett ansvar. En del innehåller IT-utrustning till en forskare. Vissa innehåller biologiska prover förpackade i torris som inte kan vänta i en kö. FP Trax ser till att serviceenheten vet exakt var varje paket befinner sig och vilka som inte kan vänta.
En överblick
- 180 paket per dag från 16 olika speditörer
- Åtta utlämningsställen på campus, inget digitalt överlämningsregister
- Biologiska prover kräver viktverifiering med torris vid ankomst
- Flexibel personalstyrka: alla mottagare finns inte på campus varje dag
-
Ankomstskanning bekräftar överlämnandet från varje speditör direkt
-
Intern etikett genereras för dirigering till rätt avlämningsplats
-
Torrisavvikelse loggas vid registrering: serviceenheten larmas för att agera snabbt
-
Mottagaren meddelas automatiskt så snart paketet anländer
-
Exakt paketplacering över alla åtta campusstationer, i realtid
-
Saknas paketet? Ankomstskanningen bekräftar det på några sekunder
-
Biologisk provintegritet: serviceenheten varnas för avvikelser i torrisen vid ankomsten
-
Noll manuella notifieringar: mottagarna informeras automatiskt i varje steg
"Genom tydliga scanningspunkter kan vi enkelt säkerställa vilka paket som befinner sig i vår leveranskedja."
Utmaningar
Göteborgs universitet är ett av Sveriges största universitet med mer än femtiotusen studenter och flera tusen anställda fördelade på ett campus i centrala Göteborg. Varje arbetsdag anländer cirka 180 paket till den centrala godsmottagningen, levererade av i genomsnitt 16 olika speditörer. Sortimentet är brett: toalettpapper, kaffe, förbrukningsvaror, IT-utrustning och, inte minst, biologiska prover.
De biologiska proverna är den mest operationellt krävande delen av arbetsbelastningen. De anländer förpackade i torris, som håller innehållet i rätt temperatur under transporten. Men torris dunstar. Om ett paket har blivit försenat under transporten och för mycket torris har försvunnit när det anländer till godsmottagningen kan innehållet redan vara skadat. Mänsklig vävnad, växtmaterial, lerprover: inget av det kan tillåtas vänta. Serviceenheten måste omedelbart få reda på detta, väga paketet och, om torrisvikten är betydligt lägre än vad den borde vara, se till att leveransen kommer fram till mottagaren på snabbast möjliga sätt.
Utöver de känsliga varorna skapar det stora antalet speditörer en egen risk. Med 16 olika transportörer som anländer en viss dag och inget digitalt kvitto vid överlämningen innebar det att man fick avbryta arbetet och söka manuellt för att bekräfta om ett visst paket överhuvudtaget hade levererats, eller för att lokalisera ett paket som inte kunde hittas. Processen var långsam, och i en miljö som är beroende av snabbhet när prover anländer var långsamhet inte acceptabelt.
En ytterligare utmaning var hur universitetets personal arbetar. Alla anställda är inte på plats på campus varje dag. Ett paket som var adresserat till någon som arbetade hemifrån eller från en annan byggnad den veckan behövde en tydlig avisering så att mottagaren kunde planera när han eller hon skulle hämta det. Utan en sådan avisering blev paketen liggande på utlämningsställena utan att hämtas ut, vilket tog upp plats och skapade extra arbete för serviceteamet.
FP Trax-lösning
Göteborgs universitet behövde ett system som var tillräckligt enkelt för att alla medarbetare skulle kunna använda det första dagen, tillräckligt tillförlitligt för daglig användning i en verksamhet med stora volymer och tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas i takt med att universitetets arbetsflöden förändrades. Personalen gör konfigurationsändringar själva, till exempel genom att lägga till nya leveransplatser, utan att vänta på IT-support.
FP Trax implementerades i den centrala godsmottagningen som en digital överlämningspunkt mellan speditörer och universitetets serviceenhet. När ett paket anländer loggar en enda skanning försändelsen, registrerar transportören och genererar en intern etikett som talar om för teamet exakt vilken av de åtta utlämningsställena på campus som paketet ska till. Ankomstskanningen fungerar också som ett formellt kvitto: serviceenheten har nu ett tidsstämplat dokument som visar att speditören har levererat försändelsen, vilket löser eventuella tvister om huruvida ett paket har anlänt.
För känsliga biologiska prover omfattar registreringsprocessen en viktkontroll. Personalen väger paketet vid mottagningstillfället och registrerar torrisvikten i FP Trax. Om vikten är betydligt lägre än det förväntade värdet vet serviceenheten omedelbart att provet kan vara i fara. De kan kontakta mottagaren och ordna en snabbare vidareleverans innan paketet går vidare till standarddistributionen. FP Trax ger teamet den information de behöver för att kunna ringa i stunden, inte i efterhand.
Mottagarna får ett automatiskt meddelande via e-post så snart paketet nått sin rätta plats. För personal som arbetar flexibelt eller hemifrån är detta meddelande det som gör att de kan planera när de ska komma in och hämta. Serviceenheten skickar inga manuella samtal. Grupperade leveranser till de åtta stationerna minskar också antalet individuella körningar som behövs över campus, vilket minskar både miljöpåverkan och trafik.
Resultat med FP Trax
Serviceenheten vid Göteborgs universitet har nu en exakt realtidsvy över var varje paket befinner sig på alla åtta utlämningsställen på campus. När ett specifikt paket behövs tar sökningen sekunder i stället för minuter. När ett paket inte kan hittas berättar ankomstskanningen för teamet exakt om det kom in överhuvudtaget och vilken transportör som tog med det.
Arbetsflödet med torris ger serviceenheten något som de inte hade tidigare: möjligheten att agera på ett potentiellt komprometterat prov medan det fortfarande finns tid. Vikten registreras vid mottagningstillfället och alla betydande avvikelser syns omedelbart. Prover som tidigare skulle ha väntat i kön flaggas nu och prioriteras.
Grupperade leveranser till de åtta stationerna har minskat antalet individuella distributionskörningar över hela campus. Färre körningar innebär mindre trafik och lägre utsläpp, vilket är i linje med universitetets miljöåtaganden. Mottagarna får sina aviseringar automatiskt och kan planera sin upphämtning utifrån dem, vilket minskar antalet paket som inte hämtas ut vid utlämningsställena.
FP Trax har också visat sig vara enkelt att hantera. Personalen kan själva skapa nya leveransplatser. Nya medlemmar i serviceenheten är produktiva från sitt första skift. Konfigurationen anpassas till universitetets processer i stället för att universitetet måste anpassa sig till programvaran.
