Universität Göteborg
Wie die Universität Göteborg mit FP Trax täglich 180 Pakete an acht Abgabestellen auf dem Campus verfolgt, darunter auch sensible biologische Proben.
Informationen zum Projekt
Paketverfolgung und Gefahrgutabwicklung für eine der größten Universitäten Schwedens, die täglich 180 Lieferungen von 16 Spediteuren bearbeitet.
Jedes Paket, das an der Universität Göteborg ankommt, trägt eine Verantwortung. Einige enthalten IT-Ausrüstung für einen Forscher. Andere transportieren in Trockeneis verpackte biologische Proben, die nicht warten können. FP Trax sorgt dafür, dass die Serviceeinheit genau weiß, wo sich jedes einzelne Paket befindet.
Auf einen Blick
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180 Pakete pro Tag von 16 verschiedenen Spediteuren
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Acht Abgabestellen auf dem Campus, kein digitales Übergabeprotokoll
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Biologische Proben auf Trockeneis , deren Gewicht bei der Ankunft überprüft werden muss
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Flexible Arbeitsmodelle: Nicht jeder Empfänger ist täglich vor Ort.
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Ankunftsscan bestätigt die Übergabe von jedem Spediteur sofort
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Internes Etikett für die Weiterleitung an die richtige Abgabestelle
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Trockeneisabweichung bei der Registrierung protokolliert: Serviceeinheit wird alarmiert, um schnell zu handeln
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Automatische Benachrichtigung des Empfängers bei Eintreffen des Pakets
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Genaue Echtzeit-Lokalisierung der Pakete an allen acht Campus-Stationen
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Vermisstes Paket? Der Scan bei der Ankunft bestätigt es in Sekundenschnelle.
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Biologische Probenintegrität: Die Serviceeinheit warnt bei der Ankunft vor Abweichungen vom Trockeneis
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Keine manuellen Benachrichtigungen: Die Empfänger werden bei jedem Schritt automatisch informiert
"Durch eindeutige Scanpunkte können wir leicht sicherstellen, welche Pakete sich in unserer Lieferkette befinden."
Herausforderungen
Die Universität Göteborg ist eine der größten Universitäten Schwedens mit mehr als fünfzigtausend Studenten und mehreren tausend Mitarbeitern auf einem Campus im Zentrum von Göteborg. An jedem Arbeitstag treffen rund 180 Pakete im zentralen Wareneingang ein, die von durchschnittlich 16 verschiedenen Spediteuren geliefert werden. Die Palette der Waren ist breit gefächert: Toilettenpapier, Kaffee, Verbrauchsmaterial, IT-Ausrüstung und - besonders wichtig - biologische Proben.
Die biologischen Proben sind der operativ anspruchsvollste Teil des Arbeitsaufkommens. Sie kommen in Trockeneis verpackt an, wodurch der Inhalt während des Transports auf der richtigen Temperatur gehalten wird. Aber Trockeneis verdunstet. Wenn ein Paket während des Transports verzögert wurde und zu viel Trockeneis verdunstet ist, wenn es im Wareneingang ankommt, kann der Inhalt bereits gefährdet sein. Menschliches Gewebe, Pflanzenmaterial, Tonproben: Nichts davon darf warten. Die Serviceeinheit muss sofort Bescheid wissen, das Paket wiegen und, falls das Gewicht des Trockeneises deutlich unter dem Sollwert liegt, die Lieferung auf dem schnellstmöglichen Weg zum Empfänger bringen.
Neben sensiblen Sendungen stellte auch die hohe Zahl an Spediteuren ein eigenes Risiko dar. Wenn an einem Tag 16 verschiedene Spediteure anliefern und digitale Übergabenachweise fehlen, werden Zustellbestätigungen und die Suche nach fehlenden Paketen schnell zu einem manuellen, zeitraubenden Prozess.
Eine weitere Herausforderung ergab sich aus der Arbeitsweise der Universitätsmitarbeiter. Nicht alle Mitarbeiter sind jeden Tag auf dem Campus. Ein Paket, das an jemanden adressiert ist, der in dieser Woche von zu Hause aus oder in einem anderen Gebäude arbeitet, benötigte eine klare Benachrichtigung, damit der Empfänger planen konnte, wann er die Sendung abholt. Ohne diese Benachrichtigung blieben die Pakete an den Abgabestellen liegen und wurden teilweise nicht oder erst spät abgeholt. Dies Beanspruchte Platz im Lagerraum und manuelle Aufwände für das Serviceteam.
Lösung mit FP Trax
Die Universität Göteborg benötigte ein System, das einfach genug ist, damit jedes Mitglied der Serviceeinheit es vom ersten Tag an nutzen kann, zuverlässig genug für den täglichen Einsatz bei hohem Sendungsvolumen und flexibel genug, um sich an veränderte Abläufe innerhalb der Universität anzupassen. Konfigurationsänderungen – etwa das Hinzufügen neuer Zustellorte – können direkt durch das Team vorgenommen werden, ohne auf IT-Support warten zu müssen.
FP Trax wurde am zentralen Wareneingang als digitaler Übergabepunkt zwischen Spediteuren und der Serviceeinheit der Universität implementiert. Wenn ein Paket eintrifft, erfasst ein einziger Scan die Sendung, registriert den Spediteur und generiert ein internes Etikett, das dem Team genau sagt, an welche der acht Abgabestellen auf dem Campus das Paket geht. Der Ankunftsscan fungiert auch als formale Quittung: Die Serviceeinheit verfügt nun über einen mit einem Zeitstempel versehenen Nachweis, dass der Spediteur die Sendung zugestellt hat, wodurch etwaige Streitigkeiten darüber, ob ein Paket angekommen ist, ausgeräumt werden.
Bei empfindlichen biologischen Proben umfasst der Registrierungsprozess auch eine Gewichtskontrolle. Die Mitarbeiter wiegen das Paket am Empfangsort und erfassen das Trockeneisgewicht in FP Trax. Liegt das Gewicht deutlich unter dem erwarteten Wert, weiß die Dienststelle sofort, dass die Probe möglicherweise gefährdet ist. Sie kann sich mit dem Empfänger in Verbindung setzen und eine schnellere Weiterbeförderung veranlassen, bevor das Paket in den normalen Verteilungslauf aufgenommen wird. Mit FP Trax stehen dem Team alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung, sodass direkt gehandelt werden kann.
Die Empfänger erhalten eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, sobald ihr Paket den Abgabestandort erreicht. Die Mitarbeiter, die flexibel oder von zu Hause aus arbeiten, können anhand dieser Benachrichtigung planen, wann sie das Paket abholen. Durch die gebündelte Zustellung an den acht Stationen wird auch die Zahl der Einzelfahrten über den Campus reduziert, was sowohl die Umweltbelastung als auch das Verkehrsaufkommen verringert.
Das Ergebnis
Die Serviceeinheit der Universität Göteborg hat jetzt einen genauen Echtzeitüberblick darüber, wo sich jedes Paket an allen acht Abgabestellen auf dem Campus befindet. Wenn ein bestimmtes Paket benötigt wird, dauert die Suche nicht mehr Minuten, sondern nur noch Sekunden. Wenn ein Paket nicht gefunden werden kann, erfährt das Team durch den Scan bei der Ankunft genau, ob es überhaupt angekommen ist und welcher Zusteller es gebracht hat.
Der Trockeneis-Workflow gibt der Serviceeinheit etwas, was sie vorher nicht hatte: die Möglichkeit, auf eine potenziell gefährdete Probe zu reagieren, solange noch Zeit ist. Das Gewicht wird beim Eingang erfasst, und jede signifikante Abweichung wird sofort sichtbar. Proben, die zuvor in der Warteschlange standen, werden nun gekennzeichnet und priorisiert.
Durch die gruppierten Lieferungen an die acht Stationen hat sich die Zahl der einzelnen Verteilungsfahrten über den Campus verringert. Weniger Fahrten bedeuten weniger Verkehr und geringere Emissionen, was im Einklang mit den Umweltverpflichtungen der Universität steht. Die Empfänger erhalten ihre Benachrichtigung automatisch und planen ihre Abholung entsprechend, wodurch die Zahl der Pakete, die an den Abgabestellen nicht abgeholt werden, reduziert wird.
FP Trax hat sich auch als einfach zu verwalten erwiesen. Die Mitarbeiter können selbst neue Abgabestellen anlegen. Neue Mitarbeiter der Serviceeinheit sind von ihrer ersten Schicht an produktiv. Die Konfiguration passt sich an die Abläufe der Universität an und die Universität muss sich nicht an die Software anpassen.
