Å administrere arbeidsklær i stor skala er vanskeligere enn det ser ut til. Når en organisasjon deler ut hundrevis eller tusenvis av plagg til de ansatte på et anlegg, begynner sporingsutfordringen umiddelbart. Hvem har mottatt hvilke plagg? Når ble de sist vasket? Ble de returnert? Har de blitt byttet ut etter at de ble utlevert? Uten et system må disse spørsmålene besvares ved hjelp av hukommelsen, fysiske kontroller eller manuelle regneark som går ut på dato i løpet av få dager.
FP Trax behandler arbeidsklær på samme måte som alle andre sporbare gjenstander: Hvert plagg får en unik identitet, hver bevegelse logges, og hver overlevering registreres mot en person. Systemet fungerer for plagg med RFID-brikker og smarte skap for å skape en fullstendig dokumentert syklus fra det øyeblikket et nytt plagg registreres til den dagen det pensjoneres. Ingenting beveger seg uten at det er registrert.
Leveringsflyten er bygget rundt smarte skap, som fjerner behovet for at den ansatte og distributøren må være på samme sted til samme tid. Rene plagg legges i et reservert skap, den ansatte får et automatisk varsel, og de henter plaggene ved hjelp av en QR-kode eller PIN-kode på et tidspunkt som passer dem. FP Trax registrerer hvert trinn: når skapet ble lagt i, når det ble åpnet, hvem som hentet og når skapet ble lukket. Hentebevis er tilgjengelig på forespørsel for alle leveranser.
Returflyten er like viktig. Når de ansatte returnerer slitte plagg til en dedikert returenhet, oppdaterer FP Trax statusen og holder oversikten levende. Distributøren kan se nøyaktig hvilke plagg som venter på å bli hentet og vasket, og organisasjonen kan se hvilke plagg som for øyeblikket er i bruk, i transitt, på vaskeri eller i et skap. Når som helst i syklusen kan et enkelt søk vise hele historikken til det enkelte plagget.
For organisasjoner som har krav til samsvar eller revisjon av arbeidsklær, er dette dokumentasjonsnivået direkte nyttig. Å vite at plagg nummer 4821 ble utlevert til en bestemt ansatt på en bestemt dato, vasket fire ganger og returnert for pensjonering på en annen dato, er akkurat den typen dokumentasjon som manuelle prosesser ikke kan produsere på en pålitelig måte. FP Trax genererer dette automatisk som et biprodukt av den normale driften.
Livssyklusstyring av klær har også en økonomisk dimensjon. Organisasjoner som ikke kan spore lagerbeholdningen av arbeidsklær, har en tendens til å overbestille for å kompensere for usikkerheten. Når hver eneste vare er registrert, blir innkjøpsbeslutningene datadrevne. Du kjøper inn nye plagg når de faktisk blir kassert, ikke når du mistenker at de kan ha forsvunnet. Reduksjonen i unødvendig lagerhold er en direkte kostnadsbesparelse.
Den økonomiske effekten av arbeidsklær som ikke spores, er sjelden synlig før på slutten av året, når erstatningsbestillinger legges inn og de reelle kostnadene blir tydelige. For store industribedrifter som deler ut arbeidsklær til flere tusen ansatte, kan de årlige kostnadene for plagg som aldri ble returnert, ble tildelt feil person eller rett og slett ikke kunne lokaliseres, beløpe seg til et sekssifret beløp eller mer. Disse tapene kommer ikke fra enkeltstående hendelser. De akkumuleres stille og rolig over tusenvis av små overleveringer som aldri ble registrert. FP Trax gjør hver eneste av disse overleveringene synlige.
Det finnes også en bærekraftdimensjon. Organisasjoner som kan dokumentere den faktiske brukshistorikken til hvert enkelt plagg, har bedre forutsetninger for å forlenge plaggets levetid. Når nye plagg bestilles fordi de faktisk er utslitt, og ikke fordi det ikke er gjort rede for dem, reduseres miljøpåvirkningen direkte. Færre utskiftninger betyr mindre produksjon, mindre transport og mindre avfall. Vaskerier som bruker FP Trax, kan også optimalisere vaskesyklusene basert på faktiske bruksdata i stedet for faste tidsplaner, noe som reduserer vann- og energiforbruket per plagg gjennom hele levetiden.
Leverandører av vaskeritjenester står overfor en spesiell versjon av synlighetsproblemet. De sporer plaggene mens de befinner seg i vaskeriet, men mister oversikten i det øyeblikket plaggene sendes ut til kunden. FP Trax fyller dette gapet ved å gi både leverandøren og kunden en felles sanntidsvisning av alle plaggene i programmet. Leverandørene kan posisjonere FP Trax som en verdiøkende tjeneste, styrke kunderelasjonene og redusere tvister som oppstår på grunn av udokumenterte tap.
FP Trax støtter både organisasjoner som håndterer arbeidsklær internt, og de som samarbeider med tredjepartsleverandører av vaskeritjenester. Systemet kan håndtere hele syklusen, uavhengig av om rengjøringen utføres på stedet eller av en ekstern leverandør. Alt distributøren trenger, er tilgang til FP Trax-grensesnittet på skapterminalen for å skanne, laste inn og bekrefte. Resten skjer automatisk.
Bransjer der sporing av arbeidsklær er svært viktig, omfatter produksjon, logistikk, matproduksjon, helsevesen, hotell- og restaurantbransjen og alle miljøer der de ansatte er pålagt å bruke standardisert personlig verneutstyr eller uniformer. Utfordringene er de samme i alle disse sammenhengene: et stort antall plagg, høy utskiftning av ansatte og begrenset oversikt over den faktiske lagerbeholdningen. FP Trax løser alle tre utfordringene.
Integrasjon med HR- og medarbeideradministrasjonssystemer betyr at plagg automatisk kan tildeles på nytt når noen slutter eller bytter rolle. Plagg som er tildelt ansatte som ikke lenger er i organisasjonen, kan flagges, hentes frem og returneres til sirkulasjon uten manuell inngripen. Systemet opprettholder en ren oversikt selv når arbeidsstyrken endres ofte.
FP Trax er utviklet av Francotyp-Postalia, et selskap som har jobbet med post og varehåndtering i nesten hundre år. Vaskerihåndteringsfunksjonen er en del av FP Trax-plattformen, sammen med pakkesporing, eiendelsforvaltning, brevsporing og programvare for smarte skap, slik at organisasjoner som trenger mer enn én funksjon, kan kjøre alt fra samme system med samme grensesnitt og samme revisjonsspor.
