Arrangementer og messer

Arrangementer og messer følger en tidslinje som ikke lar seg endre. Dørene åpnes på et bestemt tidspunkt, og hver utstillers stand må være ferdig bygget og fylt opp før dette tidspunktet. Når godset blir forsinket, feilplassert eller ikke blir gjort rede for et eller annet sted mellom lasterampen og messegulvet, får det umiddelbare og synlige konsekvenser. En utstiller kan ikke presentere produktene sine. En stand ser uferdig ut. Utstillingsstedets og arrangørens omdømme blir skadelidende.

Problemet er sjelden den fysiske håndteringen. Det er fraværet av en digital oversikt over alle overleveringer. På en typisk messe skifter godset hender fire eller fem ganger før det når standen: fra transportøren til varemottaket, derfra til mellomlageret og videre til messegulvet. Hver av disse forflytningene skjer under tidspress, på et stort utstillingsområde, med dusinvis av forskjellige utstilleres gods i bevegelse samtidig. Uten et system som logger hvert trinn, er det umulig å lokalisere en spesifikk vare under transport, det er umulig å bevise at den ble levert til riktig stand, og det finnes ikke noe grunnlag for å løse en eventuell tvist.

For messearrangører og hovedentreprenører som tar betalt av utstillerne for transport og materialhåndtering, skaper dokumentasjonsmangelen et direkte inntektsproblem. Uten data om håndtering per utstiller blir fakturaene estimater. Utstillerne mottar fakturaer som de ikke kan bekrefte, og de må derfor bestride dem. FP Trax løser dette problemet der det skjer. Hver skanning ved ankomst, hver forflytning gjennom messeområdet og hver levering til standen skaper en tidsstemplet post knyttet til den spesifikke utstilleren. Faktureringsrapporten ved arrangementets slutt viser nøyaktig hva som ble håndtert, for hvem og hvor lenge. Tvister om kostnader løses med data i stedet for forhandlinger.

Leiet og lånt utstyr gir et ekstra lag med kompleksitet. Utstillingssteder og eventleverandører låner ofte ut kostbart utstyr til utstillere: skannere, AV-utstyr, toveisradioer, skjøteledninger og møbler. Under normale omstendigheter er det vanskelig å spore hva som sendes ut og sørge for at det kommer tilbake. I den kaotiske nedmonteringsfasen av en messe, når hundrevis av utstillere pakker ut samtidig og tidspresset er ekstremt, er det lett at gjenstander som ikke returneres, slipper gjennom. FP Trax logger hver utsjekk mot en utstiller og en returfrist. Automatiske påminnelser sendes ut før nedmonteringen begynner. Når arrangementet avsluttes, har teamet en oversiktlig liste over hva som ikke er returnert, og hvem som har det.

FP Trax' programvare for sporing av logistikk på arrangementer brukes av utstillingssteder, hovedentreprenører og arrangører over hele Europa til å loggføre utstillerfrakt fra transportørens ankomst, spore gjenstander på messegulvet, dokumentere overleveringer med digitale leveringsbevis og generere faktureringsrapporter for hver enkelt utstiller. Plattformen kjører i skyen uten lokal installasjon og fungerer på alle smarttelefoner og nettbrett. Abonnementene starter fra 2.900 NOK per måned.