Göteborgin yliopisto
Miten Göteborgin yliopisto seuraa FP Traxin avulla 180 päivittäistä pakettia kahdeksassa kampuksen toimituspisteessä, mukaan lukien arkaluonteiset biologiset näytteet.
Hanketta koskevat tiedot
Pakettien seuranta ja vaarallisten aineiden käsittely yhdelle Ruotsin suurimmista yliopistoista, joka käsittelee 180 toimitusta päivässä 16 huolitsijalta.
Jokaiseen Göteborgin yliopistoon saapuvaan pakettiin liittyy vastuu. Jotkut sisältävät tutkijan IT-laitteita. Jotkut sisältävät kuivajäähän pakattuja biologisia näytteitä, jotka eivät voi odottaa käsittelyä. FP Trax varmistaa, että palveluyksikkö tietää tarkalleen, missä kukin paketti on ja mitkä paketit eivät voi odottaa.
Yleiskatsaus
- 180 pakettia päivässä 16 eri huolitsijalta.
- Kahdeksan kampuksen toimituspistettä, ei digitaalista luovutustietoja.
- Biologiset näytteet, joiden kuivajään paino on tarkistettava saapumisen yhteydessä.
- Joustava työvoima: kaikki vastaanottajat eivät ole kampuksella joka päivä.
-
Saapumisen skannaus vahvistaa luovutuksen jokaiselta huolitsijalta välittömästi.
-
Sisäinen tarra luodaan oikeaan toimituspaikkaan ohjaamista varten.
-
Kuivajääpoikkeama kirjataan rekisteröinnin yhteydessä: palveluyksikölle kehotus toimia nopeasti.
-
Vastaanottajalle ilmoitetaan automaattisesti, kun paketti saapuu.
-
Tarkka pakettien paikannus kaikilla kahdeksalla kampusasemalla reaaliajassa.
-
Puuttuuko paketti? Saapumisen skannaus vahvistaa sen muutamassa sekunnissa
-
Biologisen näytteen eheys: palveluyksikkö saa hälytyksen kuivajääpoikkeamista saapumiskirjauksen yhteydessä.
-
Ei manuaalisia ilmoituksia: vastaanottajille ilmoitetaan automaattisesti jokaisessa vaiheessa.
"Selkeiden skannauspisteiden avulla voimme helposti varmistaa, mitkä paketit ovat toimitusketjussamme."
Haasteet
Göteborgin yliopisto on yksi Ruotsin suurimmista yliopistoista, jossa on yli viisikymmentätuhatta opiskelijaa ja useita tuhansia työntekijöitä Göteborgin keskustassa sijaitsevalla kampuksella. Keskitettyyn tavaran vastaanottoon saapuu joka arkipäivä noin 180 pakettia, jotka keskimäärin 16 eri huolintaliike toimittaa. Tavaravalikoima on laaja: vessapaperia, kahvia, kulutustavaroita, tietotekniikkalaitteita ja, mikä on kriittistä, biologisia näytteitä.
Biologiset näytteet ovat toiminnallisesti vaativin osa palveluyksikön työmäärästä. Ne saapuvat pakattuina kuivajäähän, joka pitää sisällön oikeassa lämpötilassa kuljetuksen aikana. Kuivajää kuitenkin haihtuu. Jos paketti on viivästynyt kuljetuksen aikana ja liian paljon kuivajäätä on haihtunut, kun se saapuu tavaran vastaanottoon, sisältö voi olla jo vaarassa. Kudosnäytteet, kasvimateriaali, savinäytteet: mikään niistä ei saa jäädä odottamaan. Palveluyksikön on saatava välittömästi tieto, punnittava paketti ja, jos kuivajään paino on huomattavasti alle viitearvon, saatava lähetys vastaanottajalle mahdollisimman nopeasti.
Arkojen tavaroiden lisäksi huolitsijoiden pelkkä määrä luo oman riskinsä. Kun tiettynä päivänä saapuu 16 eri rahdinkuljettajaa eikä luovutuspaikalla ole digitaalista vastaanottokirjausta, sen varmistaminen, oliko tietty paketti ylipäätään toimitettu, tai sellaisen paketin paikantaminen, jota ei löytynyt, merkitsi työn keskeyttämistä ja manuaalista etsimistä. Prosessi oli hidas, ja ympäristössä, joka on riippuvainen nopeudesta näytteiden saapuessa, hitautta ei voitu hyväksyä.
Lisähaasteena oli myös yliopiston henkilökunnan työskentelytapa. Kaikki työntekijät eivät ole kampuksella joka päivä. Paketti, joka oli osoitettu henkilölle, joka työskenteli kyseisellä viikolla kotona tai eri rakennuksessa, tarvitsi selkeän ilmoituksen, jotta vastaanottaja pystyi suunnittelemaan noutoaikataulun. Ilman sitä paketit jäivät noutamatta jakelupisteisiin, veivät tilaa ja aiheuttivat ylimääräistä työtä palvelutiimille.
FP Trax -ratkaisu
Göteborgin yliopisto tarvitsi järjestelmän, joka oli riittävän helppo jokaisen palveluyksikön työntekijän ottaa käyttöön ensimmäisenä päivänään, riittävän luotettava päivittäiseen käyttöön suurten volyymien toiminnassa ja riittävän joustava mukautumaan yliopiston työnkulkujen muuttuessa. Henkilökunta tekee itse konfiguraatiomuutokset, kuten uusien toimituspaikkojen lisäämisen, odottamatta IT-tukea.
FP Trax otettiin käyttöön keskitetyssä tavaran vastaanotossa, jossa se toimii digitaalisena luovutuspisteenä huolitsijoiden ja yliopiston palveluyksikön välillä. Kun paketti saapuu, yksi skannaus kirjaa lähetyksen, kirjaa kuljetusliikkeen ja luo sisäisen tarran, joka kertoo tiimille tarkalleen, mihin kampuksen kahdeksasta luovutuspisteestä paketti on menossa. Saapumisen skannaus toimii myös virallisena kuittina: palveluyksiköllä on nyt aikaleimattu merkintä siitä, että huolitsija on toimittanut lähetyksen, mikä ratkaisee kaikki kiistat siitä, onko paketti saapunut.
Herkkien biologisten näytteiden osalta rekisteröintiprosessiin kuuluu myös painon tarkastus. Henkilökunta punnitsee paketin vastaanottopaikassa ja kirjaa kuivajään painon FP Traxiin. Jos paino on huomattavasti alle odotetun arvon, palveluyksikkö tietää välittömästi, että näyte voi olla vaarassa. Se voi ottaa yhteyttä vastaanottajaan ja järjestää nopeamman jatkolähetyksen sen sijaan että paketti toimitetaan tavallisen jakelukierroksen yhteydessä. FP Trax antaa tiimille tiedot, joita he tarvitsevat tämän puhelun tekemiseen juuri nyt, ei jälkikäteen.
Vastaanottajat saavat automaattisen ilmoituksen sähköpostitse heti, kun paketti saapuu luovutuspisteeseen. Joustavasti tai kotoa käsin työskentelevät työntekijät voivat tämän ilmoituksen perusteella suunnitella, milloin he tulevat noutamaan paketin. Palveluyksikkö ei soita manuaalisia puheluita. Ryhmitetyt toimitukset kahdeksaan asemaan vähentävät myös kampuksen eri puolilla tarvittavien yksittäisten kuljetusten määrää, mikä vähentää sekä ympäristövaikutuksia että liikennettä.
Tulokset FP Traxin kanssa
Göteborgin yliopiston palveluyksiköllä on nyt tarkka, reaaliaikainen näkymä siitä, missä kukin paketti on kaikissa kahdeksassa kampuksen luovutuspisteessä. Kun tiettyä pakettia tarvitaan, haku kestää minuuttien sijaan sekunteja. Kun pakettia ei löydy, saapumiskuvaus kertoo tiimille tarkalleen, onko paketti saapunut lainkaan ja mikä kuljetusliike sen toi.
Kuivajäätyönkulku antaa palveluyksikölle jotakin, mitä sillä ei aiemmin ollut: mahdollisuuden toimia mahdollisesti vaarantuneen näytteen suhteen, kun aikaa on vielä jäljellä. Paino kirjataan vastaanottopisteessä, ja kaikki merkittävät poikkeamat näkyvät välittömästi. Näytteet, jotka aiemmin olisivat odottaneet jonossa, merkitään nyt ja priorisoidaan.
Ryhmitetyt toimitukset kahdeksaan jakelupisteeseen ovat vähentäneet yksittäisten jakeluajojen määrää kampuksella. Vähemmän ajoja tarkoittaa vähemmän liikennettä ja pienempiä päästöjä yliopiston ympäristösitoumusten mukaisesti. Vastaanottajat saavat ilmoituksen automaattisesti ja suunnittelevat noutonsa sen mukaan, mikä vähentää noutamatta jäävien pakettien määrää jakelupisteissä.
FP Trax on myös osoittautunut helpoksi hallinnoida. Henkilökunta voi itse luoda uusia jakelupisteitä. Palveluyksikön uudet jäsenet ovat tuottavia heti ensimmäisestä työvuorostaan lähtien. Konfiguraatio mukautuu yliopiston prosesseihin sen sijaan, että yliopiston pitäisi mukautua ohjelmistoon.
