Université de Göteborg
Comment l'Université de Göteborg suit 180 colis quotidiens sur huit points de dépôt du campus, y compris des échantillons biologiques sensibles, grâce à FP Trax.
Informations sur le projet
Suivi des colis et traitement des marchandises dangereuses pour l'une des plus grandes universités de Suède, qui traite 180 livraisons par jour provenant de 16 transitaires.
Chaque colis qui arrive à l'université de Göteborg comporte une responsabilité. Certains transportent du matériel informatique destiné à un chercheur. D'autres transportent des échantillons biologiques emballés dans de la glace sèche qui ne peuvent pas attendre dans une file d'attente. FP Trax s'assure que l'unité de service sait exactement où se trouve chaque colis et quels sont ceux qui ne peuvent pas attendre.
En bref
- 180 colis par jour provenant de 16 transitaires différents
- Huit points de dépôt sur le campus, pas d'enregistrement numérique de la remise des colis
- Échantillons biologiques nécessitant une vérification du poids à l'arrivée à l'aide de glace sèche
- Main-d'œuvre flexible : tous les destinataires ne sont pas présents sur le campus tous les jours.
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Le scanner d'arrivée confirme instantanément le transfert de chaque transitaire.
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Étiquette interne générée pour l'acheminement vers le bon point de dépôt
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Déviation de la glace sèche enregistrée lors de l'enregistrement : l'unité de service est alertée pour agir rapidement.
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Le destinataire est automatiquement informé de l'arrivée du colis
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Localisation précise des parcelles dans les huit stations du campus, en temps réel
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Colis manquant ? Le scanner d'arrivée le confirme en quelques secondes
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Intégrité de l'échantillon biologique : l'unité de service est alertée des écarts de glace sèche à l'arrivée.
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Aucune notification manuelle : les destinataires sont informés automatiquement à chaque étape.
"Grâce à des points de lecture clairs, nous pouvons facilement vérifier quels colis se trouvent dans notre chaîne d'approvisionnement.
Défis
L'université de Göteborg est l'une des plus grandes universités de Suède, avec plus de 50 000 étudiants et plusieurs milliers d'employés répartis sur un campus au centre de Göteborg. Chaque jour ouvrable, environ 180 colis arrivent à la réception centrale des marchandises, livrés en moyenne par 16 transitaires différents. L'éventail des marchandises est large : papier hygiénique, café, consommables, matériel informatique et, surtout, échantillons biologiques.
Les échantillons biologiques constituent la partie de la charge de travail la plus exigeante sur le plan opérationnel. Ils arrivent emballés dans de la glace sèche, qui maintient le contenu à la bonne température pendant le transport. Mais la glace sèche s'évapore. Si un colis a été retardé pendant le transport et que trop de glace sèche s'est évaporée au moment où il arrive à la réception des marchandises, le contenu peut déjà être compromis. Tissus humains, matériel végétal, échantillons d'argile : rien de tout cela ne peut attendre. L'unité de service doit le savoir immédiatement, peser le colis et, si le poids de la glace sèche est nettement inférieur à ce qu'il devrait être, faire parvenir la livraison au destinataire par l'itinéraire le plus rapide possible.
Au-delà des marchandises sensibles, le nombre même de transitaires crée son propre risque. Avec 16 transporteurs différents arrivant un jour donné et aucun reçu numérique au point de remise, confirmer si un colis spécifique a été livré, ou localiser un colis introuvable, signifiait arrêter le travail et faire des recherches manuelles. Le processus était lent, et dans un environnement qui dépend de la rapidité d'arrivée des échantillons, la lenteur n'était pas acceptable.
Le mode de travail du personnel de l'université a constitué un autre défi. Tous les employés ne sont pas présents sur le campus tous les jours. Un colis adressé à une personne travaillant à domicile ou dans un autre bâtiment cette semaine-là devait faire l'objet d'une notification claire afin que le destinataire puisse planifier le moment de l'enlèvement. Sans cela, les colis restaient au point de dépôt sans être collectés, ce qui prenait de la place et créait un surcroît de travail pour l'équipe de service.
Solution FP Trax
L'université de Göteborg avait besoin d'un système suffisamment simple pour que n'importe quel membre de l'unité de service puisse le prendre en main dès son premier jour, suffisamment fiable pour une utilisation quotidienne dans le cadre d'une opération à fort volume, et suffisamment souple pour s'adapter à l'évolution des flux de travail de l'université. Le personnel effectue lui-même les modifications de configuration, comme l'ajout de nouveaux lieux de livraison, sans attendre l'aide du service informatique.
FP Trax a été mis en œuvre à la réception centrale des marchandises comme point de transfert numérique entre les transitaires et l'unité de service de l'université. Lorsqu'un colis arrive, un simple scan permet d'enregistrer l'article, le transporteur et de générer une étiquette interne qui indique exactement à l'équipe lequel des huit points de dépôt du campus est destinataire du colis. Le scan d'arrivée fait également office de reçu officiel : l'unité de service dispose désormais d'un enregistrement horodaté indiquant que le transitaire a livré l'article, ce qui résout tout litige concernant l'arrivée d'un colis.
Pour les échantillons biologiques sensibles, le processus d'enregistrement comprend une vérification du poids. Le personnel pèse le colis au point de réception et enregistre le poids de la glace sèche dans FP Trax. Si le poids est nettement inférieur à la valeur attendue, l'unité de service sait immédiatement que l'échantillon peut être en danger. Elle peut contacter le destinataire et organiser une livraison ultérieure plus rapide avant que le colis ne rejoigne le circuit de distribution standard. FP Trax fournit à l'équipe les informations dont elle a besoin pour prendre cette décision sur le moment, et non après coup.
Les destinataires reçoivent une notification automatique par e-mail dès que leur colis atteint son point de dépôt. Pour le personnel travaillant de manière flexible ou à domicile, cette notification leur permet de planifier le moment où ils viendront chercher leur colis. L'unité de service n'envoie aucun appel manuel. Les livraisons groupées dans les huit stations réduisent également le nombre de courses individuelles nécessaires sur le campus, ce qui diminue à la fois l'impact sur l'environnement et le trafic.
Résultats avec FP Trax
L'unité de service de l'université de Göteborg dispose désormais d'une vue précise et en temps réel de l'emplacement de chaque colis dans les huit points de dépôt du campus. Lorsqu'un colis spécifique est nécessaire, la recherche prend quelques secondes au lieu de quelques minutes. Lorsqu'un colis est introuvable, le scan d'arrivée indique à l'équipe s'il est arrivé et quel transporteur l'a apporté.
Le flux de travail avec la glace sèche donne à l'unité de service quelque chose qu'elle n'avait pas auparavant : la possibilité d'agir sur un échantillon potentiellement compromis pendant qu'il est encore temps. Le poids est enregistré au moment de la réception et tout écart significatif est immédiatement visible. Les échantillons qui auraient auparavant attendu dans la file d'attente sont désormais signalés et classés par ordre de priorité.
Les livraisons groupées aux huit stations ont permis de réduire le nombre de courses de distribution individuelles sur le campus. Moins de courses signifie moins de trafic et moins d'émissions, conformément aux engagements environnementaux de l'université. Les destinataires reçoivent automatiquement leur notification et planifient leur collecte en fonction de celle-ci, ce qui réduit le nombre de colis non collectés aux points de dépôt.
FP Trax s'est également avéré simple à gérer. Le personnel peut créer lui-même de nouveaux lieux de livraison. Les nouveaux membres de l'unité de service sont productifs dès leur premier poste. La configuration s'adapte aux processus de l'université plutôt que de demander à l'université de s'adapter au logiciel.
