Universiteit van Göteborg
Hoe de Universiteit van Göteborg met FP Trax dagelijks 180 pakketten volgt op acht afgiftepunten op de campus, waaronder gevoelige biologische monsters.
Projectinformatie
Pakketvolgsysteem en verwerking van gevaarlijke goederen voor een van de grootste universiteiten van Zweden, die 180 leveringen per dag verwerkt van 16 expediteurs.
Elk pakket dat aankomt bij de Universiteit van Göteborg draagt een verantwoordelijkheid. Sommige bevatten IT-apparatuur voor een onderzoeker. Andere bevatten biologische monsters verpakt in droog ijs die niet in een wachtrij kunnen wachten. FP Trax zorgt ervoor dat de serviceafdeling precies weet waar elk pakket zich bevindt en welke niet kunnen wachten.
In één oogopslag
- 180 pakketten per dag van 16 verschillende expediteurs
- Acht afleverpunten op de campus, geen digitaal overdrachtsrecord
- Biologische monsters die bij aankomst op droogijs moeten worden gewogen
- Flexibel personeelsbestand: niet elke ontvanger elke dag op de campus
-
Aankomstscan bevestigt direct de overdracht van elke expediteur
-
Intern label gegenereerd voor routing naar het juiste afgiftepunt
-
Droogijsafwijking gelogd bij registratie: service-unit gealarmeerd om snel te handelen
-
Ontvanger automatisch op de hoogte zodra het pakket aankomt
-
Precieze locatie van percelen op alle acht campusstations, in realtime
-
Pakket vermist? De aankomstscan bevestigt het in seconden
-
Integriteit biologisch monster: service-eenheid waarschuwt bij afwijkingen van droogijs bij aankomst
-
Geen handmatige meldingen: ontvangers worden bij elke stap automatisch geïnformeerd
"Door middel van duidelijke scanpunten kunnen we eenvoudig controleren welke pakketten zich in onze interne goederenstroom bevinden."
Uitdagingen
De Universiteit van Göteborg is een van de grootste universiteiten van Zweden, met meer dan vijftigduizend studenten en enkele duizenden werknemers verspreid over een campus in het centrum van Göteborg. Elke werkdag komen er ongeveer 180 pakketten binnen bij de centrale goederenontvangst, geleverd door gemiddeld 16 verschillende expediteurs. Het scala aan goederen is groot: toiletpapier, koffie, verbruiksartikelen, IT-apparatuur en, heel belangrijk, biologische monsters.
De biologische monsters vormen het operationeel meest veeleisende deel van de werklast. Ze komen verpakt in droogijs aan, waardoor de inhoud tijdens het transport op de juiste temperatuur blijft. Maar droogijs verdampt. Als een pakket vertraging heeft opgelopen tijdens het transport en er te veel droogijs is verdwenen tegen de tijd dat het aankomt bij de goederenontvangst, kan de inhoud al aangetast zijn. Menselijk weefsel, plantaardig materiaal, kleimonsters: niets van dit alles mag wachten. De serviceafdeling moet dit onmiddellijk weten, het pakket wegen en, als het droogijsgewicht aanzienlijk lager is dan het zou moeten zijn, de levering via de snelst mogelijke route naar de ontvanger brengen.
Naast de gevoelige goederen creëert alleen al het aantal expediteurs zijn eigen risico. Met 16 verschillende vervoerders die op een bepaalde dag arriveerden en geen digitaal ontvangstbewijs op het overdrachtspunt, betekende het bevestigen of een specifiek pakket überhaupt was afgeleverd, of het lokaliseren van een pakket dat niet kon worden gevonden, dat het werk moest worden stilgelegd en handmatig moest worden gezocht. Het proces verliep traag en in een omgeving die afhankelijk is van de snelheid waarmee monsters aankomen, was traag niet acceptabel.
Een andere uitdaging kwam voort uit de manier waarop het personeel van de universiteit werkt. Niet alle medewerkers zijn elke dag op de campus. Een pakket dat geadresseerd was aan iemand die die week thuis of in een ander gebouw werkte, had een duidelijke melding nodig zodat de ontvanger kon plannen wanneer hij het zou ophalen. Als dit niet gebeurde, bleven pakketten onopgehaald liggen bij afgiftepunten, waardoor ze ruimte in beslag namen en extra werk voor het serviceteam creëerden.
FP Trax oplossing
De Universiteit van Göteborg had een systeem nodig dat eenvoudig genoeg was voor elk lid van de service-eenheid om het op de eerste dag te gebruiken, betrouwbaar genoeg voor dagelijks gebruik in een hoog volume en flexibel genoeg om zich aan te passen als de werkstromen van de universiteit veranderden. Medewerkers maken zelf configuratiewijzigingen, zoals het toevoegen van nieuwe afleverlocaties, zonder op IT-ondersteuning te hoeven wachten.
FP Trax werd geïmplementeerd bij de centrale goederenontvangst als het digitale overdrachtspunt tussen de expediteurs en de serviceafdeling van de universiteit. Wanneer een pakket aankomt, wordt het item met één enkele scan geregistreerd, de vervoerder vastgelegd en een intern label gegenereerd dat het team precies vertelt naar welk van de acht afleverpunten op de campus het pakket gaat. De aankomstscan fungeert ook als een formeel ontvangstbewijs: de service-eenheid heeft nu een tijdstempel waaruit blijkt dat de expediteur het pakket heeft afgeleverd, waardoor eventuele geschillen over de aankomst van een pakket worden opgelost.
Voor gevoelige biologische monsters omvat het registratieproces een gewichtscontrole. Het personeel weegt het pakket op het punt van ontvangst en registreert het droogijsgewicht in FP Trax. Als het gewicht aanzienlijk lager is dan de verwachte waarde, weet de service-eenheid meteen dat het monster mogelijk risico loopt. Ze kunnen contact opnemen met de ontvanger en zorgen voor een snellere doorlevering voordat het pakket wordt meegenomen in de standaard distributierun. FP Trax geeft het team de informatie die ze nodig hebben om dat telefoontje op het juiste moment te plegen, niet achteraf.
Ontvangers ontvangen automatisch een melding per e-mail op het moment dat hun pakket het afleverpunt bereikt. Medewerkers die flexibel of thuis werken, kunnen dankzij deze melding plannen wanneer ze komen afhalen. De service-eenheid stuurt geen handmatige oproepen. Gegroepeerde leveringen aan de acht stations verminderen ook het aantal individuele ritten over de campus, wat zowel de impact op het milieu als het verkeer vermindert.
Resultaten met FP Trax
De serviceafdeling van de Universiteit van Göteborg heeft nu een nauwkeurig, realtime overzicht van waar elk pakket zich bevindt op alle acht afgiftepunten op de campus. Wanneer een specifiek pakket nodig is, duurt het zoeken enkele seconden in plaats van minuten. Als een pakket niet kan worden gevonden, vertelt de aankomstscan het team precies of het überhaupt is binnengekomen en welke vervoerder het heeft gebracht.
De droogijsworkflow geeft de service-eenheid iets wat ze voorheen niet hadden: de mogelijkheid om te reageren op een mogelijk aangetast monster terwijl er nog tijd is. Het gewicht wordt geregistreerd op het moment van ontvangst en elke significante afwijking is direct zichtbaar. Monsters die voorheen in de wachtrij stonden, worden nu gemarkeerd en krijgen prioriteit.
Gegroepeerde leveringen aan de acht stations hebben het aantal individuele distributieruns over de campus verminderd. Minder ritten betekent minder verkeer en minder uitstoot, in overeenstemming met de milieuverplichtingen van de universiteit. Ontvangers ontvangen automatisch hun melding en plannen hun ophaling daaromheen, waardoor er minder pakketten onopgehaald blijven liggen bij afgiftepunten.
FP Trax is ook eenvoudig te beheren gebleken. Medewerkers kunnen zelf nieuwe afleverlocaties aanmaken. Nieuwe leden van de service-eenheid zijn productief vanaf hun eerste dienst. De configuratie past zich aan de processen van de universiteit aan in plaats van dat de universiteit zich aan de software hoeft aan te passen.
