YITs hovedkontor
Pakker, lånte nøkler, markedsføringsmateriell. 800 ansatte. FP Trax gir YIT ett enkelt system for alt som beveger seg gjennom postrommet i Helsinki.
Prosjektinformasjon
YIT driver postrom- og lobbytjenester for 800 ansatte og alle selskapene som deler hovedkontoret i Helsinki. Før FP Trax måtte man ringe eller skrive en lapp for hver innkommende pakke, og hver lånte nøkkel forlot bygningen uten noen digital registrering. FP Trax forandret begge deler.
På et øyeblikk
- Ikke noe dedikert system for mottak og loggføring av innkommende leveranser
- Personalet bruker tid på manuell notering og direkte oppringninger for å varsle hver enkelt mottaker
- Lånte nøkler og markedsføringsmateriell ble håndtert uten digital registrering
- Mottakerne visste ikke at en pakke hadde ankommet før postmottaket kontaktet dem
-
Strekkodeskanning ved ankomst: hver levering registreres umiddelbart med en tidsstemplet digital post
-
Automatisk e-postvarsling sendes til mottakeren i det øyeblikket pakken logges
-
Elektronisk signatur registreres ved henting: full sporbarhet bekreftes i systemet
-
Modulen for eiendelsforvaltning sporer lånte nøkler og materialer i samme velkjente plattform
-
Personalet sparer tid: strekkodeskanning og automatiske varsler erstatter alle manuelle trinn
-
Alle leveranser kan spores fra ankomst til henting med en fullstendig digital oversikt
-
Lånte eiendeler spores og returneres: nøkler og materialer logges i samme system
-
Elektroniske signaturer bekrefter henting og avslutter registreringen av hver leveranse
"Systemet har forbedret både effektiviteten i posthåndteringen og kundeservicen vår. Ved å registrere en mottatt forsendelse med strekkoden og bruke systemets automatiske e-postvarsler sparer de ansatte mye tid."
"Det er en klar fordel for oss å arbeide med ett enkelt system for å håndtere eiendeler og innkommende pakker, takket være det smidige og intuitive brukergrensesnittet."
"En rask og enkel implementering av systemet var også en positiv opplevelse."
Utfordringer
YIT er et av Finlands ledende bygg- og eiendomsselskaper, og den sentrale virksomheten styres fra hovedkontoret i Helsinki. Postmottaket og lobbyen i bygningen håndterer innkommende post, pakker og andre leveranser til rundt 800 YIT-ansatte samt selskaper som deler lokalene. Alt som ankommer bygningen, går gjennom ett enkelt servicepunkt som drives av et lite, dedikert team.
Før FP Trax var prosessen helt avhengig av at teamet skrev ned ting. Når en pakke ankom, noterte de ansatte detaljene for hånd eller via en intern melding, og kontaktet deretter mottakeren individuelt via telefon eller e-post for å gi beskjed om at leveransen ventet. På grunn av mengden av innkommende forsendelser tok denne tilnærmingen en betydelig del av teamets arbeidsdag.
Utfordringen strakk seg lenger enn til vanlige pakkeleveranser. YITs serviceteam administrerte også en mengde lånte eiendeler: nøkler som måtte flyttes mellom ansatte, og markedsføringsmateriell som var lånt ut til ekstern bruk. Uten et system for å registrere hvem som hadde tatt hva og når, sporet teamet returene ved hjelp av papirlister og personlig hukommelse.
For YIT var kombinasjonen av manuell pakkehåndtering og utlån av eiendeler som ikke ble sporet, et klart gap i driften. Tid som kunne ha vært brukt på service, ble brukt på administrasjon. Det var behov for en løsning som kunne ta over begge funksjonene, slik at teamet kunne fokusere på menneskene de betjente i stedet for papirarbeidet.
FP Trax-løsning
YIT valgte FP Trax og tok det i bruk på postrommet og i lobbyen ved hovedkontoret i Helsinki. Implementeringen gikk raskt og medførte minimale forstyrrelser i teamets daglige arbeidsplan. Fra første dag fulgte alle innkommende leveranser en ny prosess: Serviceteamet skanner strekkoden ved ankomst, FP Trax oppretter en tidsstemplet post, og et automatisk e-postvarsel sendes til mottakeren uten at teamet trenger å gjøre noe mer.
Den automatiske varslingen fjernet den mest krevende delen av den gamle prosessen. De ansatte trengte ikke lenger å ta telefonen eller sende individuelle meldinger for å gi mottakerne beskjed om at pakken var ankommet. Mottakeren får beskjed i det øyeblikket leveransen skannes. Avhentingen skjer når det passer den enkelte, og ikke når postrommet kan nå dem.
FP Trax gjorde det også mulig for YIT å registrere en digital signatur på utleveringsstedet. Når en mottaker henter pakken sin, signerer vedkommende gjennom systemet. Signaturen registreres og legges ved den opprinnelige ankomstregistreringen, slik at det opprettes en komplett oversikt fra leveransen kommer inn i bygningen til den blir overlevert.
Etter å ha tatt i bruk FP Trax for pakkehåndtering, utvidet YIT systemet til å dekke driften av lånte eiendeler. Nøkler og markedsføringsmateriell logges nå via den samme plattformen som teamet allerede bruker hver dag. Det velkjente grensesnittet krevde ingen ekstra opplæring. YIT håndterer nå inngående leveranser og utlån av eiendeler fra ett og samme system.
Resultater med FP Trax
Etter at FP Trax ble tatt i bruk, har serviceteamet ved YITs hovedkvarter i Helsinki fått tilbake den tiden de tidligere brukte på manuell notering og direkte varsling. Ved å skanne en strekkode ved ankomst og la FP Trax sende e-post til mottakeren, har de fjernet de mest repetitive stegene fra teamets arbeidsmengde. Teamet kan nå fokusere på service i stedet for administrasjon.
Mottakerne mottar en e-post i det øyeblikket pakken er registrert. Det er ingen forsinkelse mens postrommet sporer dem opp. Medarbeiderne henter pakken når det passer dem, og serviceteamet fører en komplett digital logg over alle mottatte forsendelser og alle bekreftelser på henting.
Innføringen av elektroniske signaturer har gitt et lag med ansvarlighet som ikke var mulig tidligere. Hver henting bekreftes i systemet med en signatur på overleveringstidspunktet. Hvis det oppstår spørsmål om hvorvidt en pakke ble mottatt, eller hvem som hentet den, finnes svaret i FP Trax uten behov for manuell kontroll.
Ved å utvide FP Trax til å omfatte lånte eiendeler ble et annet driftsområde underlagt samme digitale kontroll. Nøkler og markedsføringsmateriell som tidligere ble flyttet uten noen formell registrering, blir nå loggført og sporet. Det enhetlige grensesnittet gjorde at teamet kunne administrere den nye funksjonen uten ekstra opplæring, og YIT driver nå begge tjenestene fra én og samme plattform.
