Chalmers tekniske høyskole
300 pakker om dagen. Fire campusstasjoner. Farlig gods og frosne laboratorieprøver.
FP Trax gir Chalmers full sporbarhet fra lasterampe til avdeling.
Prosjektinformasjon
Hver arbeidsdag kommer det rundt 300 pakker til Chalmers. Kaffepulver. Møbler. IT-utstyr. Gassflasker. Frosne celleprøver til laboratorieforskning. Hver og en av dem må nå frem til riktig avdeling, på riktig stasjon på campus, uten å gå seg vill på veien. FP Trax sørger for at det skjer.
En oversikt
- 300 pakker om dagen: kaffepulver, IT-utstyr, gassflasker, frosne laboratorieprøver
- Fire campus, ingen digital oversikt mellom noen av dem
- Manglende pakker betydde telefonsamtaler og gjetninger
- Aktivitetsbasert personale uten fast skrivebord å levere til
- Én skanning: pakken logges, mottakeren matches, rutingsetikett skrives ut
- Automatisk e-postvarsling i det øyeblikket pakken ankommer
- Smart skap for aktivitetsbasert personale: hentingskode via e-post, ingen koordinering nødvendig
- Ikke noe separat skapsystem: samme skanning, samme arbeidsflyt
- Full sporbarhet på tvers av alle fire campus
- Bekreftelse på manglende pakke på sekunder, ingen telefonsamtaler
- Null manuelle samtaler fra serviceenheten
- Nye medarbeidere i drift fra første skift
Utfordringer på Chalmers
Chalmers tekniska högskola er et av Sveriges ledende tekniske universiteter, med mer enn ti tusen studenter og ansatte fordelt på en campus i Göteborg sentrum. Universitetets sentrale varemottak håndterer rundt 300 innkommende pakker på en vanlig arbeidsdag. Varesortimentet er uvanlig bredt for en akademisk institusjon: vanlige forbruksvarer og kontorrekvisita deler hylleplass med kjemiske materialer, gassflasker klassifisert som farlig gods og frosne biologiske prøver som må transporteres raskt og under kontrollerte forhold.
Etter ankomst til det sentrale varemottaket må hver pakke sorteres og distribueres til en av fire separate mottaksstasjoner på campus. Universitetet bruker sine egne elbiler til å utføre disse distribusjonskjøringene, noe som minimerer miljøpåvirkningen. Men uten digital overlevering mellom speditørene, mottaksteamet og de enkelte stasjonene var det nødvendig med telefonsamtaler og manuelle søk for å bekrefte at en bestemt pakke hadde ankommet, eller for å spore den opp når den ikke kunne finnes.
Et ytterligere lag av kompleksitet kom fra hvordan de ansatte på Chalmers jobber. En stadig større del av universitetsadministrasjonen opererer etter en aktivitetsbasert modell, uten faste skrivebord. En pakke som var adressert til en person som jobbet fra en annen del av campus den dagen, eller hjemmefra, kunne ikke hentes med mindre noen fysisk sporet opp mottakeren. Chalmers trengte et leveringsalternativ som ikke var avhengig av at mottakeren befant seg på et forutsigbart sted.
For å håndtere volumet, varesortimentet og fleksibiliteten de ansatte trengte, bestemte Chalmers seg for å erstatte papirbaserte prosesser med en digital måte å jobbe på. Kravet var enkelt: full sporbarhet fra speditørens overlevering til den endelige mottakeren, uten hull i dokumentasjonen og uten manuelle telefonsamtaler.
FP Trax-løsning
Da Chalmers vurderte alternativene, hadde de to klare krav. Systemet måtte være enkelt nok til at nye og midlertidige ansatte kunne lære seg det og bruke det fra første dag på serviceenheten, uten noen lang opplæringsperiode. Og det måtte være fleksibelt nok til å utvikle seg i takt med universitetets virksomhet i stedet for å begrense den.
FP Trax ble implementert i det sentrale varemottaket som det digitale overleveringspunktet mellom speditører og Chalmers' serviceenhet. Når en pakke ankommer, skanner mottakspersonalet speditørens sporingsnummer. FP Trax registrerer forsendelsen, identifiserer mottakeren fra universitetets kontaktkatalog og genererer en etikett som forteller teamet hvilken av de fire mottaksstasjonene pakken skal til. Pakken går inn i distribusjonskjøringen på campus med en fullstendig digital post som allerede er vedlagt.
Ved hver statusoppdatering under hele reisen tidsstempler FP Trax forsendelsen og registrerer hvor den befinner seg. Mottakeren får automatisk beskjed via e-post i det øyeblikket pakken er registrert, med tydelig informasjon om hvor og når de kan hente den. For ansatte som jobber aktivitetsbasert, ruter FP Trax leveransen til et smart skap på campus. Mottakeren mottar sin personlige kode for henting i samme e-postmelding og kan hente pakken når som helst på dagen, uten å måtte koordinere med serviceenheten eller være til stede på et bestemt sted.
Integrasjonen av smartskapene kjører i FP Trax som en del av standard arbeidsflyt. Det finnes ikke noe separat system for skaphåndtering, og det er ikke noe ekstra trinn for mottaksteamet. Den samme skanningen som registrerer pakken, er den samme skanningen som utløser skapallokeringen og sender hentekoden.
Resultater med FP Trax
Full sporbarhet gjelder nå fra det øyeblikket en speditør overleverer en pakke til Chalmers' serviceenhet og frem til levering på en av de fire stasjonene på campus. Hver overlevering logges og tidsstemples. Hvis en pakke ikke kan finnes, forteller mottaksregistreringen teamet nøyaktig når den ankom og hvor den sist ble skannet.
Mottakerne blir varslet automatisk. Serviceenheten trenger ikke lenger å ringe rundt for å informere personalet om at leveransen deres venter. For aktivitetsbasert personale gir det smarte skapet et hentested som fungerer utenfor resepsjonstiden, uten at det medfører ekstra arbeidsbelastning for teamet.
Nye og midlertidige ansatte kan bruke FP Trax fra første skift. Mobilappen og nettgrensesnittet er enkle og oversiktlige, og konfigurasjonen av systemet ligger hos administratorene, slik at det ikke er behov for IT-støtte for rutinemessige endringer.
"FP Trax gir utmerket teknisk støtte og lytter virkelig til kundenes behov. De er profesjonelle og effektive, og vi anbefaler gjerne tjenesten deres til andre."
