Bedriftskontorer kombinerer to forskjellige leveringsutfordringer i én og samme bygning. På den ene siden den daglige strømmen av pakker til de ansatte, leverandørleveranser og internpost som resepsjons- og postmottakspersonalet forventes å behandle effektivt. På den andre siden IT-utstyr, juridiske dokumenter og sensitivt materiale som krever dokumenterte overleveringer og sporbare registreringer. De fleste kontorer håndterer begge deler med det samme verktøyet: et papirregister og en bunke med uavhentede gjenstander i hjørnet.
FP Trax erstatter dette med en enkelt plattform som dekker alle forsendelsestyper og alle leveringsscenarioer fra ett og samme dashbord. Alle innkommende pakker logges i resepsjonen, matches med riktig mottaker og oppbevares sikkert til henting er bekreftet. Resepsjonspersonalet slutter å være kurerer. De slipper å bruke halve dagen på å jakte på ansatte som ikke har kommet for å hente varene sine. Systemet håndterer varsling og bekreftelse automatisk.
Smart skapintegrasjon endrer innsamlingsdynamikken fullstendig. Når FP Trax tilordner en innkommende forsendelse til et skap, mottar mottakeren en PIN- eller QR-kode og kan hente den når som helst, dag eller natt, uten at resepsjonen trenger å være involvert. For kontorer med store pakkevolumer, roterende IT-utstyr eller hybridarbeidere som ikke alltid er på stedet, reduserer smarte skap presset på resepsjonen og eliminerer køen av uavhentede gjenstander som bygger seg opp i et manuelt system.
IT-avdelinger i store organisasjoner står overfor en spesifikk versjon av det samme problemet. Bærbare datamaskiner, skjermer, periferiutstyr og annet utstyr anskaffes, fordeles til de ansatte og returneres eller omfordeles til slutt. Uten sporing av overleveringen på hvert trinn blir utstyrsregistrene raskt unøyaktige. FP Trax logger hvert eneste IT-utstyr fra det øyeblikket det ankommer bygningen, til det tildeles den navngitte medarbeideren. Når utstyret returneres under offboarding, bekreftes returen med en digital signatur. Ressursoversikten er komplett og nøyaktig uten et separat regneark for administrasjon av IT-ressurser som kjøres parallelt.
Juridiske dokumenter, kontrakter og sensitiv korrespondanse stiller andre krav: bevis på at rett person har mottatt varen til rett tid. FP Trax leverer denne dokumentasjonen som standard. Hver dokumentleveranse logges med mottakerens navn, tidsstempel og innsamlingssignatur. Hvis det oppstår spørsmål om når en kontrakt ble mottatt og av hvem, finnes svaret i FP Trax og kan hentes frem i løpet av sekunder.
For organisasjoner med kontorer i flere byer eller land gir FP Trax én enkelt oversikt over alle lokasjoner. Hovedkontorets facility manager ser leveringsvolumer, uavhentede forsendelser og innsamlingsrater for hvert kontor fra ett og samme dashbord. Lederne for regionkontorene ser sin egen lokasjon. Det er ikke nødvendig for hvert kontor å kjøre et eget system eller sende ukentlige sammendrag til hovedkontoret. FP Trax fungerer på din eksisterende infrastruktur. De ansatte logger seg på med eksisterende legitimasjon. Det er ikke et og kostbart langvarig IT-prosjekt før du går live.
