Skandiabanken
Testamentit, sopimukset, IT-laitteet. Jopa 700 kohdetta yhden päivän aikana.
FP Trax antaa Skandiabankenille turvallisen digitaalisen tallenteen jokaisesta toimituksesta.
Hanketta koskevat tiedot
Ruotsalaisen pankin sisäisen postipalvelun digitalisointi, jolla turvataan arkaluonteisten oikeudellisten asiakirjojen ja tietotekniikkalaitteiden toimitusten seuranta 3 000 työntekijälle.
Kun pankki vastaanottaa paketin, se saattaa sisältää testamentin. Tai sopimuksen. Tai seitsemänsataa tietokonenäyttöä. FP Trax antaa Skandiabankenille tarkan digitaalisen tallenteen jokaisesta toimituksesta, joten mikään ei katoa eikä kukaan jää ihmettelemään, missä hänen pakettinsa on.
Yleiskatsaus
- Testamentit ja sopimukset saapuvat päivittäin: virheille ei ole varaa.
- Ulkopuoliset palveluntarjoajat tiloissa: turvallisuusriski ja korkeat kustannukset.
- Volyymivaihtelut: 20-700 lähetystä päivästä riippuen.
- Palvelutiimin suuri vaihtuvuus: tarvitaan jatkuvaa uudelleenkoulutusta
- Saapumisen skannaus: välitön digitaalinen tallennus jokaisesta toimituksesta.
- Mikä tahansa paketti paikannetaan välittömästi palvelutiimin mittariston kautta.
- Vastaanottajalle ilmoitetaan tekstiviestillä paketin saapumisesta
- Uusi henkilökunta on tuottavaa heti ensimmäisessä työvuorossaan
- Kustannukset alenevat: sisäistä postia ei enää ulkoisteta.
- Paketti löytyy sekunneissa, ei manuaalista hakua.
- Vastaanottajat noutavat oman aikataulunsa mukaan
- Uusi henkilökunta voi toimia ilman laajaa uudelleenkoulutusta
Skandiabankenin haasteet
Skandiabanken on ruotsalainen pankki, jonka konttoreissa työskentelee noin 3 000 työntekijää. Sen palvelutiimi käsittelee joka työpäivä erilaisia saapuvia toimituksia, joihin kuuluu eräitä kaikkein arkaluonteisimpia asiakirjoja, joita rahoituslaitos vastaanottaa: testamentteja ja sopimuksia, joiden on saavuttava oikealle henkilölle, eivätkä ne saa kadota. Näiden asiakirjojen lisäksi pankki toimittaa jatkuvasti tietotekniikkalaitteita, kun se päivittää laitteistoja ja varustaa henkilökuntaa.
Toimitusten määrä vaihtelee. Hiljaisena päivänä palvelutiimi käsittelee noin 20 lähetystä. Huippupäivänä voi saapua kerralla 700 uutta tietokonenäyttöä. Ennen FP Traxia koko sisäinen postitoiminta oli ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Tämä oli kallista ja aiheutti turvallisuusongelman: ulkopuolinen henkilökunta oli pankin tiloissa käsittelemässä asiakirjoja, jotka edellyttivät korkeinta luottamuksellisuutta.
Etätyön yleistyminen lisäsi vaikeuksia entisestään. Kun työntekijä työskentelee kotoa käsin ja paketti saapuu toimistoon, ei ole suoraviivaista tapaa ilmoittaa asiasta ilman manuaalista työtä. Paketit odottivat noutopisteissä, eikä vastaanottajalle tullut mitään ilmoitusta. Palvelutiimi käytti aikaa vastaanottajien jahtaamiseen ja liian kauan odottaneiden pakettien hallintaan.
Henkilöstön vaihtuvuus oli palvelutiimin sisällä toistuva toiminnallinen ongelma. Aina kun tiimiin liittyi uusi jäsen, hänet oli koulutettava prosessiin. Ilman järjestelmää, joka oli helppo omaksua nopeasti, perehdyttäminen oli hidasta ja virheiden riski siirtymisten aikana oli todellinen.
FP Trax -ratkaisu
Skandiabanken otti FP Traxin käyttöön koko sisäisen postitoimintansa digitaalisena kerroksena. Kun lähetys saapuu, palvelutiimi skannaa sen välittömästi. FP Trax luo aikaleimalla varustetun tietueen ja reitittää lähetyksen vastaanottajalleen. Kuka tahansa palvelutiimin jäsen voi milloin tahansa etsiä tiettyä pakettia ja nähdä tarkalleen, missä se on.
Vastaanottajien kannalta muutos oli välitön. FP Trax lähettää tekstiviesti-ilmoituksen heti, kun paketti on rekisteröity ja noudettavissa. Kotoa tai eri toimipisteestä käsin työskentelevät työntekijät tietävät samana päivänä, että heidän lähetyksensä odottaa. Paketit eivät enää seiso noutopisteissä päiväkausia. Palvelutiimi ei enää käytä aikaa manuaaliseen seurantaan.
FP Trax valittiin myös siksi, että sen toiminta ei ole riippuvainen yhdestä henkilöstä. Prosessit on rakennettu järjestelmään sen sijaan, että ne olisivat yksittäisten työntekijöiden tiedossa. Kun uusi henkilö liittyy palvelutiimiin, hän voi aloittaa toimintansa samana päivänä. Kun pankin toiminnot muuttuvat, kokoonpano mukautuu ilman ulkopuolista IT-tukea. Palvelutiimi voi päivittää työnkulkuja suoraan.
Pankilla oli myös erityinen turvallisuusvaatimus: ulkopuolinen henkilökunta ei saa käsitellä sisäistä postia. Kun koko toiminta saatiin FP Traxin avulla talon sisäiseksi, Skandiabanken ei tarvinnut enää ulkopuolisia postipalveluntarjoajia tiloissaan. Arkaluonteiset oikeudelliset asiakirjat kulkevat nyt täysin sisäisen, digitaalisesti kirjatun ketjun läpi saapumisesta vastaanottajalle.
Tulokset FP Traxin kanssa
FP Traxin käyttöönoton jälkeen Skandiabanken on vähentänyt sisäisen postitoimintansa kustannuksia palauttamalla sen takaisin omiin yksiköihinsä. Turvallisuushuolet liittyen arkaluonteisia asiakirjoja käsittelevään ulkopuoliseen henkilökuntaan ovat poissa. Palvelutiimi hallinnoi kaikkia lähetyksiä suoraan, ja jokaisesta lähetyksestä on täydelliset digitaaliset tiedot siitä hetkestä lähtien, kun se saapuu perille.
Tietyn paketin löytäminen, joka aiemmin vaati aikaavievää manuaalista etsimistä, vie nyt vain sekunteja. Palvelutiimi voi paikantaa minkä tahansa toimituksen järjestelmästä välittömästi. Jos pakettia ei löydy, saapumistietue vahvistaa, onko se ylipäätään vastaanotettu, mikä ratkaisee mahdolliset kiistat kuljetusliikkeen kanssa nopeasti.
Vastaanottajat saavat nyt tekstiviesti-ilmoituksen heti, kun heidän pakettinsa on kirjattu. Kotoa käsin työskentelevät tai toimipisteiden välillä matkustavat työntekijät voivat noutaa paketin heille sopivana ajankohtana sen sijaan, että he kävisivät toimistossa tietämättä, onko lähetys saapunut. FP Trax on myös vastannut suoraan henkilöstön vaihtuvuuteen liittyvään haasteeseen. Koska prosessi on järjestelmässä eikä yksittäisten henkilöiden tiedossa, uudet palvelutiimin jäsenet voivat olla toiminnassa heti ensimmäisestä työvuorostaan lähtien.