Skandiabanken
Testaments, contrats, matériel informatique. Jusqu'à 700 articles en une seule journée.
FP Trax permet à Skandiabanken de disposer d'un enregistrement numérique sécurisé pour chaque livraison.
Informations sur le projet
Service postal interne numérisé pour une banque suédoise, assurant le suivi des documents juridiques sensibles et des livraisons de matériel informatique pour 3 000 employés.
Lorsqu'une banque reçoit un colis, celui-ci peut contenir un testament. Ou un contrat. Ou sept cents écrans d'ordinateur. FP Trax permet à Skandiabanken de disposer d'un enregistrement numérique précis de chaque livraison, de sorte que rien ne disparaît et que personne ne se demande où se trouve son colis.
En bref
- Testaments et contrats arrivant quotidiennement : pas de place pour l'erreur
- Prestataires externes dans les locaux : risque de sécurité et coût élevé
- Variations de volume : de 20 à 700 articles selon les jours
- Rotation élevée de l'équipe de service : nécessité d'un recyclage constant
- Scan d'arrivée : enregistrement numérique instantané de chaque livraison
- Localisation immédiate de tout colis via le tableau de bord de l'équipe de service
- Le destinataire est informé par SMS de l'arrivée de son colis
- Le nouveau personnel est productif dès son premier poste de travail
- Réduction des coûts : le courrier interne n'est plus externalisé
- Colis trouvé en quelques secondes, sans recherche manuelle
- Les destinataires récupèrent le courrier à leur rythme
- Le nouveau personnel est opérationnel sans avoir à suivre une formation approfondie
Les défis de Skandiabanken
Skandiabanken est une banque suédoise qui emploie environ 3 000 personnes dans ses succursales. Chaque jour ouvrable, son équipe de service gère une série de livraisons entrantes, dont certains des documents les plus sensibles qu'une institution financière reçoit : des testaments et des contrats qui doivent arriver à la bonne personne et qui ne peuvent pas être perdus. À ces documents s'ajoute un flux régulier d'équipements informatiques, la banque procédant au renouvellement de son matériel et à l'équipement de son personnel.
Le volume des livraisons est imprévisible. Lors d'une journée calme, l'équipe de service traite environ 20 envois. Les jours de pointe, 700 nouveaux écrans d'ordinateur peuvent arriver en même temps. Avant FP Trax, l'ensemble des opérations de courrier interne était confié à des prestataires externes. Cette approche était coûteuse et posait un problème de sécurité : du personnel externe était présent dans les locaux de la banque et traitait des documents qui nécessitaient le plus haut niveau de confidentialité.
Le développement du travail à distance a ajouté une difficulté supplémentaire. Lorsqu'un employé travaille à domicile et qu'un colis arrive au bureau, il n'y a pas de moyen simple de l'en informer sans effort manuel. Les colis restaient en attente dans les points de collecte sans que le destinataire en soit informé. L'équipe de service passait son temps à courir après les destinataires et à gérer les colis qui attendaient depuis trop longtemps.
Au sein de l'équipe de service elle-même, la rotation du personnel constituait un problème opérationnel récurrent. Chaque fois qu'un nouveau membre rejoignait l'équipe, il devait être formé au processus. En l'absence d'un système simple à prendre en main rapidement, l'intégration était lente et le risque d'erreurs lors des transitions était réel.
Solution FP Trax
Skandiabanken a mis en place FP Trax comme couche numérique pour l'ensemble de ses opérations postales internes. Lorsqu'une livraison arrive, l'équipe de service la scanne immédiatement. FP Trax crée un enregistrement horodaté et achemine l'envoi vers son destinataire. À tout moment, n'importe quel membre de l'équipe de service peut rechercher un colis spécifique et voir exactement où il se trouve.
Pour les destinataires, le changement a été immédiat. FP Trax envoie une notification par SMS dès qu'un colis est enregistré et disponible pour la collecte. Les employés travaillant à domicile ou dans une autre agence savent le jour même que leur livraison est en attente. Les colis ne restent plus plusieurs jours dans les points de collecte. L'équipe de service ne passe plus de temps à effectuer un suivi manuel.
FP Trax a également été choisi parce qu'il ne dépend pas d'une seule personne pour fonctionner. Les processus sont intégrés dans le système et ne dépendent pas des connaissances de chaque membre du personnel. Lorsqu'une nouvelle personne rejoint l'équipe de service, elle peut être opérationnelle le jour même. Au fur et à mesure que les opérations de la banque évoluent, la configuration s'adapte sans nécessiter d'assistance informatique externe. Les flux de travail peuvent être mis à jour directement par l'équipe de service.
La banque avait également une exigence spécifique en matière de sécurité : aucun personnel externe ne devait traiter le courrier interne. En confiant l'ensemble des opérations à FP Trax, Skandiabanken a éliminé la nécessité de faire appel à des prestataires de services de courrier externes dans ses locaux. Les documents juridiques sensibles passent désormais par une chaîne entièrement interne, enregistrée numériquement, de l'arrivée au destinataire.
Résultats avec FP Trax
Depuis la mise en œuvre de FP Trax, Skandiabanken a réduit le coût de ses opérations postales internes en les reprenant en interne. Les problèmes de sécurité liés à la manipulation de documents sensibles par du personnel externe ont disparu. L'équipe de service gère directement toutes les livraisons, avec un enregistrement numérique complet de chaque article dès son arrivée.
La recherche d'un colis spécifique, qui nécessitait auparavant de s'arrêter et de chercher manuellement, ne prend plus que quelques secondes. L'équipe de service peut localiser immédiatement n'importe quelle livraison dans le système. Lorsqu'un colis est introuvable, l'enregistrement de l'arrivée confirme qu'il a bien été reçu, ce qui permet de résoudre rapidement tout litige avec un transporteur.
Les destinataires reçoivent désormais une notification par SMS dès que leur colis est enregistré. Les employés qui travaillent à domicile ou qui se déplacent d'une agence à l'autre peuvent retirer leur colis à l'heure qui leur convient, plutôt que de se rendre au bureau sans savoir si leur livraison est arrivée. FP Trax s'est également attaqué directement au problème de la rotation du personnel. Le processus étant géré par le système et non par les individus, les nouveaux membres de l'équipe de service peuvent être opérationnels dès leur premier poste.