Skandiabanken
Testamenten, contracten, IT-apparatuur. Tot 700 items op één dag.
FP Trax geeft Skandiabanken een veilig digitaal dossier van elke levering.
Projectinformatie
Gedigitaliseerde interne postdienst voor een Zweedse bank, die het traceren van gevoelige juridische documenten en leveringen van IT-apparatuur voor 3000 medewerkers beveiligt.
Wanneer een bank een pakket ontvangt, kan dat een testament bevatten. Of een contract. Of zevenhonderd computerschermen. FP Trax geeft Skandiabanken een nauwkeurige digitale registratie van elke levering, zodat er niets vermist raakt en niemand zich hoeft af te vragen waar zijn pakket is.
In één oogopslag
- Dagelijks binnenkomende testamenten en contracten: geen ruimte voor fouten
- Externe leveranciers op locatie: veiligheidsrisico en hoge kosten
- Volumeschommelingen: 20 tot 700 items afhankelijk van de dag
- Hoog verloop van serviceteam: constante bijscholing nodig
- Aankomstscan: onmiddellijke digitale registratie van elke levering
- Elk pakket onmiddellijk gelokaliseerd via het dashboard van het serviceteam
- Ontvanger op de hoogte gebracht via SMS op het moment dat zijn pakket aankomt
- Nieuwe medewerkers productief vanaf hun eerste shift
- Kosten omlaag: interne post niet langer uitbesteed
- Pakket binnen enkele seconden gevonden, geen handmatige zoektocht
- Ontvangers halen op volgens hun eigen schema
- Nieuw personeel operationeel zonder uitgebreide omscholing
Uitdagingen
Skandiabanken is een Zweedse bank met ongeveer 3000 medewerkers verspreid over haar vestigingen. Elke werkdag verwerkt het serviceteam een reeks inkomende leveringen, waaronder enkele van de meest gevoelige documenten die een financiële instelling ontvangt: testamenten en contracten die bij de juiste persoon moeten aankomen en niet zoek mogen raken. Naast deze documenten komt er een gestage stroom IT-apparatuur binnen als de bank hardware vernieuwt en personeel uitrust.
Het volume van de leveringen is onvoorspelbaar. Op een rustige dag verwerkt het serviceteam ongeveer 20 zendingen. Op een piekdag kunnen er wel 700 nieuwe computerschermen tegelijk binnenkomen. Vóór FP Trax werd de hele interne postverwerking uitbesteed aan externe leveranciers. Deze aanpak was duur en creëerde een veiligheidsprobleem: er waren externe medewerkers aanwezig op het terrein van de bank die documenten behandelden waarvoor het hoogste niveau van vertrouwelijkheid vereist was.
De toename van het werken op afstand zorgde voor nog meer problemen. Als een medewerker thuis werkt en er komt een pakketje aan op kantoor, dan is er geen eenvoudige manier om dit te melden zonder handmatige inspanning. Pakketten lagen te wachten op afhaalpunten zonder dat de ontvanger daarvan op de hoogte werd gesteld. Het serviceteam besteedde veel tijd aan het najagen van ontvangers en het beheren van pakketten die te lang lagen te wachten.
Binnen het serviceteam zelf was het personeelsverloop een terugkerend operationeel probleem. Telkens als er een nieuw lid bij het team kwam, moest deze getraind worden in het proces. Zonder een systeem dat snel kon worden opgepikt, verliep de inwerkperiode traag en was het risico op fouten tijdens de overgang reëel.
Oplossing
Skandiabanken heeft FP Trax geïmplementeerd als digitale laag voor de gehele interne postverwerking. Wanneer een zending aankomt, scant het serviceteam deze direct. FP Trax creëert een tijdstempel en routeert het item naar de ontvanger. Op elk moment kan elk lid van het serviceteam naar een specifiek pakket zoeken en precies zien waar het is.
Voor ontvangers was de verandering onmiddellijk. FP Trax stuurt een sms-bericht zodra een pakket is geregistreerd en beschikbaar is om te worden opgehaald. Medewerkers die thuis of op een ander filiaal werken, weten nog dezelfde dag dat hun pakket klaarligt. Pakketten liggen niet meer dagen op afhaalpunten. Het serviceteam besteedt geen tijd meer aan handmatige follow-up.
FP Trax is ook gekozen omdat het niet afhankelijk is van één persoon om te functioneren. De processen zijn ingebouwd in het systeem in plaats van in de kennis van individuele medewerkers. Wanneer een nieuw persoon zich bij het serviceteam voegt, kan hij of zij dezelfde dag nog aan de slag. Als de activiteiten van de bank veranderen, past de configuratie zich aan zonder dat er externe IT-ondersteuning nodig is. Workflows kunnen direct door het serviceteam worden bijgewerkt.
De bank had ook een specifieke beveiligingseis: geen extern personeel dat interne post behandelt. Door de hele operatie in huis te halen met FP Trax, elimineerde Skandiabanken de noodzaak voor externe postproviders op het terrein. Gevoelige juridische documenten doorlopen nu een volledig interne, digitaal gelogde keten van aankomst tot ontvanger.
Resultaat
Sinds de implementatie van FP Trax heeft Skandiabanken de kosten van de interne postverwerking teruggebracht door deze weer in eigen beheer te nemen. De bezorgdheid over de veiligheid van extern personeel dat gevoelige documenten behandelt, is verdwenen. Het serviceteam beheert alle leveringen direct, met een volledig digitaal dossier van elk item vanaf het moment dat het aankomt.
Het vinden van een specifiek pakket, wat voorheen handmatig stoppen en zoeken betekende, neemt nu slechts enkele seconden in beslag. Het serviceteam kan elke levering onmiddellijk lokaliseren in het systeem. Als een pakket niet gevonden kan worden, bevestigt de aankomststatus of het wel ontvangen is, waardoor eventuele geschillen met een vervoerder snel opgelost kunnen worden.
Ontvangers ontvangen nu een sms-bericht zodra hun pakket is geregistreerd. Medewerkers die thuis werken of tussen filialen reizen, kunnen het pakket ophalen op een moment dat het hen uitkomt in plaats van naar kantoor te gaan zonder te weten of hun levering is aangekomen. FP Trax heeft ook de uitdaging van het personeelsverloop direct aangepakt. Omdat het proces in het systeem wordt bijgehouden in plaats van in de kennis van individuele personen, kunnen nieuwe leden van het serviceteam vanaf hun eerste dienst operationeel zijn.