Skandia
Avtal, testamenten och IT-utrustning. Upp till 700 föremål på en enda dag.
FP Trax ger Skandiabanken ett säkert digitalt register över varje leverans.
Information om projektet
Digitaliserad internposttjänst för en svensk bank som säkrar spårningen av känsliga juridiska dokument och leveranser av IT-utrustning till 3.000 anställda.
När en bank tar emot ett paket kan det innehålla ett testamente, ett kontrakt eller sjuhundra datorskärmar. FP Trax ger Skandiabanken ett exakt digitalt register över varje leverans så att inget försvinner och ingen behöver undra var deras paket är.
En överblick över kundcaset:
- Viktiga avtal och dokument kommer in dagligen: inget utrymme för misstag
- Externa leverantörer i lokalerna: säkerhetsrisk och höga kostnader
- Volymsvängningar: 20 till 700 föremål beroende på dag
- Vid omsättning på serviceteam: stor omskolning krävdes
- Ankomstskanning: omedelbar digital registrering av varje leverans
- Alla paket lokaliseras omedelbart via serviceteamets instrumentpanel
- Mottagaren meddelas via SMS så snart paketet anländer
- Ny personal produktiv från sitt första skift
- Lägre kostnader: internpost outsourcas inte längre
- Paketet hittas på några sekunder, inte genom manuell sökning
- Mottagarna hämtar ut på sitt eget schema
- Ny personal i drift direkt utan omfattande omskolning
Utmaningar i Skandiabanken
Skandiabanken är en svensk bank med cirka 3.000 anställda på alla sina kontor. Varje arbetsdag hanterar serviceteamet en rad olika inkommande leveranser som inkluderar några av de känsligaste dokumenten som en finansiell institution tar emot: testamenten och kontrakt som måste komma fram till rätt person och inte får försvinna. Vid sidan av dessa dokument kommer ett stadigt flöde av IT-utrustning när banken uppdaterar hårdvaran och utrustar personalen.
Volymen på leveranserna är oförutsägbar. En lugn dag hanterar serviceteamet cirka 20 försändelser. Under en toppdag kan 700 nya datorskärmar anlända på en gång. Före FP Trax var hela den interna posthanteringen outsourcad till externa leverantörer. Det var dyrt och skapade ett säkerhetsproblem: extern personal befann sig i bankens lokaler och hanterade dokument som krävde högsta möjliga sekretess.
Ökningen av distansarbete skapade ytterligare ett lager av svårigheter. När en anställd arbetar hemifrån och ett paket anländer till kontoret finns det inget enkelt sätt att meddela detta utan manuell ansträngning. Paketen låg och väntade på utlämningsställen utan att mottagaren fick någon avisering. Serviceteamet ägnade tid åt att jaga mottagare och hantera paket som hade väntat för länge.
Inom själva serviceteamet var personalomsättningen ett återkommande problem. Varje gång en ny medarbetare anslöt sig till teamet behövde de utbildas i processen. Utan ett system som var enkelt att lära sig snabbt gick introduktionen långsamt och risken för fel under övergången var påtaglig.
FP Trax-lösning
Skandia implementerade FP Trax som det digitala lagret för hela den interna postverksamheten. När en leverans anländer skannar serviceteamet den omedelbart. FP Trax skapar en tidsstämplad post och dirigerar försändelsen till mottagaren. När som helst kan vem som helst i serviceteamet söka efter ett specifikt paket och se exakt var det befinner sig.
För mottagarna var förändringen omedelbar. FP Trax skickar ett SMS så fort ett paket har registrerats och är tillgängligt för upphämtning. Anställda som arbetar hemifrån eller från ett annat kontor får veta samma dag att deras leverans väntar. Paketen blir inte längre liggande på utlämningsställena i flera dagar. Serviceteamet behöver inte längre lägga tid på manuell uppföljning.
FP Trax valdes också för att det inte är beroende av någon enskild person för att fungera. Processerna är inbyggda i systemet i stället för att ligga i enskilda medarbetares kunskap. När en ny person ansluter sig till serviceteamet kan de vara igång samma dag. När bankens verksamhet förändras anpassas konfigurationen utan att det krävs externt IT-stöd. Arbetsflödena kan uppdateras direkt av serviceteamet.
Skandia hade också ett specifikt säkerhetskrav: ingen extern personal fick hantera intern post. Genom att ta hela verksamheten internt med FP Trax eliminerade Skandia behovet av externa postleverantörer i sina lokaler. Känsliga juridiska dokument rör sig nu genom en helt intern, digitalt loggad kedja från ankomst till mottagare.
Resultat med FP Trax
Sedan implementeringen av FP Trax har Skandiabanken minskat kostnaderna för den interna posthanteringen genom att ta tillbaka den internt. Säkerhetsproblemen med extern personal som hanterar känsliga dokument har försvunnit. Serviceteamet hanterar alla leveranser direkt, med en fullständig digital registrering av varje försändelse från det ögonblick den anländer.
Att hitta ett specifikt paket, som tidigare innebar att man fick stanna och leta manuellt, tar nu bara några sekunder. Serviceteamet kan omedelbart lokalisera alla leveranser i systemet. Om ett paket inte kan hittas bekräftas det i ankomstregistret om det överhuvudtaget har tagits emot, vilket snabbt löser eventuella tvister med en transportör.
Mottagarna får nu en SMS-avisering när deras paket har registrerats. Personal som arbetar hemifrån eller reser mellan filialer kan hämta ut paketet när det passar dem, istället för att besöka kontoret utan att veta om leveransen har kommit fram. FP Trax har också direkt tagit itu med utmaningen med personalomsättning. Eftersom processen finns i systemet snarare än hos enskilda personer kan nya medarbetare vara operativa från sitt första skift.