Skandiabank
Testamente, Verträge, IT-Equipment. Bis zu 700 Sendungen an einem einzigen Tag.
Mit FP Trax erhält Skandiabank einen sicheren digitalen Nachweis über jede Lieferung.
Informationen zum Projekt
Digitalisierter interner Postdienst für eine schwedische Bank, der die Nachverfolgung sensibler juristischer Dokumente und IT-Ausrüstungslieferungen für 3.000 Mitarbeiter sicherstellt.
Wenn eine Bank ein Paket erhält, kann es ein Testament enthalten. Oder einen Vertrag. Oder siebenhundert Computerbildschirme. FP Trax liefert Skandiabank eine genaue digitale Aufzeichnung jeder Lieferung, so dass nichts verloren geht und sich niemand fragen muss, wo sein Paket geblieben ist.
Auf einen Blick
- Täglich eintreffende Testamente und Verträge: kein Spielraum für Fehler
- Externe Dienstleister in den Räumlichkeiten: Sicherheitsrisiko und hohe Kosten
- Volumenschwankungen: 20 bis 700 Sendungen je nach Tag
- Hohe Fluktuation im Serviceteam: ständige Umschulung erforderlich
- Ankunftsscan: sofortige digitale Erfassung jeder Lieferung
- Jedes Paket wird sofort über das Dashboard des Serviceteams geortet
- Der Empfänger wird per SMS benachrichtigt, sobald sein Paket eintrifft
- Neue Mitarbeiter sind von ihrer ersten Schicht an produktiv
- Geringere Kosten: Interne Post wird nicht mehr outgesourct
- Paket in Sekundenschnelle gefunden, keine manuelle Suche
- Empfänger holen nach eigenem Zeitplan ab
- Neue Mitarbeiter sind ohne umfangreiche Umschulung einsatzbereit
Herausforderungen bei Skandiabank
Skandiabank ist eine schwedische Bank mit rund 3.000 Mitarbeitern in ihren Filialen. Jeden Tag bearbeitet das Serviceteam eine Reihe von eingehenden Lieferungen, darunter einige der sensibelsten Dokumente, die ein Finanzinstitut erhält: Testamente und Verträge, die bei der richtigen Person ankommen müssen und nicht verloren gehen dürfen. Zu diesen Dokumenten kommt ein ständiger Strom von IT-Geräten, da die Bank ihre Hardware erneuert und ihre Mitarbeiter ausrüstet.
Das Volumen der Lieferungen ist unvorhersehbar. An einem ruhigen Tag bearbeitet das Serviceteam etwa 20 Sendungen. An einem Spitzentag können 700 neue Computerbildschirme auf einmal eintreffen. Vor FP Trax wurde die gesamte interne Postbearbeitung an externe Anbieter ausgelagert. Das war nicht nur teuer, sondern auch ein Sicherheitsproblem: Externe Mitarbeiter hantierten in den Räumlichkeiten der Bank mit Dokumenten, die ein Höchstmaß an Vertraulichkeit erfordern.
Mit der Zunahme der Telearbeit kam eine weitere Schwierigkeit hinzu. Wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet und ein Paket im Büro eintrifft, gibt es keine einfache Möglichkeit, ihn ohne manuellen Aufwand zu benachrichtigen. Die Pakete warteten an den Abholstellen, ohne dass der Empfänger eine Benachrichtigung erhielt. Das Serviceteam verbrachte viel Zeit damit, den Empfängern nachzugehen und Pakete zu verwalten, die zu lange gewartet hatten.
Innerhalb des Serviceteams selbst war die Personalfluktuation ein immer wiederkehrendes operatives Problem. Jedes Mal, wenn ein neues Mitglied des Teams hinzukam, musste es in den Prozess eingewiesen werden. Ohne ein System, das einfach und schnell zu erlernen war, dauerte die Einarbeitung lange, und die Gefahr von Fehlern bei der Umstellung war groß.
Lösung mit FP Trax
Skandiabank implementierte FP Trax als digitale Ebene für den gesamten internen Postbetrieb. Wenn eine Sendung eintrifft, scannt das Serviceteam sie sofort. FP Trax erstellt einen mit einem Zeitstempel versehenen Datensatz und leitet die Sendung an ihren Empfänger weiter. Jeder Mitarbeiter des Serviceteams kann jederzeit nach einem bestimmten Paket suchen und genau sehen, wo es sich befindet.
Für die Empfänger war die Änderung unmittelbar. FP Trax sendet eine SMS-Benachrichtigung, sobald ein Paket registriert und zur Abholung bereit ist. Mitarbeiter, die von zu Hause aus oder in einer anderen Filiale arbeiten, wissen noch am selben Tag, dass ihre Lieferung bereitsteht. Die Pakete liegen nicht mehr tagelang an den Abholstellen. Das Serviceteam verbringt keine Zeit mehr mit der manuellen Nachverfolgung.
FP Trax wurde auch deshalb gewählt, weil die Lösung unabhängig von einzelnen Personen funktioniert. Prozesse sind im System verankert, nicht im Wissen einzelner Mitarbeitender. Neue Teammitglieder können deshalb vom ersten Tag an produktiv arbeiten. Änderungen an Abläufen und Workflows lassen sich direkt im Serviceteam umsetzen – ohne externe IT-Unterstützung.
Die Bank hatte auch eine besondere Sicherheitsanforderung: keine externen Mitarbeiter sollten die interne Post bearbeiten. Durch die Übernahme des gesamten Betriebs mit FP Trax hatte die Skandiabank keinen Bedarf an externen Postdienstleistern in ihren Räumlichkeiten mehr. Sensible Rechtsdokumente durchlaufen nun eine vollständig interne, digital protokollierte Kette vom Eingang bis zum Empfänger.
Das Ergebnis
Seit der Einführung von FP Trax hat die Skandiabank die Kosten für ihre interne Postbearbeitung gesenkt, indem sie diese wieder ins Haus holte. Die Sicherheitsbedenken hinsichtlich der Handhabung sensibler Dokumente durch externe Mitarbeiter sind verschwunden. Das Serviceteam verwaltet alle Zustellungen direkt und verfügt über eine vollständige digitale Aufzeichnung jeder Sendung ab dem Zeitpunkt ihres Eintreffens.
Das Auffinden eines bestimmten Pakets, das früher eine manuelle Suche erforderte, dauert jetzt nur noch Sekunden. Das Serviceteam kann jede Lieferung sofort im System lokalisieren. Wenn ein Paket nicht auffindbar ist, wird im Ankunftsprotokoll bestätigt, ob es überhaupt angekommen ist, wodurch Streitigkeiten mit dem Zusteller schnell gelöst werden können.
Die Empfänger erhalten jetzt eine SMS-Benachrichtigung, sobald ihr Paket registriert wurde. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten oder zwischen den Filialen unterwegs sind, können ihre Pakete zu einem Zeitpunkt abholen, der ihnen passt, anstatt das Büro aufzusuchen, ohne zu wissen, ob ihre Lieferung angekommen ist. FP Trax hat auch die Herausforderung der Personalfluktuation direkt angegangen. Da der Prozess im System und nicht im Wissen des Einzelnen gespeichert ist, können neue Mitglieder des Serviceteams von ihrer ersten Schicht an einsatzbereit sein.