Yritystoimistot

Yritystoimistoissa yhdistyvät kaksi erilaista toimitushaastetta samassa rakennuksessa. Toisaalta on työntekijöiden pakettien, tavarantoimittajien toimitusten ja sisäisen postin päivittäinen virtaus, jonka vastaanotto- ja postihuonehenkilöstön odotetaan käsittelevän tehokkaasti. Toisaalta taas IT-laitteet, oikeudelliset asiakirjat ja arkaluonteiset materiaalit edellyttävät dokumentoitua luovutusta ja jäljitettäviä tietoja. Useimmissa toimistoissa molempia hoidetaan samalla tavalla: paperirekisterillä ja nurkassa olevalla kasalla noutamattomia lähetyksiä.

FP Trax korvaa tämän yhdellä alustalla, joka hallinnoi kaikki lähetystyypit ja kaikki toimitustavat yhdeltä mittaristolta. Jokainen saapuva paketti kirjataan vastaanotossa, yhdistetään oikeaan vastaanottajaan ja säilytetään turvallisesti, kunnes nouto on vahvistettu. Vastaanottohenkilökunta lakkaa toimimasta kuriirina. He eivät enää käytä puolta päivää sellaisten työntekijöiden jahtaamiseen, jotka eivät ole tulleet noutamaan heille nimettyjä lähetyksiä. Järjestelmä hoitaa ilmoitukset ja vahvistukset automaattisesti.

Pakettiautomaatin integrointi muuttaa noutodynamiikan täysin. Kun FP Trax määrittää saapuvan tavaran lokeroon, vastaanottaja saa PIN- tai QR-koodin ja voi noutaa lähetyksen milloin tahansa, päivällä tai yöllä ilman, että muu henkilökunta osallistuu siihen. Toimistoissa, joissa pakettien määrä on suuri, IT-laitteet kiertävät tai hybridityöntekijät eivät ole aina paikalla, noutoautomaatit vähentävät vastaanottoon kohdistuvaa painetta ja poistavat manuaalisessa järjestelmässä muodostuvan noutamattomien lähetysten jonon.

Suurten organisaatioiden IT-osastot kohtaavat saman ongelman erityisversion. Kannettavia tietokoneita, näyttöjä, oheislaitteita ja muita laitteita hankitaan, jaetaan henkilöstölle ja lopulta palautetaan tai jaetaan uudelleen. Jos luovutusta ei seurata jokaisessa vaiheessa, omaisuusrekisterit muuttuvat nopeasti epätarkoiksi. FP Trax kirjaa jokaisen IT-välineen siitä hetkestä lähtien, kun se saapuu rakennukseen, aina siihen asti, kun se jaetaan nimetylle työntekijälle. Kun laite palautetaan sen käytöstä poiston takia, palautus vahvistetaan digitaalisella allekirjoituksella. Omaisuuden tietue sisältää laitteen kaikki vaiheet täydellisesti ja tarkasti ilman erillistä, rinnakkaista IT-omaisuuden hallinnan kirjanpitoa.

Oikeudelliset asiakirjat, sopimukset ja arkaluonteinen kirjeenvaihto asettavat toisenlaisen vaatimuksen: todiste siitä, että oikea henkilö on saanut asiakirjan oikeaan aikaan. FP Trax tarjoaa tämän tietueen oletusarvoisesti. Jokaisesta asiakirjan toimituksesta kirjataan vastaanottajan nimi, aikaleima ja vastaanottajan allekirjoitus. Jos herää kysymys siitä, milloin sopimus on vastaanotettu ja kuka sen on vastaanottanut, vastaus löytyy FP Traxista ja on haettavissa sekunneissa.

Organisaatioille, joilla on toimistoja useissa kaupungeissa tai maissa, FP Trax tarjoaa yhden näkymän kaikkiin toimipisteisiin. Pääkonttorin palvelupäällikkö näkee yhdestä mittaristosta kaikkien toimipisteiden saapuneiden lähetysten määrät, noutamatta jääneet lähetykset ja toimitusmäärät. Aluetoimistojen päälliköt näkevät oman toimipisteensä tiedot. Jokaisen toimipisteen ei tarvitse käyttää erillistä järjestelmää tai lähettää viikoittaisia yhteenvetoja pääkonttoriin. FP Trax toimii nykyisessä infrastruktuurissasi. Henkilöstö kirjautuu sisään nykyisillä tunnuksillaan. Ennen käyttöönottoa ei tarvitse toteuttaa pitkää IT-projektia.