Kontorsverksamhet innebär ofta två olika typer av leveransutmaningar under samma tak. Å ena sidan finns det dagliga inflödet av privatpaket till medarbetare, leverantörsleveranser och internpost som reception och postrum förväntas hantera snabbt och effektivt. Å andra sidan finns IT-utrustning, juridiska handlingar och känsligt material som kräver dokumenterade överlämningar och full spårbarhet. I många organisationer hanteras båda typerna med samma enkla metoder: ett pappersbaserat register och en växande hög med oavhämtade försändelser.
FP Trax ersätter detta med en gemensam plattform som hanterar alla typer av försändelser och alla leveransscenarier via en och samma översikt. Varje inkommande paket registreras i receptionen, kopplas till rätt mottagare och förvaras säkert tills mottagandet har bekräftats. Receptionspersonalen slipper rollen som mellanhand. De behöver inte längre lägga stora delar av dagen på att påminna medarbetare som ännu inte hämtat sina försändelser. Avisering och bekräftelse sker automatiskt i systemet.
Genom integration av smarta skåp förändras hämtningsprocessen i grunden. När FP Trax kopplar ett inkommande föremål till ett skåp får mottagaren en personlig PIN- eller QR-kod och kan hämta försändelsen när det passar, dygnet runt, utan att receptionen behöver vara involverad. För kontor med stora paketvolymer, cirkulerande IT-utrustning eller hybridarbetare som inte alltid är på plats minskar smarta skåp belastningen på receptionen och förhindrar att oavhämtade föremål samlas på hög, vilket ofta sker i manuella flöden.
IT-avdelningar i större organisationer möter en närbesläktad utmaning. Bärbara datorer, skärmar, kringutrustning och annan hårdvara köps in, tilldelas användare och återlämnas eller omfördelas över tid. Saknas en dokumenterad överlämning i varje steg blir tillgångsregistret snabbt missvisande. FP Trax registrerar varje IT-tillgång från det att den anländer till byggnaden tills den tilldelas en namngiven medarbetare. Vid återlämning i samband med offboarding bekräftas processen med en digital signatur. Tillgångsregistret hålls korrekt och komplett utan att kräva parallella kalkylblad eller manuella listor.
Juridiska dokument, avtal och konfidentiell korrespondens ställer särskilda krav på mottagningsbevis. Det måste gå att visa att rätt person har tagit emot rätt dokument vid rätt tidpunkt. FP Trax tillhandahåller denna spårbarhet som standard. Varje dokumentleverans registreras med mottagarens namn, tidsstämpel och signatur. Om det senare uppstår frågor kring när ett avtal mottogs och av vem finns svaret omedelbart tillgängligt i systemet.
För organisationer med kontor i flera städer eller länder ger FP Trax en samlad överblick över samtliga platser. Fastighetsansvariga eller centrala funktioner ser leveransvolymer, ej uthämtade försändelser och hämtningsgrad för varje kontor från en gemensam instrumentpanel. Lokala chefer ser sin egen plats och sitt eget flöde. Varje kontor behöver inte använda separata system eller skicka manuella rapporter till huvudkontoret. FP Trax fungerar med befintlig IT-miljö, personalen loggar in med sina ordinarie inloggningsuppgifter och lösningen kan tas i drift utan ett omfattande införandeprojekt.
