In Unternehmensniederlassungen gibt es zwei unterschiedliche Herausforderungen bei der Zustellung in einem einzigen Gebäude. Auf der einen Seite steht der tägliche Fluss von Paketen der Mitarbeiter, Lieferungen von Lieferanten und interner Post, die von den Mitarbeitern am Empfang und in der Poststelle effizient bearbeitet werden müssen. Auf der anderen Seite stehen IT-Geräte, juristische Dokumente und sensible Materialien, die eine dokumentierte Übergabe und nachvollziehbare Aufzeichnungen erfordern. Die meisten Büros verwalten beides mit demselben Werkzeug: einem Papierregister und einem Stapel nicht abgeholter Artikel in der Ecke.
FP Trax ersetzt dies durch eine einzige Plattform, die jede Art von Sendungen und jedes Zustellungsszenario über ein Dashboard abdeckt. Jedes eingehende Paket wird am Empfang erfasst, dem richtigen Empfänger zugeordnet und sicher verwahrt, bis die Abholung bestätigt wird. Die Mitarbeiter am Empfang sind keine Kuriere mehr. Sie müssen nicht mehr den halben Tag damit verbringen, Mitarbeiter zu jagen, die ihre Sendungen nicht abgeholt haben. Das System übernimmt die Benachrichtigung und Bestätigung automatisch.
Die Integration intelligenter Schließfächer verändert die Dynamik der Abholung völlig. Wenn FP Trax eine eingehende Sendung einem Schließfach zuweist, erhält der Empfänger eine PIN oder einen QR-Code und kann die Sendung zu jeder Tages- und Nachtzeit abholen, ohne dass der Empfang involviert ist. Für Büros mit hohem Paketaufkommen, rotierenden IT-Geräten oder hybriden Mitarbeitern, die nicht immer vor Ort sind, verringern die intelligenten Schließfächer den Druck auf den Empfang und beseitigen die Warteschlange nicht abgeholter Sendungen, die sich bei einem manuellen System bildet.
IT-Abteilungen in großen Unternehmen sind mit einer speziellen Version des gleichen Problems konfrontiert. Laptops, Monitore, Peripheriegeräte und andere Geräte werden beschafft, den Mitarbeitern zugewiesen und schließlich zurückgegeben oder neu zugewiesen. Ohne eine nachverfolgbare Übergabe in jeder Phase werden die Aufzeichnungen über die Geräte schnell ungenau. FP Trax protokolliert jedes IT-Gerät von der Ankunft im Gebäude bis zur Zuweisung an den jeweiligen Mitarbeiter. Wenn die Geräte beim Offboarding zurückgegeben werden, wird die Rückgabe mit einer digitalen Unterschrift bestätigt. Der Datensatz ist vollständig und genau, ohne dass ein separates Tabellenblatt für die Verwaltung von IT-Anlagen parallel läuft.
Bei juristischen Dokumenten, Verträgen und sensibler Korrespondenz besteht eine andere Anforderung: der Nachweis, dass die richtige Person das Objekt zur richtigen Zeit erhalten hat. FP Trax liefert diesen Nachweis standardmäßig. Jede Dokumentenzustellung wird mit dem Namen des Empfängers, dem Zeitstempel und der Abholsignatur protokolliert. Wenn die Frage auftaucht, wann und von wem ein Vertrag empfangen wurde, ist die Antwort in FP Trax in Sekundenschnelle abrufbar.
Für Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Städten oder Ländern bietet FP Trax eine einzige Ansicht für alle Standorte. Der Facility Manager in der Zentrale sieht die Liefermengen, die nicht abgeholten Artikel und die Abholquoten für jede Niederlassung in einem Dashboard. Die Leiter der regionalen Niederlassungen sehen ihren eigenen Standort. Es ist nicht erforderlich, dass jede Niederlassung ein eigenes System betreibt oder wöchentliche Zusammenfassungen an die Zentrale sendet. FP Trax arbeitet mit Ihrer bestehenden Infrastruktur. Die Mitarbeiter melden sich mit ihren vorhandenen Anmeldedaten an. Es gibt kein langwieriges IT-Projekt, bevor Sie in Betrieb gehen.
