Bureaux de l'entreprise

Les bureaux d’entreprise font face à deux défis distincts en matière de gestion des livraisons au sein d’un même bâtiment.

D’un côté, il s’agit du flux quotidien de colis destinés aux employés, des livraisons des fournisseurs et du courrier interne, que le personnel de la réception et du courrier doit traiter efficacement. De l’autre, on retrouve les équipements informatiques, les documents juridiques et les matériaux sensibles, qui nécessitent des remises documentées et des enregistrements traçables.

La plupart des bureaux gèrent encore ces deux flux avec le même outil : un registre papier et une pile d’articles non récupérés dans un coin.

FP Trax remplace cet outil par une plateforme unique qui couvre tous les types d’articles et tous les scénarios de livraison depuis un seul tableau de bord. Chaque colis entrant est enregistré à la réception, attribué au bon destinataire et conservé en toute sécurité jusqu’à confirmation de retrait. Le personnel de réception cesse ainsi d’agir comme coursier et ne passe plus une grande partie de son temps à rechercher les employés pour la récupération de leurs colis. Le système gère automatiquement les notifications et les confirmations.

L’intégration de casiers intelligents transforme complètement le processus de collecte. Lorsqu’un article est attribué à un casier via FP Trax, le destinataire reçoit un code PIN ou un QR code et peut le récupérer à tout moment, sans intervention de la réception. Dans les environnements à fort volume de colis, avec du matériel informatique en circulation ou des équipes hybrides, les casiers intelligents réduisent fortement la pression sur la réception et éliminent l’accumulation d’articles non récupérés.

Les services informatiques des grandes organisations sont confrontés à un problème similaire. Les ordinateurs portables, écrans, périphériques et autres équipements sont achetés, attribués, puis finalement retournés ou réaffectés. Sans suivi rigoureux à chaque étape, les inventaires deviennent rapidement inexacts.

FP Trax enregistre chaque actif informatique depuis son arrivée dans le bâtiment jusqu’à son attribution à l’employé concerné. Lorsqu’un équipement est restitué, la remise est confirmée par une signature numérique. L’inventaire des actifs reste ainsi précis et à jour, sans recours à des feuilles de calcul parallèles.

Les documents juridiques, contrats et correspondances sensibles nécessitent une exigence supplémentaire : la preuve de remise au bon destinataire et au bon moment. FP Trax fournit automatiquement cet enregistrement. Chaque livraison est associée au nom du destinataire, à un horodatage et à une signature de réception.

En cas de question sur la date ou le destinataire d’un document, l’information est accessible en quelques secondes dans FP Trax.

Pour les organisations multi-sites, FP Trax offre une vue centralisée de l’ensemble des bureaux. Le responsable des installations au siège peut consulter les volumes de livraison, les articles non récupérés et les taux de collecte pour chaque site depuis un tableau de bord unique. Les responsables locaux, quant à eux, n’accèdent qu’à leur propre site.

Aucune infrastructure complexe n’est nécessaire. FP Trax fonctionne sur votre environnement existant et les utilisateurs se connectent avec leurs identifiants habituels. Aucun projet informatique long n’est requis avant la mise en service