Bedrijfskantoren combineren twee verschillende bezorguitdagingen in één gebouw. Aan de ene kant de dagelijkse stroom van personeelspakketten, leveringen aan leveranciers en interne post die het receptiepersoneel en de postkamer efficiënt moeten verwerken. Aan de andere kant IT-apparatuur, juridische documenten en gevoelige materialen die gedocumenteerde overdrachten en traceerbare records vereisen. De meeste kantoren beheren beide met hetzelfde hulpmiddel: een papieren register en een stapel onopgehaalde items in de hoek.
FP Trax vervangt dat door één enkel platform dat elk type item en elk afleverscenario vanaf één dashboard registreert. Elk binnenkomend pakket wordt bij de receptie geregistreerd, gekoppeld aan de juiste ontvanger en veilig bewaard totdat het wordt opgehaald. Receptiemedewerkers zijn geen koeriers meer. Ze zijn niet langer de halve dag bezig met het achtervolgen van medewerkers die hun artikelen niet komen ophalen. Het systeem zorgt automatisch voor kennisgeving en bevestiging.
Slimme lockerintegratie verandert de ophaaldynamiek volledig. Wanneer FP Trax een inkomend item toewijst aan een locker, ontvangt de ontvanger een PIN- of QR-code en kan het op elk moment ophalen, dag en nacht, zonder tussenkomst van de receptie. Voor kantoren met grote hoeveelheden pakketten, roterende IT-apparatuur of hybride werknemers die niet altijd ter plaatse zijn, verminderen slimme lockers de druk op de receptie en elimineren ze de wachtrij van niet opgehaalde items die zich opbouwt met een handmatig systeem.
IT-afdelingen in grote organisaties hebben te maken met een specifieke versie van hetzelfde probleem. Laptops, monitoren, randapparatuur en andere apparatuur worden aangeschaft, toegewezen aan medewerkers en uiteindelijk teruggebracht of opnieuw toegewezen. Zonder een tracked handover in elke fase, worden asset records snel onnauwkeurig. FP Trax registreert elk IT bedrijfsmiddel vanaf het moment dat het in het gebouw arriveert tot aan de toewijzing aan de betreffende medewerker. Wanneer apparatuur wordt teruggegeven tijdens offboarding, wordt de teruggave bevestigd met een digitale handtekening. De activaregistratie is compleet en accuraat zonder dat er een aparte spreadsheet voor IT-activabeheer naast hoeft te draaien.
Juridische documenten, contracten en gevoelige correspondentie stellen andere eisen: bewijs dat de juiste persoon het item op het juiste moment heeft ontvangen. FP Trax zorgt standaard voor die registratie. Elke levering van een document wordt geregistreerd met de naam van de ontvanger, de tijdstempel en de handtekening van de ontvanger. Als er een vraag rijst over wanneer een contract is ontvangen en door wie, staat het antwoord in FP Trax en is het binnen enkele seconden terug te vinden.
Voor organisaties met kantoren in meerdere steden of landen biedt FP Trax één overzicht voor alle locaties. De facilitair manager van het hoofdkantoor ziet de leveringsvolumes, niet-opgehaalde items en ophaalpercentages voor elk kantoor vanaf één dashboard. Regionale kantoormanagers zien hun eigen locatie. Elk kantoor hoeft niet met een apart systeem te werken of wekelijkse overzichten naar het hoofdkantoor te sturen. FP Trax werkt op uw bestaande infrastructuur. Medewerkers loggen in met hun bestaande referenties. Er is geen langdurig IT-project nodig voordat u live kunt gaan.
