Technische Hochschule Chalmers
300 Pakete pro Tag. Vier Stationen auf dem Campus. Gefährliche Güter und gefrorene Laborproben.
FP Trax ermöglicht Chalmers eine vollständige Rückverfolgbarkeit von der Laderampe bis zur Abteilung.
Informationen zum Projekt
An jedem Werktag gehen bei Chalmers rund 300 Sendungen ein – von Kaffeelieferungen und Möbeln bis hin zu IT-Equipment, Gasflaschen und tiefgekühlten Zellproben. Jede Sendung muss die richtige Abteilung am richtigen Campusstandort erreichen. Mit FP Trax bleibt dieser Prozess lückenlos nachvollziehbar.
Auf einen Blick
- 300 Pakete pro Tag: Kaffeepulver, IT-Ausrüstung, Gasflaschen, gefrorene Laborproben
- Vier Stationen auf dem Campus, keine digitale Aufzeichnung zwischen ihnen
- Fehlende Pakete bedeuteten Telefonanrufe und Rätselraten
- Aktivitätsorientiertes Personal ohne festen Arbeitsplatz für die Zustellung
- Ein Scan: Paket erfasst, Empfänger zugeordnet, Routing-Label gedruckt
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald das Paket eintrifft
- Intelligente Paketstation für tätigkeitsbezogene Mitarbeiter: Abholcode per E-Mail, keine Koordination erforderlich
- Kein separates Schließfachsystem: gleicher Scan, gleicher Arbeitsablauf
- Vollständige Nachverfolgbarkeit über alle vier Campusstandorte hinweg
- Auskunft zum Paketstatus in Sekunden statt per Telefon
- Keine manuellen Rückfragen durch die Serviceeinheit
- Neue Mitarbeitende sind ab der ersten Schicht einsatzbereit
Herausforderungen bei Chalmers
Die Technische Hochschule Chalmers ist eine der führenden Hochschulen Schwedens mit mehr als zehntausend Studenten und Mitarbeitern auf einem Campus im Zentrum von Göteborg. Der zentrale Wareneingang der Universität bearbeitet an einem normalen Arbeitstag etwa 300 eingehende Pakete. Das Warensortiment ist für eine akademische Einrichtung ungewöhnlich breit gefächert: Standard-Verbrauchsmaterialien und Büromaterialien teilen sich den Regalplatz mit chemischen Stoffen, als Gefahrgut eingestuften Gasflaschen und tiefgefrorenen biologischen Proben, die schnell und unter kontrollierten Bedingungen transportiert werden müssen.
Nach der Ankunft im zentralen Wareneingang muss jedes Paket sortiert und an eine von vier separaten Empfangsstationen auf dem Campus verteilt werden. Die Universität setzt für diese Verteilungsfahrten ihre eigenen Elektroautos ein, um die Umweltauswirkungen zu minimieren. Da digitale Übergabenachweise zwischen Spediteuren, Empfangsteam und den einzelnen Stationen fehlten, war die Bestätigung eingetroffener Pakete aufwendig. Musste eine Sendung gesucht werden, blieb nur der Weg über Telefonate und manuelle Nachverfolgung.
Zusätzliche Komplexität brachte auch das Arbeitsmodell an der Chalmers University mit sich. Ein wachsender Teil der Verwaltung arbeitet ohne feste Arbeitsplätze. War ein Paket an jemanden adressiert, der an diesem Tag an einem anderen Ort auf dem Campus oder im Homeoffice arbeitete, wurde die Zustellung schnell aufwendig. Gesucht war deshalb eine Lösung, die Zustellung unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort des Empfängers ermöglicht.
Um Sendungsvolumen, Warenvielfalt und flexible Arbeitsmodelle zuverlässig abzubilden, ersetzte Chalmers papierbasierte Prozesse durch eine digitale Lösung. Ziel war eine lückenlose Nachverfolgbarkeit vom Spediteur bis zum Endempfänger – ohne Lücken in der Dokumentation und ohne manuelle Telefonate.
Lösung mit FP Trax
Bei der Evaluierung der Optionen hatte Chalmers zwei feste Anforderungen. Das System musste so einfach sein, dass neue Mitarbeiter und Zeitarbeitskräfte es vom ersten Tag an erlernen und bedienen können, ohne lange Einarbeitungszeit. Außerdem sollte es so flexibel sein, dass es sich mit den Abläufen an der Universität weiterentwickelt und diese nicht einschränkt.
FP Trax wurde am zentralen Wareneingang als digitaler Übergabepunkt zwischen den Spediteuren und der Serviceeinheit von Chalmers implementiert. Wenn ein Paket eintrifft, scannt das Empfangspersonal die Trackingnummer des Spediteurs. FP Trax erfasst die Sendung, identifiziert den Empfänger aus dem Kontaktverzeichnis der Universität und erstellt ein Etikett, das dem Team mitteilt, für welche der vier Empfangsstationen das Paket bestimmt ist. Das Paket geht mit einem vollständigen digitalen Datensatz versehen in den Verteilerlauf auf dem Campus.
Bei jeder Statusaktualisierung auf dem Weg dorthin stempelt FP Trax die Sendung mit einem Zeitstempel und erfasst ihren Standort. Der Empfänger wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald sein Paket registriert ist, und erhält klare Informationen darüber, wo und wann er es abholen kann. Für Mitarbeiter, die aktivitätsbasiert arbeiten, leitet FP Trax die Lieferung an eine Paketstation auf dem Campus weiter. Der Empfänger erhält seinen persönlichen Abholcode in derselben Benachrichtigungs-E-Mail und kann das Paket zu jeder Tageszeit abholen, ohne sich mit der Serviceeinheit abzustimmen oder an einem bestimmten Ort anwesend zu sein.
Die Integration der Paketstationen läuft innerhalb von FP Trax als Teil des Standard-Workflows. Es gibt kein separates System zur Verwaltung der Stationen und keinen zusätzlichen Schritt für das Empfangsteam. Derselbe Scan, der das Paket registriert, löst auch die Zuweisung in der Station aus und sendet den Abholcode.
Das Ergebnis
Die lückenlose Rückverfolgbarkeit reicht nun von der Übergabe eines Pakets durch einen Spediteur an die Serviceeinheit von Chalmers bis hin zur Auslieferung an einer der vier Campus-Stationen. Jede Übergabe wird protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen. Wenn ein Paket nicht auffindbar ist, kann das Team anhand des Empfangsprotokolls genau feststellen, wann es angekommen ist und wo es zuletzt gescannt wurde.
Die Empfänger werden automatisch benachrichtigt. Die Serviceeinheit muss nicht mehr einzeln anrufen, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, dass ihre Lieferung wartet. Für Mitarbeiter, die in der Verwaltung tätig sind, bietet die Paketstation eine Abholstelle, die außerhalb der Empfangszeiten betrieben werden kann, ohne dass das Team zusätzlich belastet wird.
Neue und temporäre Mitarbeiter können FP Trax von ihrer ersten Schicht an bedienen. Die mobile App und die Weboberfläche sind einfach zu bedienen, und die Konfiguration des Systems verbleibt bei den Administratoren, so dass kein IT-Support für Routineänderungen erforderlich ist.
"Das Team von FP Trax bietet hervorragenden technischen Support und geht aufmerksam auf die Anforderungen seiner Kunden ein. Die Zusammenarbeit ist professionell, effizient und jederzeit verlässlich. Wir empfehlen FP Trax daher gerne weiter."
