Chalmersin teknillinen yliopisto
300 pakettia päivässä. Neljä kampusta. Vaarallisia aineita ja pakastettuja laboratorionäytteitä.
FP Trax tarjoaa Chalmersille täydellisen jäljitettävyyden lastauslaiturilta osastolle.
Hanketta koskevat tiedot
Chalmersiin saapuu noin 300 pakettia joka arkipäivä. Kahvijauhetta. Huonekaluja. IT-laitteita. Kaasupulloja. Pakastettuja solunäytteitä laboratoriotutkimuksia varten. Jokainen on toimitettava oikealle osastolle, oikealle kampukselle, eksymättä matkan varrella. FP Trax mahdollistaa tämän.
Yleiskatsaus
- 300 pakettia päivässä: kahvijauhetta, tietotekniikkalaitteita, kaasupulloja, pakastettuja laboratorionäytteitä.
- Neljä kampusasemaa, joiden välillä ei ole digitaalista tallenteita luovutuksista.
- Pakettien puuttuminen merkitsi puhelinsoittoja ja arvailuja.
- Toimintaan perustuva henkilökunta, jolla ei ollut kiinteää työpistettä, jonne toimittaa paketteja.
- Yksi skannaus: paketti kirjattu, vastaanottaja määritetty, reititystarra tulostettu.
- Automaattinen sähköposti-ilmoitus paketin saapumisen yhteydessä.
- Älykäs pakettiautomaatti toimintaan perustuvalle henkilökunnalle: noutokoodi vastaanottajalle sähköpostitse, ei koordinointitoimenpiteitä
- Ei erillistä lokeroautomaattia: sama skannaus, sama työnkulku.
- Täydellinen jäljitettävyys kaikilla neljällä kampusasemalla
- Paketin puuttuminen vahvistetaan sekunneissa, ei puhelinsoittoja.
- Ei manuaalisia puheluita palveluyksiköstä
- Uusi henkilökunta toimintakykyinen ensimmäisestä työvuorostaan alkaen
Haasteet Chalmersissa
Chalmersin teknillinen yliopisto on yksi Ruotsin johtavista teknillisistä yliopistoista, ja sen yli 10 000 opiskelijaa ja työntekijää asuu Göteborgin keskustassa sijaitsevalla kampuksella. Yliopiston keskitetty tavaran vastaanotto käsittelee noin 300 saapuvaa pakettia tavanomaisena työpäivänä. Tavaravalikoima on akateemiselle laitokselle epätavallisen laaja: tavanomaiset kulutushyödykkeet ja toimistotarvikkeet jakavat hyllytilaa kemiallisten materiaalien, vaarallisiksi luokiteltujen kaasupullojen ja pakastettujen biologisten näytteiden kanssa, joiden on kuljettava nopeasti ja valvotuissa olosuhteissa.
Kun jokainen paketti on saapunut keskitettyyn tavaravastaanottoon, se on lajiteltava ja jaettava johonkin neljästä erillisestä vastaanottopisteestä eri puolilla kampusta. Yliopisto käyttää omia sähköautojaan näiden jakelukierrosten suorittamiseen, mikä minimoi ympäristövaikutukset. Koska huolitsijoiden, vastaanottoryhmän ja yksittäisten vastaanottopisteiden välillä ei kuitenkaan ollut digitaalista luovutustietoa, tietyn paketin saapumisen varmistaminen tai paketin jäljittäminen, kun sitä ei löytynyt, merkitsi puhelinsoittoja ja manuaalista etsintää.
Chalmersin henkilökunnan työskentelytapa toi lisää monimutkaisuutta. Yhä suurempi osa yliopiston hallinnosta toimii ilman kiinteitä työpisteitä. Paketille, joka oli osoitettu henkilölle, joka työskenteli toimituspäivänä eri puolella kampusta tai kotoa käsin, ei ollut selkeää toimitusreittiä, ellei vastaanottaja ollut fyysisesti jäljitettävissä. Chalmers tarvitsi toimitusvaihtoehdon, joka ei riippunut siitä, että vastaanottaja oli ennalta arvattavassa paikassa.
Volyymin, tavaravalikoiman ja henkilöstön tarvitseman joustavuuden käsittelemiseksi Chalmers päätti korvata paperipohjaiset prosessit digitaalisella työskentelytavalla. Vaatimus oli suoraviivainen: täydellinen jäljitettävyys huolitsijan luovutuksesta aina lopulliseen vastaanottajaan asti, ilman aukkoja ja manuaalisia puhelinsoittoja.
FP Trax -ratkaisu
Vaihtoehtoja arvioidessaan Chalmersilla oli kaksi tiukkaa vaatimusta. Järjestelmän oli oltava niin yksinkertainen, että uusi ja tilapäinen henkilöstö voi oppia käyttämään sitä heti ensimmäisenä päivänä palveluyksikössä ilman pitkää koulutusjaksoa. Järjestelmän oli myös oltava riittävän joustava, jotta se kehittyisi yliopiston toimintojen mukana eikä rajoittaisi niitä.
FP Trax otettiin käyttöön keskitetyssä tavaran vastaanotossa, jossa se toimii digitaalisena luovutuspisteenä huolitsijoiden ja Chalmersin palveluyksikön välillä. Kun paketti saapuu, vastaanottohenkilöstö skannaa rahdinkuljettajan seurantanumeron. FP Trax tallentaa lähetyksen, tunnistaa vastaanottajan yliopiston yhteystietohakemistosta ja luo tarran, joka kertoo palvelutiimille, mihin neljästä vastaanottoasemasta paketti on tarkoitettu. Paketti siirtyy kampuksen jakeluasemalle, ja siihen on jo liitetty täydellinen digitaalinen tietue.
Jokaisen tilapäivityksen yhteydessä koko toimitusketjun ajan FP Trax tekee aikaleiman lähetyksen tietoihin ja tallentaa sen sijainnin. Vastaanottajalle ilmoitetaan automaattisesti sähköpostitse heti, kun paketti on rekisteröity, ja annetaan selkeät tiedot siitä, mistä ja milloin hän voi noutaa sen. Jos henkilökunta työskentelee toimintoperusteisesti, FP Trax reitittää lähetyksen kampuksella sijaitsevaan pakettiautomaattiin. Vastaanottaja saa henkilökohtaisen noutokoodinsa samassa ilmoitussähköpostissa ja voi noutaa paketin mihin vuorokaudenaikaan tahansa ilman, että hänen tarvitsee koordinoida asiaa palveluyksikön kanssa tai olla läsnä tietyssä paikassa.
Pakettiautomaattien integrointi toimii FP Traxissa osana vakiotyönkulkua. Erillistä automaatin hallintajärjestelmää ei tarvita eikä vastaanottotiimille tule ylimääräisiä vaiheita. Skannaus, jolla paketti rekisteröidään, käynnistää samalla lokeron varaamisen ja lähettää vastaanottajalle noutokoodin.
Tulokset FP Traxin kanssa
Täydellinen jäljitettävyys alkaa nyt siitä hetkestä, kun huolitsija luovuttaa paketin Chalmersin palveluyksikköön, ja jatkuu aina siihen asti, kun paketti toimitetaan jollekin neljästä kampusasemasta. Jokainen luovutus kirjataan ja aikaleimataan. Jos pakettia ei löydy, vastaanottotietue kertoo tiimille tarkalleen, milloin paketti saapui ja missä se viimeksi skannattiin.
Vastaanottajille ilmoitetaan asiasta automaattisesti. Palveluyksikkö ei enää soita yksittäisiä puheluita ilmoittaakseen henkilökunnalle, että heidän lähetyksensä odottaa. Toimintaan perustuvalle henkilökunnalle älykäs pakettiautomaatti tarjoaa vastaanottopisteen, joka toimii vastaanottoaikojen ulkopuolella ilman, että tiimille aiheutuu ylimääräistä työtaakkaa.
Uudet ja tilapäiset työntekijät voivat käyttää FP Traxia heti ensimmäisessä työvuorossaan. Mobiilisovellus ja verkkokäyttöliittymä ovat opastettuja ja yksinkertaisia, ja järjestelmän määritys pysyy ylläpitäjien vastuulla, eikä rutiinimuutoksia varten tarvita IT-tukea.
"FP Trax tarjoaa erinomaista teknistä tukea ja todella kuuntelee asiakkaidensa tarpeita. He ovat ammattitaitoisia ja tehokkaita, ja suosittelemme heidän palveluitaan mielellämme muillekin"
