Chalmers University of Technology
300 pakketten per dag. Vier campusstations. Gevaarlijke goederen en ingevroren labmonsters.
FP Trax geeft Chalmers volledige traceerbaarheid van laadperron tot afdeling.
Projectinformatie
Elke werkdag komen er ongeveer 300 pakketten aan bij Chalmers. Koffiepoeder. Meubilair. IT-apparatuur. Gasflessen. Ingevroren celmonsters voor laboratoriumonderzoek. Allemaal moeten ze bij de juiste afdeling komen, op het juiste campusstation, zonder onderweg te verdwalen. FP Trax maakt dat mogelijk.
In één oogopslag
- 300 pakketten per dag: koffiepoeder, IT-apparatuur, gasflessen, ingevroren labmonsters
- Vier stations op de campus, geen enkel van hen digitaal geregistreerd
- Ontbrekende pakketten betekende telefoontjes en giswerk
- Activiteitgebonden personeel zonder vast bureau om af te leveren
- Eén scan: pakket gelogd, ontvanger gematcht, routinglabel afgedrukt
- Automatische e-mailmelding zodra het pakket aankomt
- Smart locker voor activiteitgerelateerde medewerkers: afhaalcode per e-mail, geen coördinatie nodig
- Geen apart lockersysteem: dezelfde scan, dezelfde workflow
- Volledige traceerbaarheid op alle vier de campusstations
- Missende pakketten binnen enkele seconden bevestigd, geen telefoontjes
- Geen handmatige oproepen van de service-eenheid
- Nieuw personeel operationeel vanaf hun eerste dienst
Uitdagingen bij Chalmers
Chalmers University of Technology is een van de toonaangevende technische universiteiten van Zweden, met meer dan tienduizend studenten en werknemers verspreid over een campus in het centrum van Göteborg. De centrale goederenontvangst van de universiteit verwerkt op een doorsnee werkdag ongeveer 300 inkomende pakketten. Het assortiment goederen is ongewoon breed voor een academische instelling: standaard verbruiksgoederen en kantoorbenodigdheden delen schapruimte met chemische materialen, gasflessen die als gevaarlijke goederen worden geclassificeerd en ingevroren biologische monsters die snel en onder gecontroleerde omstandigheden moeten worden vervoerd.
Na aankomst bij de centrale goederenontvangst moet elk pakket worden gesorteerd en gedistribueerd naar een van de vier aparte ontvangststations verspreid over de campus. De universiteit gebruikt haar eigen elektrische auto's om deze distributieruns uit te voeren, waardoor de impact op het milieu tot een minimum wordt beperkt. Maar omdat er geen digitale overdrachtsgegevens waren tussen de expediteurs, het ontvangstteam en de afzonderlijke stations, moest er gebeld en handmatig gezocht worden om te bevestigen dat een bepaald pakket was aangekomen, of om een pakket op te sporen als het niet gevonden kon worden.
Een andere laag van complexiteit kwam voort uit de manier waarop het personeel van Chalmers werkt. Een groeiend deel van de universitaire administratie werkt volgens een activiteitenmodel, zonder vaste bureaus. Een pakket dat geadresseerd was aan iemand die die dag vanuit een ander deel van de campus werkte, of vanuit huis, had geen duidelijk afhaalpad tenzij iemand de ontvanger fysiek opspoorde. Chalmers had een bezorgoptie nodig die niet afhankelijk was van een voorspelbare locatie van de ontvanger.
Om het volume, de verscheidenheid aan goederen en de flexibiliteit die hun medewerkers nodig hadden aan te kunnen, besloot Chalmers om papieren processen te vervangen door een digitale manier van werken. De eis was duidelijk: volledige traceerbaarheid vanaf de overhandiging door de expediteur tot aan de uiteindelijke ontvanger, zonder hiaten in het dossier en zonder handmatige telefoontjes.
FP Trax oplossing
Bij het evalueren van de opties had Chalmers twee duidelijke eisen. Het systeem moest eenvoudig genoeg zijn voor nieuw en tijdelijk personeel om te leren en te gebruiken vanaf hun eerste dag in de serviceafdeling, zonder lange trainingsperiode. En het moest flexibel genoeg zijn om mee te evolueren met de activiteiten van de universiteit in plaats van deze te beperken.
FP Trax werd geïmplementeerd bij de centrale goederenontvangst als het digitale overdrachtspunt tussen expediteurs en de Chalmers service-unit. Wanneer een pakket aankomt, scant het ontvangende personeel het trackingnummer van de vervoerder. FP Trax registreert het pakket, identificeert de ontvanger uit het adresboek van de universiteit en genereert een label dat het team vertelt voor welk van de vier ontvangststations het pakket bestemd is. Het pakket gaat naar de distributierun op de campus met een volledig digitaal dossier erbij.
Bij elke statusupdate tijdens dat traject geeft FP Trax het pakket een tijdstempel en wordt de locatie geregistreerd. De ontvanger wordt automatisch per e-mail op de hoogte gebracht zodra zijn pakket is geregistreerd, met duidelijke informatie over waar en wanneer hij het kan ophalen. Voor medewerkers die op een activiteit gebaseerde manier werken, routeert FP Trax de levering naar een slimme locker op de campus. De ontvanger ontvangt zijn persoonlijke afhaalcode in dezelfde notificatiemail en kan het pakket op elk moment van de dag afhalen, zonder te hoeven coördineren met de service-unit of aanwezig te zijn op een specifieke locatie.
De smart locker integratie draait binnen FP Trax als onderdeel van de standaard workflow. Er is geen apart locker management systeem en geen extra stap voor het ontvangende team. Dezelfde scan die het pakket registreert, is dezelfde scan die de lockertoewijzing activeert en de ophaalcode verstuurt.
Resultaten met FP Trax
Volledige traceerbaarheid loopt nu vanaf het moment dat een expediteur een pakket overhandigt aan de Chalmers service unit tot aan het punt van aflevering op een van de vier campusstations. Elke overhandiging wordt geregistreerd en voorzien van een tijdstempel. Als een pakket niet kan worden gevonden, vertelt het ontvangstrecord het team precies wanneer het is aangekomen en waar het voor het laatst is gescand.
De ontvangers worden automatisch op de hoogte gebracht. De service-eenheid hoeft niet langer individuele telefoontjes te plegen om medewerkers te informeren dat hun levering klaarligt. Voor personeel dat activiteiten uitvoert, biedt de smart locker een afhaalpunt dat buiten de receptie werkt zonder extra werkbelasting voor het team.
Nieuwe en tijdelijke medewerkers kunnen FP Trax vanaf hun eerste dienst gebruiken. De mobiele app en webinterface zijn eenvoudig te gebruiken en de configuratie van het systeem blijft in handen van de beheerders, zodat er geen IT-ondersteuning nodig is voor routinematige wijzigingen.
"FP Trax biedt uitstekende technische ondersteuning en luistert echt naar de behoeften van hun klanten. Ze zijn professioneel en efficiënt en we bevelen hun service graag aan bij anderen."
