Chalmers tekniska högskola
300 paket per dag. Fyra stationer på campus. Farligt gods och frysta labbprover.
FP Trax ger Chalmers full spårbarhet från lastkaj till avdelning.
Information om projektet
Varje arbetsdag anländer cirka 300 paket till Chalmers. Kaffe, möbler, IT-utrustning, gasflaskor, frysta cellprover för laboratorieforskning. Var och en av dem måste nå rätt avdelning, på rätt campusstation, utan att gå vilse på vägen. FP Trax ser till att det händer.
En överblick
-
300 paket per dag: kaffepulver, IT-utrustning, gasflaskor, frysta labbprover
-
Fyra campusstationer, ingen digitalt register mellan någon av dem
-
Saknade paket innebar telefonsamtal, gissningar och förseningar
-
Aktivitetsbaserad personal utan något fast skrivbord att leverera till
- En skanning: paketet loggas, mottagaren matchas, routing-etiketten skrivs ut
- Automatisk e-postavisering när paketet anländer
- Smart skåp för aktivitetsbaserad personal: hämtningskod via e-post, ingen samordning behövs
- Inget separat skåpsystem: samma skanning, samma arbetsflöde
- Full spårbarhet över alla fyra campusstationer
- Saknat paket bekräftat på några sekunder, inga telefonsamtal
- Noll manuella samtal från serviceenheten
- Ny personal i drift från sitt första skift
Utmaningar på Chalmers
Chalmers tekniska högskola är ett av Sveriges ledande tekniska universitet med över tiotusen studenter och anställda fördelade på ett campus i centrala Göteborg. Universitetets centrala godsmottagning hanterar cirka 300 inkommande paket under en vanlig arbetsdag. Varusortimentet är ovanligt brett för en akademisk institution: alltifrån vanliga förbrukningsvaror och kontorsmaterial till kemiska material, gasflaskor som klassas som farligt gods och frysta biologiska prover som måste transporteras snabbt och under kontrollerade förhållanden.
Efter att ha anlänt till den centrala godsmottagningen måste varje paket sorteras och distribueras till någon av de fyra separata mottagningsstationerna på campusområdet. Universitetet använder sina egna elbilar för att slutföra dessa distributionskörningar, vilket minimerar miljöpåverkan. Men eftersom det inte fanns något digitalt överlämningsprotokoll mellan speditörerna, mottagningsteamet och de enskilda stationerna krävdes telefonsamtal och manuell sökning för att bekräfta att ett visst paket hade anlänt eller för att spåra ett paket som inte kunde hittas.
Ytterligare ett lager av komplexitet kom från hur Chalmers personal arbetar. En växande del av universitetsförvaltningen arbetar enligt en aktivitetsbaserad modell, utan fasta skrivbord. Ett paket som var adresserat till någon som arbetade från en annan del av campus den dagen, eller hemifrån, hade ingen tydlig upphämtningsväg om inte någon fysiskt spårade upp mottagaren. Chalmers behövde ett leveransalternativ som inte var beroende av att mottagaren befann sig på en förutsägbar plats.
För att hantera volymen, utbudet av varor och den flexibilitet som personalen krävde beslutade Chalmers att ersätta pappersbaserade processer med ett digitalt arbetssätt. Kravet var enkelt: full spårbarhet från speditörens överlämnande till den slutliga mottagaren, utan luckor i dokumentationen och utan manuella telefonsamtal.
FP Trax-lösning
När Chalmers utvärderade alternativen hade man två bestämda krav. Systemet måste vara så enkelt att nyanställda och vikarier kan lära sig och använda det från första dagen på serviceenheten, utan någon lång utbildningsperiod. Och det måste vara tillräckligt flexibelt för att kunna utvecklas i takt med universitetets verksamhet, snarare än att begränsa den.
FP Trax implementerades i den centrala godsmottagningen som den digitala överlämningspunkten mellan speditörer och Chalmers serviceenhet. När ett paket anländer skannar mottagningspersonalen av speditörens spårningsnummer. FP Trax registrerar försändelsen, identifierar mottagaren från universitetets kontaktkatalog och genererar en etikett som talar om för teamet vilken av de fyra mottagningsstationerna som paketet är avsett för. Paketet går in i campusets distributionskörning med ett fullständigt digitalt register redan bifogat.
Vid varje statusuppdatering under hela resan tidsstämplar FP Trax försändelsen och registrerar dess plats. Mottagaren får ett automatiskt meddelande via e-post så snart paketet har registrerats, med tydlig information om var och när de kan hämta det. För personal som arbetar på ett aktivitetsbaserat sätt dirigerar FP Trax leveransen till ett smart skåp på campus. Mottagaren får sin personliga kod i samma e-postmeddelande och kan hämta paketet när som helst på dygnet, utan att behöva koordinera med serviceenheten eller befinna sig på en specifik plats.
Integrationen av det smarta skåpet körs i FP Trax som en del av standardarbetsflödet. Det finns inget separat system för skåpshantering och inget ytterligare steg för mottagningsteamet. Samma skanning som registrerar paketet är samma skanning som utlöser skåpsallokeringen och skickar hämtningskoden.
Resultat med FP Trax
Full spårbarhet gäller nu från det att en speditör lämnar över ett paket till Chalmers serviceenhet till dess att det levereras till någon av de fyra campusstationerna. Varje överlämning loggas och tidsstämplas. Om ett paket inte kan hittas berättar mottagningsregistret exakt när det anlände och var det senast skannades.
Mottagarna underrättas automatiskt. Serviceenheten behöver inte längre ringa enskilda samtal för att informera personalen om att deras leverans väntar. För aktivitetsbaserad personal erbjuder det smarta skåpet en insamlingspunkt som fungerar utanför receptionens öppettider utan någon extra arbetsbelastning för teamet.
Ny och tillfällig personal kan använda FP Trax från sitt första skift. Mobilappen och webbgränssnittet är enkla och tydliga, och konfigurationen av systemet ligger kvar hos administratörerna i stället för att kräva IT-support för rutinmässiga ändringar.
"FP Trax ger utmärkt teknisk support och lyssnar verkligen på sina kunders behov. De är professionella och effektiva, och vi rekommenderar gärna deras tjänster till andra."
