Université de technologie de Chalmers
300 colis par jour. Quatre stations sur le campus. Marchandises dangereuses et échantillons de laboratoire congelés.
FP Trax permet à Chalmers de bénéficier d'une traçabilité totale, du quai de chargement au service.
Informations sur le projet
Environ 300 colis arrivent à Chalmers chaque jour ouvrable. Café en poudre. Meubles. Matériel informatique. Bouteilles de gaz. Des échantillons de cellules congelées pour la recherche en laboratoire. Chacun d'entre eux doit parvenir au bon service, à la bonne station du campus, sans se perdre en chemin. FP Trax permet d'y parvenir.
En bref
- 300 colis par jour : café en poudre, matériel informatique, bouteilles de gaz, échantillons de laboratoire congelés
- Quatre stations sur le campus, aucun enregistrement numérique entre elles
- Les colis manquants sont synonymes d'appels téléphoniques et de devinettes.
- Le personnel est basé sur l'activité et n'a pas de bureau fixe pour effectuer les livraisons.
- Un seul balayage : le colis est enregistré, le destinataire correspond, l'étiquette d'acheminement est imprimée
- Notification automatique par courriel à l'arrivée du colis
- Casier intelligent pour le personnel basé sur l'activité : code de collecte par courriel, pas de coordination nécessaire
- Pas de système de casier séparé : même numérisation, même flux de travail
- Traçabilité complète dans les quatre stations du campus
- Confirmation de l'absence d'un colis en quelques secondes, sans appel téléphonique
- Aucun appel manuel de la part de l'unité de service
- Le nouveau personnel est opérationnel dès son premier poste
Les défis de Chalmers
L'université de technologie de Chalmers est l'une des principales universités techniques de Suède, avec plus de dix mille étudiants et employés répartis sur un campus au centre de Göteborg. La réception centrale des marchandises de l'université traite environ 300 colis entrants au cours d'une journée de travail normale. L'éventail des marchandises est inhabituellement large pour un établissement universitaire : les consommables standard et les fournitures de bureau partagent l'espace d'étagère avec des produits chimiques, des bouteilles de gaz classées comme marchandises dangereuses et des échantillons biologiques congelés qui doivent être transportés rapidement et dans des conditions contrôlées.
Une fois arrivé à la réception centrale des marchandises, chaque colis doit être trié et distribué à l'une des quatre stations de réception réparties sur le campus. L'université utilise ses propres voitures électriques pour effectuer ces trajets de distribution, minimisant ainsi l'impact sur l'environnement. Mais en l'absence d'enregistrement numérique des transferts entre les transitaires, l'équipe de réception et les différentes stations, la confirmation de l'arrivée d'un colis spécifique, ou la recherche d'un colis introuvable, nécessitait des appels téléphoniques et des recherches manuelles.
Le mode de travail du personnel de Chalmers constitue un autre facteur de complexité. Une part croissante de l'administration de l'université fonctionne selon un modèle basé sur l'activité, sans bureaux fixes. Un colis adressé à une personne travaillant dans une autre partie du campus ce jour-là, ou depuis son domicile, n'avait pas de chemin de collecte clair, à moins que quelqu'un ne retrouve physiquement le destinataire. Chalmers avait besoin d'une option de livraison qui ne dépendait pas de la présence du destinataire dans un lieu prévisible.
Pour gérer le volume, la gamme de marchandises et la flexibilité dont son personnel avait besoin, Chalmers a décidé de remplacer les processus basés sur le papier par une méthode de travail numérique. L'exigence était simple : une traçabilité complète depuis la remise au transitaire jusqu'au destinataire final, sans lacunes dans l'enregistrement et sans appels téléphoniques manuels.
Solution FP Trax
Lors de l'évaluation des options, Chalmers avait deux exigences fermes. Le système devait être suffisamment simple pour que les nouveaux employés et les employés temporaires puissent l'apprendre et l'utiliser dès leur premier jour dans l'unité de service, sans longue période de formation. De plus, il devait être suffisamment souple pour évoluer avec les activités de l'université plutôt que de les contraindre.
FP Trax a été mis en œuvre à la réception centrale des marchandises en tant que point de passage numérique entre les transitaires et l'unité de service Chalmers. Lorsqu'un colis arrive, le personnel de réception scanne le numéro de suivi du transporteur. FP Trax enregistre l'article, identifie le destinataire à partir de l'annuaire des contacts de l'université et génère une étiquette qui indique à l'équipe à laquelle des quatre stations de réception le colis est destiné. Le colis est acheminé dans le circuit de distribution du campus avec un enregistrement numérique complet déjà joint.
À chaque mise à jour du statut tout au long du trajet, FP Trax horodate l'article et enregistre sa localisation. Le destinataire est automatiquement averti par courrier électronique dès que son colis est enregistré, avec des informations claires sur le lieu et le moment où il peut le retirer. Pour le personnel travaillant selon un mode basé sur l'activité, FP Trax achemine la livraison vers un casier intelligent sur le campus. Le destinataire reçoit son code de retrait personnel dans le même courriel de notification et peut retirer le colis à tout moment de la journée, sans coordination avec l'unité de service ni présence à un endroit spécifique.
L'intégration des casiers intelligents s'effectue au sein de FP Trax, dans le cadre du flux de travail standard. Il n'y a pas de système de gestion des casiers séparé et aucune étape supplémentaire pour l'équipe de réception. Le scan qui enregistre le colis est le même que celui qui déclenche l'attribution du casier et envoie le code de collecte.
Résultats avec FP Trax
La traçabilité est désormais totale, depuis le moment où un transitaire remet un colis à l'unité de service de Chalmers jusqu'au point de livraison dans l'une des quatre stations du campus. Chaque remise est enregistrée et horodatée. Si un colis est introuvable, l'enregistrement de réception indique à l'équipe la date exacte de son arrivée et l'endroit où il a été scanné pour la dernière fois.
Les destinataires sont automatiquement informés. L'unité de service ne passe plus d'appels individuels pour informer le personnel que sa livraison est en attente. Pour le personnel en activité, le casier intelligent constitue un point de collecte qui fonctionne en dehors des heures de réception, sans charge de travail supplémentaire pour l'équipe.
Les nouveaux employés et les employés temporaires peuvent utiliser FP Trax dès leur premier poste. L'application mobile et l'interface web sont guidées et simples, et la configuration du système reste entre les mains des administrateurs plutôt que de nécessiter une assistance informatique pour les changements de routine.
"FP Trax fournit une excellente assistance technique et est vraiment à l'écoute des besoins de ses clients. Ils sont professionnels et efficaces, et nous sommes heureux de recommander leurs services à d'autres"
