Työvaatteiden hallinta isossa mittakaavassa on vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa. Kun organisaatio lainaa satoja tai tuhansia vaatteita työntekijöille eri puolilla laitosta, seurantahaaste alkaa välittömästi. Kuka on saanut mitäkin vaatteitta? Milloin ne on viimeksi puhdistettu? Palautettiinko ne? Onko ne vaihdettu sen jälkeen, kun ne annettiin? Ilman järjestelmää näihin kysymyksiin vastataan muistin, fyysisten tarkastusten tai manuaalisten laskentataulukoiden avulla, jotka vanhenevat muutamassa päivässä.
FP Trax käsittelee työvaatteita samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta seurattavaa esinettä: jokaiselle vaatteelle annetaan yksilöllinen tunniste, jokainen siirto ja jokaiseen luovutukseen kirjataan vastaanottava henkilö. Järjestelmä toimii RFID-tunnisteilla varustettujen vaatteiden ja lokeroautomaattien kanssa ja luo täysin dokumentoidun syklin uuden vaatekappaleen rekisteröinnistä sen käytöstä poistamiseen asti. Mikään ei liiku ilman kirjausta.
Luovutusvirta on rakennettu lokeroautomaattien ympärille, jolloin työntekijän ja jakelijan ei tarvitse olla samassa paikassa samaan aikaan. Puhtaat vaatteet laitetaan varattuun lokeroon automaatissa, työntekijä saa automaattisen ilmoituksen ja noutaa vaatteet QR-koodin tai PIN-koodin avulla itselleen sopivana ajankohtana. FP Trax tallentaa jokaisen vaiheen: milloin vaatteet laitettiin lokeroon, milloin lokero avattiin, kuka nouti ja milloin lokeron ovi suljettiin. Noutotodistus on saatavilla pyynnöstä kaikista toimituksista.
Palautusvirta on yhtä tärkeä. Kun työntekijät palauttavat käytetyt vaatteet omaan palautusyksikköön, FP Trax päivittää tilan ja pitää tietueen ajan tasalla. Jakelija näkee tarkalleen, mitkä vaatekappaleet odottavat noutoa ja pesua, ja organisaatio näkee, mitkä vaatekappaleet ovat tällä hetkellä käytössä, kuljetuksessa, pesulassa tai automaatin lokerossa. Missä tahansa vaiheessa sykliä yksi haku näyttää minkä tahansa yksittäisen vaatekappaleen koko historian.
Organisaatioille, joilla on työvaatteisiin liittyviä vaatimustenmukaisuus- tai auditointivaatimuksia, tämä dokumentointitaso on erittäin hyödyllinen. Tieto siitä, että vaatekappale numero 4821 annettiin tietylle työntekijälle tiettynä päivänä, se pestiin neljä kertaa ja poistettiin käytöstä toisena päivänä, on juuri sellainen tietue, jota manuaaliset prosessit eivät pysty luotettavasti tuottamaan. FP Trax tuottaa sen automaattisesti normaalin toiminnan sivutuotteena.
Vaatteiden elinkaaren hallinnalla on myös taloudellinen ulottuvuus. Organisaatiot, jotka eivät pysty seuraamaan työvaatevarastoaan, tekevät yleensä ylitilauksia kompensoidakseen epävarmuutta. Kun jokainen tuote on kirjattu, ostopäätöksistä tulee tietoon perustuvia. Korvaavia vaatteita ostetaan silloin, kun vaatteet todella poistetaan, eikä silloin, kun epäillään, että ne ovat saattaneet kadota. Tarpeettoman varaston väheneminen on suora kustannussäästö.
Seuraamattomien työvaatteiden taloudellinen vaikutus näkyy harvoin ennen vuoden loppua, kun korvaavat vaatteet tilataan ja todelliset kustannukset käyvät ilmi. Suurissa teollisuusorganisaatioissa, jotka lainaavat työvaatteita useille tuhansille työntekijöille, vuotuiset kustannukset vaatteista, joita ei ole koskaan palautettu, jotka on annettu väärälle henkilölle tai joita ei yksinkertaisesti ole löydetty, voivat olla kuusinumeroisia tai enemmänkin. Nämä tappiot eivät johdu merkittävistä yksittäisistä tapauksista. Ne kertyvät vaivihkaa tuhansista pienistä luovutuksista, joita ei ole koskaan kirjattu. FP Trax tekee jokaisen tällaisen luovutuksen näkyväksi.
Tähän liittyy myös kestävyysulottuvuus. Organisaatioilla, jotka voivat dokumentoida kunkin vaatteen todellisen käyttöhistorian, on paremmat mahdollisuudet pidentää sen käyttöikää. Kun korvaavat vaatteet tilataan, koska nykyiset ovat oikeasti kuluneita, eikä siksi, että niitä ei ole kirjattu, ympäristövaikutukset vähenevät suoraan. Vähemmän korvaavia vaatteita tarkoittaa vähemmän tuotantoa, vähemmän kuljetuksia ja vähemmän jätettä. FP Traxia käyttävät pesulapalvelut voivat myös optimoida pesuohjelmat kiinteiden aikataulujen sijasta todellisten käyttötietojen perusteella, mikä vähentää veden ja energian kulutusta vaatekohtaisesti vaatteen elinkaaren aikana.
Pesulapalvelujen tarjoajilla on erityinen versio näkyvyysongelmasta. Ne seuraavat vaatteita niiden ollessa omassa laitoksessaan, mutta menettävät näkyvyyden heti, kun vaatteet lähtevät asiakkaan tiloihin. FP Trax täyttää tämän puutteen, sillä se antaa sekä palveluntarjoajalle että asiakkaalle yhteisen reaaliaikaisen näkymän jokaisesta ohjelmassa olevasta vaatteesta. Palveluntarjoajat voivat pitää FP Traxia lisäarvopalveluna, vahvistaa asiakassuhteita ja vähentää dokumentoimattomista hävikistä aiheutuvia riitoja.
FP Trax tukee organisaatioita, jotka hallinnoivat työvaatteita itse, sekä organisaatioita, jotka työskentelevät kolmannen osapuolen pesulapalvelujen tarjoajien kanssa. Järjestelmä pystyy käsittelemään koko syklin riippumatta siitä, tehdäänkö pesu paikan päällä vai ulkopuolisen palveluntarjoajan toimesta. Jakelija tarvitsee vain pääsyn FP Traxin käyttöliittymään lokeroautomaatissa skannausta, toimittamista ja vahvistusta varten. Loppu on automaattista.
Toimialoja, joilla työvaatteiden seuranta on kaikkein tärkeintä, ovat muun muassa teollisuus, logistiikka, elintarviketuotanto, terveydenhuolto, majoitus- ja ravitsemistoiminta sekä kaikki ympäristöt, joissa työntekijöiden on käytettävä standardoituja henkilönsuojaimia tai työasuja. Kaikissa näissä yhteyksissä haasteet ovat samankaltaisia: vaatteita on paljon, työntekijöiden vaihtuvuus on suurta ja varaston todellinen tila on vain rajoitetusti nähtävissä. FP Trax vastaa kaikkiin kolmeen ongelmaan.
Integrointi henkilöstö- ja henkilöstöhallintojärjestelmiin tarkoittaa, että vaatteet voidaan automaattisesti määrittää uudelleen, kun henkilö lähtee tai vaihtaa tehtävää. Organisaation palveluksesta poistuneille työntekijöille osoitetut vaatteet voidaan merkitä, hakea ja palauttaa kiertoon ilman manuaalisia toimenpiteitä. Järjestelmä säilyttää tiedot myös silloin, kun työntekijät vaihtuvat usein.
FP Traxin on kehittänyt Francotyp-Postalia, yritys, joka on työskennellyt postitus- ja tavarankäsittely-ympäristöissä lähes vuosisadan ajan. Pyykinhallintaominaisuus toimii pakettien seurannan, omaisuudenhallinnan, kirjeenseurannan ja lokeroautomaattiohjelmiston rinnalla osana FP Trax -alustaa, joten organisaatiot, jotka tarvitsevat useampaa kuin yhtä ominaisuutta, voivat käyttää kaikkea samasta järjestelmästä, jossa on sama käyttöliittymä ja sama kirjausketju.
