Die Verwaltung von Arbeitskleidung in großem Umfang ist schwieriger, als es aussieht. Wenn ein Unternehmen Hunderte oder Tausende von Kleidungsstücken an Mitarbeiter in einer Einrichtung ausgibt, beginnt die Herausforderung der Nachverfolgung sofort. Wer hat welche Kleidungsstücke erhalten? Wann wurden sie zuletzt gereinigt? Wurden sie zurückgegeben? Wurden sie seit ihrer Ausgabe ausgetauscht? Ohne ein System werden diese Fragen durch Erinnerungen, physische Kontrollen oder manuelle Tabellen beantwortet, die innerhalb weniger Tage veraltet sind.
FP Trax behandelt Berufskleidung wie jedes andere nachverfolgbare Objekt: Jedes Kleidungsstück erhält eine eindeutige Identität, jede Bewegung wird protokolliert, und jede Übergabe wird einer Person zugeordnet. Das System arbeitet mit Kleidungsstücken mit RFID-Etiketten und intelligenten Schließfächern, um einen vollständig dokumentierten Zyklus von der Registrierung eines neuen Kleidungsstücks bis zu seiner Ausmusterung zu schaffen. Nichts bewegt sich ohne Aufzeichnung.
Der Lieferfluss basiert auf intelligenten Schließfächern, die dafür sorgen, dass sich der Mitarbeiter und der Händler nicht mehr zur gleichen Zeit am gleichen Ort befinden müssen. Saubere Kleidungsstücke werden in ein reserviertes Schließfach geladen, der Mitarbeiter erhält eine automatische Benachrichtigung und holt die Ware mit einem QR-Code oder einer PIN zu einem für ihn passenden Zeitpunkt ab. FP Trax zeichnet jeden Schritt auf: wann der Spind beladen wurde, wann er geöffnet wurde, wer abgeholt hat und wann der Spind geschlossen wurde. Ein Abholnachweis ist auf Wunsch für jede Lieferung verfügbar.
Der Rücklauf ist ebenso wichtig. Wenn Mitarbeiter getragene Kleidungsstücke an eine spezielle Rückgabeeinheit zurückgeben, aktualisiert FP Trax den Status und hält den Datensatz aktuell. Der Händler kann genau sehen, welche Kleidungsstücke darauf warten, abgeholt und gereinigt zu werden, und das Unternehmen kann sehen, welche Kleidungsstücke sich gerade in Gebrauch, auf dem Transportweg, in der Wäscherei oder in einem Schließfach befinden. Zu jedem Zeitpunkt des Zyklus kann mit einer einzigen Suche die vollständige Historie jedes einzelnen Kleidungsstücks abgerufen werden.
Für Unternehmen mit Compliance- oder Audit-Anforderungen in Bezug auf Arbeitskleidung ist diese Dokumentationsebene direkt nützlich. Zu wissen, dass das Kleidungsstück mit der Nummer 4821 an einem bestimmten Tag an einen bestimmten Mitarbeiter ausgegeben, viermal gereinigt und an einem anderen Tag zur Ausmusterung zurückgegeben wurde, ist genau die Art von Aufzeichnung, die manuelle Prozesse nicht zuverlässig erstellen können. FP Trax generiert sie automatisch als Nebenprodukt des normalen Betriebs.
Das Lebenszyklusmanagement von Kleidungsstücken hat auch eine finanzielle Dimension. Unternehmen, die ihren Bestand an Arbeitskleidung nicht nachverfolgen können, neigen zu Überbestellungen, um die Unsicherheit zu kompensieren. Wenn jedes Kleidungsstück erfasst wird, werden Kaufentscheidungen datengesteuert. Sie kaufen Ersatz, wenn Kleidungsstücke tatsächlich ausrangiert werden, und nicht, wenn Sie vermuten, dass sie verschwunden sein könnten. Die Reduzierung unnötiger Lagerbestände ist eine direkte Kosteneinsparung.
Die finanziellen Auswirkungen nicht erfasster Arbeitskleidung werden selten bis zum Ende des Jahres sichtbar, wenn Ersatzbestellungen aufgegeben werden und die wahren Kosten sichtbar werden. Bei großen Industrieunternehmen, die Arbeitskleidung an mehrere tausend Mitarbeiter ausgeben, können die jährlichen Kosten für Kleidungsstücke, die nie zurückgegeben wurden, der falschen Person zugewiesen wurden oder einfach nicht auffindbar waren, einen sechsstelligen Betrag oder mehr ausmachen. Diese Verluste entstehen nicht durch bedeutende Einzelvorfälle. Sie häufen sich im Stillen durch Tausende von kleinen Übergaben, die nie erfasst wurden. FP Trax macht jede einzelne dieser Übergaben sichtbar.
Es gibt auch eine Dimension der Nachhaltigkeit. Unternehmen, die die tatsächliche Nutzungsdauer eines jeden Kleidungsstücks dokumentieren können, sind besser in der Lage, dessen Lebensdauer zu verlängern. Wenn Ersatz bestellt wird, weil ein Kleidungsstück wirklich abgenutzt ist, und nicht, weil es nicht erfasst wurde, wird die Umweltbelastung direkt reduziert. Weniger Ersatzteilbestellungen bedeuten weniger Produktion, weniger Transport und weniger Abfall. Wäschereidienstleister, die FP Trax verwenden, können außerdem die Waschzyklen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzungsdaten statt fester Zeitpläne optimieren, was den Wasser- und Energieverbrauch pro Kleidungsstück während seiner Lebensdauer reduziert.
Wäschereidienstleister sind mit einer besonderen Version des Problems der Sichtbarkeit konfrontiert. Sie verfolgen die Kleidungsstücke, während sie sich in ihrer Einrichtung befinden, verlieren aber den Überblick, sobald die Kleidungsstücke den Standort des Kunden verlassen. FP Trax schließt diese Lücke, indem es sowohl dem Anbieter als auch dem Kunden einen gemeinsamen Echtzeitüberblick über jedes Kleidungsstück im Programm gibt. Anbieter können FP Trax als Mehrwertdienstleistung positionieren, die Kundenbeziehungen stärken und die Streitigkeiten, die durch undokumentierte Verluste entstehen, reduzieren.
FP Trax unterstützt sowohl Unternehmen, die ihre Arbeitskleidung selbst verwalten, als auch solche, die mit externen Wäschereidienstleistern zusammenarbeiten. Das System kann den gesamten Zyklus abwickeln, unabhängig davon, ob die Reinigung vor Ort oder von einem externen Anbieter durchgeführt wird. Alles, was der Händler benötigt, ist der Zugang zur FP Trax-Schnittstelle am Schließfachterminal zum Scannen, Laden und Bestätigen. Der Rest erfolgt automatisch.
Zu den Branchen, in denen die Nachverfolgung von Arbeitskleidung besonders wichtig ist, gehören die Fertigung, die Logistik, die Lebensmittelproduktion, das Gesundheitswesen, das Gastgewerbe und jede Umgebung, in der die Mitarbeiter standardisierte PSA oder Uniformen tragen müssen. In jedem dieser Bereiche sind die Herausforderungen ähnlich: eine große Anzahl von Kleidungsstücken, eine hohe Mitarbeiterfluktuation und ein begrenzter Überblick über den tatsächlichen Zustand des Inventars. FP Trax löst alle drei Probleme.
Durch die Integration mit HR- und Mitarbeiterverwaltungssystemen können Kleidungsstücke automatisch neu zugewiesen werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt. Kleidungsstücke, die Mitarbeitern zugewiesen wurden, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind, können markiert, abgerufen und ohne manuellen Eingriff wieder in den Umlauf gebracht werden. Das System behält einen sauberen Datensatz bei, auch wenn die Belegschaft häufig wechselt.
FP Trax wurde von Francotyp-Postalia entwickelt, einem Unternehmen, das seit fast einem Jahrhundert im Bereich der Poststelle und der Bearbeitung von Sendungen tätig ist. Die Wäschereiverwaltungsfunktion ist neben der Paketverfolgung, der Anlagenverwaltung, der Briefverfolgung und der intelligenten Schließfachsoftware Teil der FP Trax-Plattform, so dass Unternehmen, die mehr als eine Funktion benötigen, alles über dasselbe System mit derselben Schnittstelle und demselben Prüfpfad ausführen können.
