WOORDENLIJST

A

API (Application Programming Interface)
Een set regels waarmee verschillende softwaresystemen met elkaar kunnen communiceren. FP Trax biedt een REST API waarmee organisaties het platform kunnen verbinden met hun bestaande tools zoals ERP-, HR- of ITSM-systemen zonder handmatige gegevensinvoer.

Auditspoor
Een chronologisch verslag van alle acties die binnen een systeem worden ondernomen, inclusief wie wat wanneer heeft gedaan. In FP Trax documenteert het controletraject elke scan, overdracht en statuswijziging, waardoor volledige verantwoording wordt afgelegd over pakketten, bedrijfsmiddelen en inventarisbewegingen.

B

Beheer van meerdere locaties
De mogelijkheid om activiteiten in meerdere gebouwen, verdiepingen of locaties te beheren vanuit één systeem. FP Trax ondersteunt multi-site omgevingen, waardoor het geschikt is voor organisaties met campussen, meerdere kantoren of verspreide faciliteiten.

C

Cloud software
Software die op externe servers draait en toegankelijk is via het internet in plaats van lokaal op een computer te worden geïnstalleerd. Cloudsoftware vereist geen investering in hardware, wordt automatisch bijgewerkt en is toegankelijk vanaf elk apparaat met een browser.

Compatibiliteit met meerdere platformen
Software die is ontworpen om op meerdere besturingssystemen te werken. De mobiele app van FP Trax wordt volledig ondersteund op zowel iOS als Android apparaten, terwijl het webgebaseerde management dashboard toegankelijk en volledig functioneel is op alle belangrijke moderne webbrowsers.

D

Dashboard
Een visuele interface die belangrijke gegevens en samenvattingen van activiteiten op één plek presenteert. Het FP Trax dashboard geeft facilitair managers een realtime overzicht van pakketvolumes, activastatus, voorraadniveaus en lopende acties op alle locaties.

G

Gegevenssoevereiniteit
De garantie dat de gegevens van een organisatie binnen de vereiste wettelijke jurisdictie of infrastructuurgrens blijven. FP Trax ondersteunt strenge datasoevereiniteitseisen door naast onze Azure cloud hosting volledig on-premise implementatieopties te bieden voor omgevingen met een hoog beveiligingsniveau.

I

Integratie
Het proces van het verbinden van twee of meer software systemen zodat ze automatisch gegevens delen. FP Trax integreert met platforms zoals ServiceNow, Jira, Active Directory en Azure AD, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensoverdracht tussen systemen afneemt.

IoT (Internet of Things)
Het netwerk van fysieke apparaten met sensoren en software waarmee ze gegevens kunnen verzamelen en uitwisselen. In faciliteitenbeheer maakt IoT het mogelijk om activa, pakketten en omgevingscondities in realtime te volgen zonder handmatig scannen.

O

Offline modus
De mogelijkheid om te werken zonder actieve internetverbinding. Met de mobiele app van FP Trax kunnen medewerkers items blijven scannen, zelfs in dode zones van het netwerk. Gegevens worden lokaal opgeslagen op het apparaat en worden automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding is hersteld, waardoor een ononderbroken controlespoor wordt gegarandeerd.

R

REST API
Een standaard type API dat gebruik maakt van webprotocollen om systemen met elkaar te laten communiceren. FP Trax biedt een REST API, waarmee ontwikkelaars aangepaste integraties kunnen bouwen tussen FP Trax en andere platforms in de technologiestapel van de organisatie.

RFID scannen
Het gebruik van Radio Frequency Identification technologie om items met tags automatisch te identificeren en te volgen zonder dat er direct zicht nodig is. FP Trax ondersteunt RFID scanning om snelle, handsfree inventarisatie en goederenverificatie mogelijk te maken, waarbij meerdere getagde items tegelijkertijd kunnen worden gescand. Dit verbetert de nauwkeurigheid en efficiëntie in omgevingen met hoge volumes zoals magazijnen, winkelruimtes en veldcontroles aanzienlijk, terwijl een volledige en traceerbare auditgeschiedenis behouden blijft.

Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
Een beveiligingsmodel dat systeemtoegang beperkt op basis van de rol van een gebruiker binnen een organisatie. In FP Trax kunnen beheerders bepalen wat elke gebruiker of elk team mag bekijken, bewerken of exporteren, zodat gevoelige gegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegd personeel.

S

SaaS (Software as a Service)
Een softwareleveringsmodel waarbij een applicatie in de cloud wordt gehost en toegankelijk is via een abonnement in plaats van deze aan te schaffen en lokaal te installeren. SaaS-producten zoals FP Trax hebben geen servers of IT-onderhoud nodig en worden voortdurend automatisch bijgewerkt.

SLA (Service Level Agreement)
Een formele overeenkomst tussen een serviceprovider en een klant waarin het verwachte serviceniveau is vastgelegd, inclusief uptimegaranties, responstijden en supportverplichtingen. Organisaties die SaaS-platforms evalueren, moeten de SLA van de leverancier opvragen voor ze ondertekenen.

SSO (Single Sign-On)
Een authenticatiemethode waarmee gebruikers kunnen inloggen op meerdere applicaties met behulp van een enkele set referenties. FP Trax ondersteunt SSO, waardoor medewerkers toegang hebben tot het platform met hun bestaande bedrijfslogin zonder een aparte gebruikersnaam en wachtwoord.

V

Volgen in realtime
De continue, live monitoring van de locatie en status van een item. FP Trax biedt realtime tracking voor pakketten en bedrijfsmiddelen, zodat facilitaire teams altijd weten waar iets is en wie ervoor verantwoordelijk is.

A

Aangepaste traceervelden
Configureerbare gegevensvelden die kunnen worden toegevoegd tijdens de registratie van een item om te voldoen aan specifieke traceerbehoeften. Gebruikers kunnen tot zes extra velden toevoegen met vrije tekst, selectievakjes of voorgedefinieerde vervolgkeuzelijsten om items zoals inkoopordernummers te traceren.

B

Barcode scannen
Het proces waarbij een camera of laserscanner een barcode leest die op een etiket of pakket is gedrukt. Bij pakketbeheer wordt het scannen van barcodes gebruikt om inkomende leveringen snel en nauwkeurig te registreren, waarbij elk pakket aan de ontvanger in het systeem wordt gekoppeld.

C

Chain of Custody
Een gedocumenteerde registratie die laat zien wie een item in elk stadium van zijn reis in bezit heeft gehad. Bij pakket- en activabeheer is een volledige chain of custody essentieel voor verantwoording, geschillenbeslechting en naleving.

D

Digitale handtekening
Een elektronische bevestiging die wordt gebruikt om te verifiëren dat een ontvanger een item heeft bevestigd of geaccepteerd. FP Trax legt digitale handtekeningen vast op het moment dat het pakket wordt overhandigd, waardoor een rechtsgeldig bewijs van levering wordt geleverd zonder papier.

Digitale overdracht
Het proces waarbij de verantwoordelijkheid voor een item formeel wordt overgedragen van de ene persoon aan de andere met behulp van een digitaal systeem in plaats van een papieren handtekening. FP Trax registreert digitale overdrachten met een tijdstempel en een bevestiging van de ontvanger, waardoor papieren leveringslogboeken worden vervangen.

H

Hybride leveringsmodel
Een flexibel systeem waarmee faciliteiten leveringen via meerdere eindpunten kunnen uitvoeren. Items kunnen direct naar medewerkers, specifieke locaties (zoals een afdeling of postkamer) of in beveiligde smart lockers worden gedeponeerd.

I

Inkomende logistiek
De processen die betrokken zijn bij het ontvangen, verwerken en distribueren van goederen die bij een organisatie aankomen. Voor facilitaire teams omvat inkomende logistiek het beheer van pakketleveringen, interne post en voorraden van externe vervoerders.

L

Laatste mijl levering
De laatste fase van een leveringstraject, van een distributiepunt naar de eindontvanger. In een bedrijfs- of campusomgeving verwijst last mile delivery naar de interne routering van pakketten van de postkamer of receptie naar de individuele ontvanger.

P

Pakketbeheer
Het end-to-end proces van ontvangst, registratie, opslag en distributie van pakketten binnen een organisatie. Software voor pakketbeheer automatiseert meldingen, overdrachten en rapportage en vervangt handmatige spreadsheets en papieren registers.

Postkamerbeheer
De organisatie en verwerking van alle inkomende en uitgaande post en pakketten binnen een faciliteit. Een postkamer management systeem zoals FP Trax automatiseert het loggen, sorteren, informeren van ontvangers en het bewijs van aflevering in postomgevingen met hoge volumes.

Bewijs van aflevering (POD)
Een document dat bevestigt dat een pakket of item is ontvangen door de beoogde ontvanger. FP Trax genereert een digitaal bewijs van aflevering met tijdstempel, naam van de ontvanger en optionele handtekening.

Pakket volgen
De mogelijkheid om de locatie en status van een pakket te volgen gedurende het hele traject, van aankomst tot aflevering. FP Trax biedt interne pakket tracking vanaf het punt van ontvangst in de postkamer of receptie tot de bevestigde overhandiging aan de ontvanger.

Q

QR-code
Een tweedimensionale barcode die kan worden gescand door een smartphone camera of scanner om informatie op te halen. QR-codes worden in FP Trax gebruikt om pakketten, bedrijfsmiddelen en lockers te identificeren, zodat ze snel gescand kunnen worden zonder specialistische hardware.

S

Slimme locker / Pakketkluis
Een elektronisch gestuurde opslagunit waarmee pakketten kunnen worden gedeponeerd en opgehaald zonder hulp van personeel. Ontvangers ontvangen een unieke code of QR-code via e-mail of sms en gebruiken deze om hun toegewezen lockercompartiment te openen.

V

Volgen van pakketten
De mogelijkheid om de locatie en status van een pakket te volgen gedurende het hele traject, van aankomst tot aflevering. FP Trax biedt interne pakket tracking vanaf het punt van ontvangst in de postkamer of receptie tot de bevestigde overhandiging aan de ontvanger.

W

Werknemersportaal
Een beveiligde interface waarmee werknemers hun verwachte items in real-time kunnen volgen en hun volledige leveringsgeschiedenis kunnen bekijken.

A

Activa
Elk fysiek item dat eigendom is van een organisatie dat waarde heeft en getraceerd moet worden. Activa omvatten IT-apparatuur, medische apparatuur, meubilair, gereedschap, voertuigen en machines. Het traceren van bedrijfsmiddelen zorgt ervoor dat ze gedurende hun hele levenscyclus worden onderhouden, gelokaliseerd en verantwoord.

Activa volgen
Het gebruik van technologie om de locatie, status en toewijzing van fysieke bedrijfsmiddelen in realtime te volgen. FP Trax gebruikt het scannen van streepjescodes en QR-codes om bedrijfsmiddelen op één of meerdere locaties te volgen, waardoor facilitaire teams een altijd actueel register hebben.

B

Beheer van bedrijfsmiddelen
Het systematische proces van het volgen, onderhouden en optimaliseren van de fysieke activa van een organisatie. Effectief asset management vermindert verliezen, verlengt de levensduur van assets, verbetert de compliance en zorgt voor een nauwkeurig register van wat de organisatie bezit en waar het zich bevindt.

Beheer van bedrijfsmiddelen – levenscyclus
De stadia die een bedrijfsmiddel doorloopt van aankoop tot verwijdering. Het beheren van de volledige levenscyclus van bedrijfsmiddelen omvat aanschaf, inzet, onderhoud en buitengebruikstelling. FP Trax volgt bedrijfsmiddelen in elke fase, waardoor verliezen worden beperkt en de onderhoudsplanning wordt ondersteund.

C

CAFM (computerondersteund faciliteitenbeheer)
Software die de planning, het beheer en het onderhoud van gebouwen en hun inhoud ondersteunt. CAFM-systemen combineren meestal ruimtebeheer, het bijhouden van activa, onderhoudsschema's en rapportage in één platform.

CMMS (Computerized Maintenance Management System)
Software die onderhoudsactiviteiten beheert voor apparatuur en bedrijfsmiddelen, inclusief het plannen van preventief onderhoud, het registreren van reparaties en het bijhouden van werkorders. FP Trax ondersteunt onderhoudsplanning als onderdeel van de asset management module.

E

EAM (Enterprise Asset Management)
Een bredere discipline die zich bezighoudt met het beheer van de volledige levenscyclus van fysieke bedrijfsmiddelen binnen een hele organisatie, vaak inclusief financiële en compliance aspecten. EAM-systemen worden gebruikt in productieomgevingen, de gezondheidszorg en de publieke sector.

G

Gereedschap volgen
Het monitoren van gereedschappen en apparatuur om er zeker van te zijn dat ze beschikbaar zijn, op de juiste manier worden toegewezen en na gebruik worden geretourneerd. Het traceren van gereedschap voorkomt verlies, verlaagt vervangingskosten en verbetert de veiligheidsnaleving in omgevingen zoals de bouw, productie en facilitaire teams.

P

Preventief onderhoud
Gepland onderhoud aan bedrijfsmiddelen voordat een storing optreedt, gebaseerd op tijdsintervallen of gebruiksdrempels. FP Trax stelt organisaties in staat om onderhoudsschema's in te stellen en automatische waarschuwingen te ontvangen wanneer bedrijfsmiddelen toe zijn aan inspectie of onderhoud.

Preventief onderhoud – werkopdracht
Een formele instructie om een onderhouds-, reparatie- of inspectietaak uit te voeren op een bedrijfsmiddel. Werkorders worden toegewezen aan technici en gevolgd tot aan de voltooiing. FP Trax koppelt werkorders aan activaregistraties en biedt zo een volledige onderhoudshistorie voor elk onderdeel.

V

Vaste activa
Fysieke activa op lange termijn die eigendom zijn van een organisatie en die niet bestemd zijn voor verkoop, zoals machines, IT-apparatuur of meubilair. Vaste activa worden bijgehouden voor boekhoud-, verzekerings- en nalevingsdoeleinden en FP Trax biedt een live digitaal register hiervan.

A

Afschrijvingstermijn (Inzicht in levensduur textiel)
Verzamelde gegevens over het gebruik en de wascycli van individuele items om kwaliteitscontrole te garanderen en afschrijvingen te beheren.

D

Digitaal uitchecken
Ons proces waarbij het uit de voorraad halen van een artikel elektronisch wordt geregistreerd om een live digitale geschiedenis te creëren en onboekbare verliezen te voorkomen.

Digitaal voorraadregister
Een real-time logboek dat ervoor zorgt dat de fysieke voorraad overeenkomt met de balans, zodat organisaties direct rapporten kunnen genereren voor naleving en audits.

H

Herbesteldrempel
Het minimale voorraadniveau dat een herbevoorradingswaarschuwing of inkooporder activeert. Het instellen van herbesteldrempels in FP Trax zorgt ervoor dat voorraden worden aangevuld voordat ze opraken, waardoor operationele onderbrekingen door voorraadtekorten worden voorkomen.

I

Interne kostentoewijzing
Het bijhouden van voorraadgebruik door specifieke individuen of afdelingen, waardoor een feitelijke basis ontstaat om bevoorradingskosten eerlijk te verdelen in plaats van ze centraal te absorberen.

O

Onbemande opslag
Een geautomatiseerde hardware- en softwareoplossing die het mogelijk maakt om werkkleding en textiel 24/7 uit te delen en terug te brengen zonder dat er bemande opslagfaciliteiten nodig zijn.

V

Verbruiksartikelen
Artikelen die verbruikt worden en regelmatig moeten worden aangevuld, zoals schoonmaakproducten, persoonlijke beschermingsmiddelen, kantoorbenodigdheden of medische benodigdheden. Het bijhouden van verbruiksartikelen via een voorraadbeheersysteem voorkomt voorraden en vermindert onnodige overbestellingen.

Voorraadbeheer
Het proces van het bijhouden van de hoeveelheid, locatie en verplaatsing van goederen en voorraden binnen een organisatie. FP Trax voorraadbeheer geeft facilitaire teams een live overzicht van voorraadniveaus, gebruikspercentages en nabestellingsbehoeften op één of meerdere locaties.

Voorraadniveau
De huidige hoeveelheid van een specifiek artikel in voorraad op een bepaalde locatie. FP Trax volgt de voorraadniveaus in realtime en wordt automatisch bijgewerkt wanneer artikelen worden uitgegeven, ontvangen of geretourneerd.

W

Wasgoedbeheer
Het volgen en beheren van textiel zoals uniformen, linnengoed en werkkleding gedurende de gehele gebruikscyclus. FP Trax registreert items die in omloop zijn en items die uit omloop zijn, houdt bij wie de eigenaar is en welke wascycli worden gebruikt en biedt een overzicht van de textielvoorraad. Veel gebruikt in de gezondheidszorg, horeca en industriële omgevingen.

Werkkleding volgen
Het continu en in realtime volgen van de locatie, toewijzing en volledige gebruiksgeschiedenis van een individueel kledingstuk.

Textiel volgen
Het volgen van individuele kledingstukken of textiel items met behulp van labels, barcodes of RFID tags. Het volgen van textiel in FP Trax zorgt ervoor dat uniformen en werkkleding aan de juiste medewerkers worden toegewezen, volgens schema worden gewassen en worden geretourneerd of vervangen als dat nodig is.

L

Linnenbeheer
Een onderdeel van wasserijmanagement dat zich specifiek richt op beddengoed, handdoeken en aanverwant textiel. Linnenbeheer is van cruciaal belang in ziekenhuizen en hotels waar hygiëne en nauwkeurige voorraadtellingen vereist zijn omwille van regelgeving en operationele redenen.

C

Compliance
Het proces van het naleven van wetten, voorschriften, industrienormen of intern beleid. In facilitair management heeft compliance betrekking op gezondheids- en veiligheidsvereisten, onderhoudsgegevens van activa, gegevensbescherming en auditbereidheid.

D

Dataresidentie (Gegevensresidentie)
De fysieke of geografische locatie waar de gegevens van een organisatie worden opgeslagen en verwerkt. Veel organisaties, met name in de publieke sector en de gezondheidszorg, vereisen dat gegevens worden opgeslagen in specifieke landen of regio’s om te voldoen aan wettelijke vereisten. De gegevens van FP Trax worden gehost in Europese datacenters.

DPA (Gegevensverwerkingsovereenkomst)
Een juridisch bindend contract tussen een organisatie en een gegevensverwerker (zoals een SaaS-verkoper) waarin is vastgelegd hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Onder GDPR moeten organisaties een DPA hebben met elke derde partij die namens hen persoonsgegevens verwerkt.

F

Facility Management (FM)
Het geïntegreerde beheer van gebouwen, infrastructuur en ondersteunende diensten om een veilige, functionele en efficiënte werkomgeving te garanderen. FM omvat onderhoud, schoonmaak, beveiliging, ruimteplanning en het bijhouden van activa en middelen binnen een faciliteit.

G

GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
De verordening van de Europese Unie die het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonlijke gegevens regelt. Alle software die persoonlijke gegevens van inwoners van de EU verwerkt, moet voldoen aan GDPR. FP Trax is gebouwd om te werken in overeenstemming met de GDPR-vereisten.

O

Overdrachtsprotocol
Een gedefinieerd proces voor het overdragen van de verantwoordelijkheid voor een item, ruimte of taak van de ene persoon of het ene team aan de andere. Een gedocumenteerd overdrachtsprotocol zorgt voor verantwoording en vermindert het risico dat items verloren gaan of verantwoordelijkheden niet worden erkend.

S

Service Level Agreement (SLA)
Een formele overeenkomst tussen een serviceprovider en de klant die het verwachte serviceniveau definieert, inclusief uptime, responstijden en ondersteuning. Zie ook: SLA onder Platform & Technologie.