Asset management

Het kernprobleem met gedeelde apparatuur is niet dat organisaties niet weten wat ze bezitten. De meeste weten dat wel, ongeveer. Het probleem is dat niemand weet wie het op dit moment heeft. Een rolcontainer is voor het laatst gezien op het laadperron. Het meetinstrument ligt waarschijnlijk bij het team op de derde verdieping. De autosleutels van voertuig drie liggen op iemands bureau, of mogelijk in iemands tas. Als het item dringend nodig is, begint de zoektocht. Collega's worden gestoord. Er wordt tijd besteed. Soms wordt het item gevonden. Soms wordt er een vervangend exemplaar besteld en duikt het origineel drie weken later op in een kast die niemand heeft gecontroleerd.

FP Trax vervangt die onzekerheid door een live record. Elk item heeft een actuele status: beschikbaar, uitgeleend of in gebruik. Zoek op naam, categorie of huidige houder en het antwoord is er binnen enkele seconden. Controleer voordat je een verzending plant welke rolcontainers vrij zijn. Voordat je iets als vermist opgeeft, vraag je de leengeschiedenis op en kijk je wie het voor het laatst in bezit had.

De meeste verliezen van activa volgen hetzelfde patroon: een item wordt geleend, er wordt een notitie gemaakt ergens informeel, de tijd verstrijkt en uiteindelijk wordt er een vervanging gekocht omdat niemand het origineel kan vinden. FP Trax doorbreekt de cyclus bij de kassa. Elke lening wordt op naam gezet. Elke achterstallige lening activeert een automatische herinnering. Als het item nog steeds niet terug is, heb je een record en een persoon om naar toe te gaan, niet een algemeen vermoeden.

Voor operationele teams die logistieke apparatuur zoals rolcontainers, pallets en behandelingsunits beheren, is schaalgrootte de uitdaging. Tientallen items circuleren continu. Zonder een traceersysteem is de praktische aanpak om meer eenheden te bewaren dan nodig als buffer tegen verliezen. Met FP Trax kan elk item worden teruggehaald dankzij de leengegevens. De buffer kan worden verkleind omdat het verliespercentage daalt. Het apparatuurbudget gaat omhoog omdat er minder vervangingen nodig zijn.

Voor facilitaire teams die gedeelde infrastructuur beheren, zoals poolvoertuigen, toegangskaarten en veiligheidssleutels, biedt FP Trax de verantwoording die een informeel bord aan de muur niet kan geven. Een fysieke sleutelhaak vertelt u welke sleutels aanwezig zijn. Het vertelt u niet wie de vermiste sleutels heeft, wanneer ze zijn meegenomen en of er een herinnering is verstuurd. FP Trax doet alle drie en werkt automatisch bij wanneer het item terugkomt.

IT-apparatuur past in hetzelfde model. Registreer een laptop met het serienummer en de geplande upgradecyclus en FP Trax volgt van daaruit de toewijzingsgeschiedenis. Wanneer de upgradedrempel wordt bereikt, gaat er een waarschuwing uit. Wanneer de machine met pensioen gaat, wordt het dossier gesloten. Een IT-inventaris die accuraat blijft zonder dat iemand deze handmatig hoeft bij te houden.

FP Trax software voor activabeheer wordt gebruikt door IT-teams, facilitair managers en operationele teams om uitleningen van apparatuur bij te houden, de levenscyclus van hardware te beheren en controleerbare records bij te houden van de locatie en conditie van apparatuur. Voor organisaties die ook FP Trax smart lockers gebruiken, sluiten de twee modules direct op elkaar aan: apparatuur die via een locker wordt uitgegeven, wordt automatisch geregistreerd als een lening in de activaregistratie, waarbij de lener wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn persoonlijke collectiecode.

Geen apart systeem. Geen dubbele invoer.