Evenementen en beurzen

Een pallet met tentoonstellingsmateriaal arriveert zondagavond. Het opbouwen begint maandag om zeven uur. FP Trax registreert het bij aankomst, koppelt het aan de stand van de exposant en stuurt een bevestiging. Als de exposant belt om te vragen waar zijn vracht is, heeft u het antwoord in twee seconden. Wanneer de afhandelingsfactuur de deur uitgaat, wordt elke lading ondersteund door een record.

Boek een demo

Contact

Veelvoorkomend probleem: op een beurs of evenementenlocatie gaat vracht meerdere keren van hand tot hand voordat het de stand van een exposant bereikt. Van de vervoerder naar de ontvangstlocatie, van daar naar het magazijn en uiteindelijk naar de beursvloer. Bij elke stap ontbreekt een digitale registratie van wie de goederen heeft behandeld en wanneer. Zegt een exposant dat zijn materiaal nooit is aangekomen? Dan is er niets om op terug te vallen. Factureert de locatie voor transport en materiaalafhandeling? Dan zijn de bedragen gebaseerd op schattingen. En een vertraagde of ontbrekende levering heeft directe gevolgen: een stand die niet op tijd klaar is, is een exposant die de eerste dag van de beurs mist.

FP Trax volgt de overdracht bij elke stap. Vracht wordt gescand bij aankomst op het laadperron en gekoppeld aan de exposant in het systeem. Bij elke beweging door de locatie wordt een nieuw record aangemaakt. Wanneer de items de stand bereiken, bevestigt de exposant digitaal de ontvangst. Als er gehuurd materiaal wordt uitgegeven, registreert FP Trax wie het heeft en stelt het automatisch een uiterste inleverdatum in. Aan het einde van het evenement genereert de locatie een afhandelingsrapport per exposant voor een nauwkeurige facturering van het transport. Elk item. Elke overdracht. Elke lading, gedocumenteerd.

Hoe logistiek beheer van evenementen werkt met FP Trax

Elke zending binnen. Elke exposant op de hoogte gebracht. Elke overdracht geregeld.

Inkomende goederen registreren op de ontvangstlocatie

Zodra de vracht van een vervoerder binnenkomt, scant het dockteam elk item met een smartphone of tablet. Elk stuk wordt gekoppeld aan de exposant en de hallocatie in FP Trax, voorzien van een tijdstempel en opgeslagen. De exposant ontvangt automatisch een melding dat zijn materialen zijn aangekomen.

Volgen van ontvangstlocatie tot beursvloer

Terwijl items worden verplaatst van de ontvangstlocatie via het magazijn naar de beursvloer, wordt elke overdracht gescand. FP Trax houdt voor elk item bij wie het heeft behandeld en wanneer. Het logistieke team kan elk stuk vracht op elk moment terugvinden binnen de locatie.

Digitale overhandiging op de stand van de exposant

Wanneer de vracht de stand bereikt, bevestigt de exposant of zijn aangewezen contactpersoon de ontvangst met een digitale handtekening. Het standnummer, de tijdstempel en de identiteit van de persoon die de handtekening heeft gezet, worden allemaal vastgelegd. Vragen over ontbrekende of vertraagde items zijn direct op te lossen met het volledige overzicht.

Uitchecken en terugbrengen van gehuurde apparatuur

AV-apparatuur, scanners, meubilair en andere items die aan exposanten worden verstrekt, worden in FP Trax geregistreerd als uitleningen. Elk item is gekoppeld aan een stand met een uiterste inleverdatum. FP Trax stuurt automatisch een herinnering wanneer de deadline nadert en geeft een signaal af voor items die nog niet zijn teruggebracht voordat de locatie sluit.

Wat logistieke evenemententeams beheren met FP Trax

Vracht en materialen voor exposanten

Elke inkomende zending wordt bij aankomst geregistreerd en gevolgd van de ontvangstlocatie tot de stand van de exposant, met digitaal bewijs van overdracht bij elke stap.

Gehuurde en uitgeleende AV-apparatuur

Waardevolle items die worden uitgeleend aan exposanten worden bijgehouden met een uiterste inleverdatum, automatische herinneringen tijdens de afbraak en een volledig overzicht van wie wat had en wanneer.

Magazijnartikelen vooraf

Vracht die vóór het evenement binnenkomt, wordt bij ontvangst geregistreerd en opgeslagen. Op de opbouwdag wordt alles zonder handmatig zoekwerk doorgestuurd naar de juiste stand.

Marketingmateriaal en prototypes

Waardevolle of gevoelige items worden bij aankomst direct gemarkeerd en met voorrang verwerkt, zodat ze op tijd bij de stand zijn voordat de opbouw begint.

Gegevens over materiaalverwerking en transport

Het aantal handelingen per exposant, aankomsttijden en opslagduur worden automatisch bijgehouden tijdens het evenement en zijn eenvoudig te exporteren voor een nauwkeurig factuur of rapportage.

Niet-teruggegeven en vermiste activa

Elk item dat aan het einde van de afbouw nog niet is ingeleverd, wordt automatisch gemarkeerd. Het evenementensteam heeft direct een overzicht en kan actie ondernemen voordat het gebouw leeg is.

Waarom evenementen- en beursteams van FP Trax houden

Exacte kosten. Telt per exposant. Geen geschillen.
Geen telefoontjes. Vracht gelogd bij aankomst.
Behandelingskosten verrekend. Scan + handtekening.
AV teruggevorderd. Altijd verantwoordelijk.
Volledige zichtbaarheid. Alle leveringen, live.
Werkt op elke smartphone, inscannen en verder.
Live in enkele minuten. Overal.
Raak nooit interne of klantactiva kwijt.
Totale controle over activa. Elke levering op tijd.

Vrachtbeheer voor evenementen, beurzen en tentoonstellingslocaties

Evenementen en beurzen werken met een strakke planning. De deuren openen op een vast tijdstip en elke stand moet voor die tijd volledig opgebouwd en bevoorraad zijn. Wanneer vracht vertraagd raakt, zoek is of nergens geregistreerd staat, zijn de gevolgen direct merkbaar. Een exposant kan zijn producten niet presenteren. Een stand ziet er onafgewerkt uit. En de reputatie van de locatie en de organisator krijgt een deuk.

Het probleem zit zelden in de fysieke afhandeling zelf, maar in het ontbreken van een digitale registratie. Op een gemiddelde beurs wisselt vracht vier of vijf keer van eigenaar voordat het de stand bereikt: van de vervoerder naar de ontvangstlocatie, van daar naar het magazijn, naar de stagingarea en uiteindelijk naar de beursvloer. Al die verplaatsingen gebeuren onder tijdsdruk, op een grote locatie, met tientallen vrachtbewegingen tegelijk. Zonder een systeem dat elke stap vastlegt, is er geen manier om een specifiek item te lokaliseren, geen bewijs dat het op de juiste plek is afgeleverd en geen basis om een geschil op te lossen.

Voor locaties en aannemers die exposanten factureren voor transport en materiaalafhandeling, levert dat ook een direct financieel probleem op. Zonder gegevens per exposant zijn facturen schattingen. Exposanten ontvangen kosten die ze niet kunnen controleren en betwisten die dan ook. FP Trax lost dit op tijdens het proces zelf. Elke scan bij binnenkomst, elke verplaatsing door de hal en elke aflevering aan de stand wordt vastgelegd met een tijdstempel en gekoppeld aan de betreffende exposant. Het factureringsrapport aan het einde van het evenement laat precies zien wat er is afgehandeld, voor wie en hoe lang. Discussies over kosten worden beslecht met feiten.

Gehuurde en uitgeleende apparatuur voegt nog een extra uitdaging toe. Locaties en aannemers verstrekken regelmatig waardevolle spullen aan exposanten: scanners, AV-apparatuur, radio's, verlengsnoeren en meubilair. Bijhouden wat er weggaat en zorgen dat het terugkomt is al lastig onder normale omstandigheden. Tijdens de afbraak, wanneer honderden exposanten tegelijk aan het inpakken zijn, glippen ongeretourneerde items er snel tussendoor. FP Trax registreert elke uitgifte met een naam en een inleverdatum. Automatische herinneringen worden verstuurd voordat de afbraak begint. Aan het einde van het evenement heeft het team direct een overzicht van wat nog niet is ingeleverd en bij wie.

FP Trax wordt door locaties, aannemers en organisatoren in heel Europa gebruikt om vracht van exposanten te registreren vanaf aankomst, items te volgen op de beursvloer, overdrachten digitaal vast te leggen en facturatierapporten per exposant te genereren. Het platform werkt in de cloud, zonder installatie, op elke smartphone of tablet. Abonnementen starten vanaf 290 EUR per maand.

SERVICE VIDEO

Laat je geweldige service zien met video-inhoud van hoge kwaliteit.
Lorem ipsum dolor sit amet, consetur sadipscing elitr, sed diam nonumy

27K	1.2MIO
Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam sit amet, consetetur elitr.	Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam sit amet, consetur elitr.

Gene CernanAstronaut, Apollo 17

"Als je naar de Maan gaat en je krijgt de kans om terug te kijken naar de Aarde, dan kromt die horizon zich langzaam naar binnen en kijk je plotseling naar iets dat heel vreemd is, maar toch heel vertrouwd, omdat je de Aarde begint te zien evolueren."