Gemeenten

Distributie naar scholen, kinderdagverblijven en peuterspeelzalen

Een gemeente met 20 scholen, 15 kleuterscholen en 10 verzorgingstehuizen ontvangt elke week honderden leveringen over deze locaties. Medische voorraden, voedselleveringen, onderwijsmateriaal, schoonmaakproducten en kantoorbenodigdheden komen allemaal op verschillende punten aan en moeten bij de juiste eenheid terechtkomen zonder dat er bij elke stap handmatig moet worden gesorteerd.

FP Trax geeft elke levering een bestemmingsunit op het registratiepunt. FP Trax brengt de unitcoördinator automatisch op de hoogte en registreert de ophaalbevestiging digitaal. Managers op elke locatie zien wat er is aangekomen en wat er nog moet gebeuren zonder de centrale administratie te bellen of te wachten op een wekelijks overzicht.

Veel gemeenten werken met geconsolideerde transportroutes waarbij leveringen aan meerdere eenheden in één rit worden gecombineerd. FP Trax ondersteunt dit model. Wanneer een geconsolideerd transport aankomt, registreert FP Trax welke items zijn afgeleverd bij welke eenheid en bevestigt het ophalen op elke locatie met een digitale handtekening. De centrale administratie ziet in real-time een compleet overzicht van elke geconsolideerde levering in alle units.

Interne distributie en logistiek van administratiegebouwen

Naast externe leveringen aan scholen en verzorgingstehuizen ontvangen gemeenten grote hoeveelheden interne post, leveringen voor inkoop, IT-apparatuur en documenten binnen het hoofdkantoor en in gemeentelijke kantoren. FP Trax behandelt interne distributie met hetzelfde proces als externe leveringen: elk item wordt geregistreerd, toegewezen aan de juiste afdeling of persoon en bevestigd met een digitale handtekening.

Voor de Forvaltningschef en de administratieve leiding biedt FP Trax één overzicht van binnenkomende leveringen op alle locaties en afdelingen. Geen apart systeem voor interne post en een apart systeem voor schoolbezorging. Geen handmatige afstemming aan het einde van de maand. Elke levering, elke locatie, één record.

Het kostenplaatje voor gemeenten is duidelijk. Handmatig beheer van leveringen op 40 of meer locaties vergt veel administratietijd: sorteerbeslissingen, telefoontjes om aankomsten te bevestigen, papieren registers om in te vullen en maandelijkse reconciliatie. FP Trax vervangt dit alles door een geautomatiseerde workflow. Het personeel op het ontvangstpunt besteedt minder tijd aan sorteren. Unitmanagers besteden minder tijd aan het najagen van leveringen. De centrale administratie heeft de gegevens die ze nodig hebben zonder deze handmatig te genereren.

Alle gegevens kunnen binnen uw eigen infrastructuur worden opgeslagen. Medewerkers authenticeren zich met hun bestaande gemeentelijke referenties via Azure AD. Er hoeft geen aparte gebruikersdatabase te worden beheerd, geen nieuwe wachtwoorden te worden uitgegeven en er is geen IT-project nodig voor de livegang. Voor gemeenten die Microsoft 365 al gebruiken, is de implementatie eenvoudig.