Tapahtumat ja messut

Tapahtumat ja messut toimivat aikataulussa, joka ei jousta. Ovet aukeavat tiettynä ajankohtana, ja jokaisen näytteilleasettajan osaston on oltava täysin rakennettu ja varustettu ennen kyseistä hetkeä. Kun rahti viivästyy, on hukassa tai jää kateisiin lastauslaiturin ja messualueen välillä, seuraukset ovat välittömiä ja näkyviä. Näytteilleasettaja ei voi esitellä tuotteitaan. Osasto näyttää keskeneräiseltä. Tapahtumapaikan ja tapahtumajärjestäjän maine kärsii.

Ongelma on harvoin fyysinen käsittely vaan se, että kaikista luovutuksista ei ole digitaalista kirjausta. Tyypillisessä messutapahtumassa tavara vaihtaa omistajaa neljä tai viisi kertaa ennen kuin se saapuu osastolle: rahdinkuljettajalta vastaanottolaiturille, laiturilta messuvarastoon ja sieltä lopulta messuosastolle. Jokainen näistä siirroista tapahtuu aikapaineen alaisena suuressa tilassa, jossa kymmenien eri näytteilleasettajien rahdit liikkuvat samanaikaisesti. Ilman järjestelmää, joka kirjaa jokaisen vaiheen, ei ole mitään keinoa paikallistaa tiettyä tavaraa kuljetuksen aikana, ei mitään keinoa todistaa, että se on toimitettu oikealle osastolle, eikä mitään perustetta erimielisyyksien ratkaisemiseksi, jos sellainen tilanne syntyy.

Näyttelypaikoille ja urakoitsijoille, jotka veloittavat näytteilleasettajilta kuljetuksista ja materiaalinkäsittelystä, dokumentoinnin puute aiheuttaa suoran  laskutusongelman. Ilman näytteilleasettajakohtaisia käsittelytietoja laskut ovat arvioita. Näytteilleasettajat saavat veloituksia, joita he eivät voi todentaa, ja he kyseenalaistavat ne vastaavasti. FP Trax ratkaisee tämän ongelman. Jokainen skannaus saapumisen aikana, jokainen siirto tapahtumapaikan läpi ja jokainen toimitus osastolle luo aikaleimalla varustetun tietueen, joka liittyy tiettyyn näytteilleasettajaan. Tapahtuman lopussa laadittavasta laskutusraportista käy tarkalleen ilmi mitä, kenelle ja kuinka kauan näytteilleasettajan materiaaleja on käsitelty. Maksuja koskevat kiistat ratkaistaan tietojen perusteella neuvottelujen sijaan.

Vuokrattu ja lainattu kalusto lisää monimutkaisuutta. Tapahtumapaikat ja tapahtumaurakoitsijat antavat usein näytteilleasettajille kalliita esineitä: skannereita liidien tallentamiseen, AV-laitteita, kylmälaitteita, radiopuhelimia ja huonekaluja. Normaalioloissa on vaikeaa seurata, mitä laitteita lähetetään ja varmistaa, että ne saadaan takaisin. Messujen kaoottisessa purkuvaiheessa, kun sadat näytteilleasettajat purkavat osastojaan samanaikaisesti ja aikapaine on kova, palauttamatta jääneet tavarat jäävät helposti huomiotta. FP Trax kirjaa jokaisen näytteilleasettajan lainaamat laitteet ja esineet ja niiden palautusajan. Automaattiset muistutukset lähetetään ennen purkamisen aloittamista. Tapahtuman päättyessä tiimillä on selkeä luettelo siitä, mitä ei ole palautettu ja kenellä se on.

FP Trax -tapahtumalogistiikan seurantaohjelmistoa käyttävät tapahtumapaikat, urakoitsijat ja tapahtumajärjestäjät eri puolilla Eurooppaa kirjaamaan näytteilleasettajien rahdit kuljetusliikkeen saapumisesta, seuraamaan tavaroita näyttelytilassa, dokumentoimaan luovutukset digitaalisella toimitustodistuksella ja luomaan näytteilleasettajakohtaisia laskutusraportteja. Alusta toimii pilvipalveluna ilman paikallista asennusta, ja se toimii millä tahansa älypuhelimella tai tabletilla. FP Traxin tilauspakettien hinnat alkaen 290 € / kk.