Événements et salons

Les événements et les salons professionnels fonctionnent selon un calendrier qui n'est pas flexible. Les portes s'ouvrent à une heure fixe et le stand de chaque exposant doit être entièrement construit et approvisionné avant ce moment. Lorsque le fret est retardé, mal placé ou non comptabilisé quelque part entre le quai de chargement et la salle d'exposition, les conséquences sont immédiates et visibles. Un exposant ne peut pas présenter ses produits. Un stand semble inachevé. La réputation du site et de l'organisateur de l'événement en prend un coup.

Le problème réside rarement dans la manipulation physique. C'est l'absence d'enregistrement numérique de tous les transferts qui pose problème. Lors d'un salon typique, le fret change de mains quatre ou cinq fois avant d'atteindre le stand : du transporteur au quai, du quai à l'entrepôt d'avance, de l'entrepôt à la zone de rassemblement, et enfin jusqu'à la salle d'exposition. Chacun de ces déplacements s'effectue sous la pression du temps, dans un grand espace, avec des douzaines de marchandises d'exposants différents qui se déplacent simultanément. Sans un système enregistrant chaque étape, il n'y a aucun moyen de localiser un article spécifique en transit, aucun moyen de prouver qu'il a été livré au bon stand, et aucune base pour résoudre un litige le cas échéant.

Pour les sites et les entrepreneurs généraux qui facturent aux exposants le transport et la manutention du matériel, le manque de documentation crée un problème direct de revenus. Sans données de manutention par exposant, les factures sont des estimations. Les exposants reçoivent des factures qu'ils ne peuvent pas vérifier et les contestent en conséquence. FP Trax résout ce problème au point d'action. Chaque balayage à l'arrivée, chaque déplacement sur le site et chaque livraison au stand crée un enregistrement horodaté lié à l'exposant concerné. Le rapport de facturation à la fin de l'événement indique exactement ce qui a été traité, pour qui et pendant combien de temps. Les litiges concernant les frais sont résolus à l'aide de données plutôt que par la négociation.

Les équipements loués et prêtés ajoutent une couche de complexité supplémentaire. Les sites et les prestataires de services événementiels fournissent souvent des articles coûteux aux exposants : scanners de recherche de plomb, équipement audiovisuel, radios bidirectionnelles, multiprises et mobilier. Dans des circonstances normales, il est difficile de suivre ce qui part et de s'assurer qu'il revient. Pendant la phase chaotique de démontage d'un salon, lorsque des centaines d'exposants remballent en même temps et que la pression du temps est extrême, les articles non retournés s'échappent facilement. FP Trax enregistre chaque sortie en fonction d'un exposant et d'une date limite de retour. Des rappels automatiques sont envoyés avant le début du démontage. À la fin de l'événement, l'équipe dispose d'une liste claire des articles non retournés et des personnes qui les possèdent.

Le logiciel de suivi logistique des événements FP Trax est utilisé par des sites, des entrepreneurs généraux et des organisateurs d'événements dans toute l'Europe pour enregistrer le fret des exposants dès l'arrivée du transporteur, suivre les articles dans l'espace d'exposition, documenter les remises avec une preuve de livraison numérique et générer des rapports de facturation de transport par exposant. La plateforme fonctionne dans le nuage, sans installation locale, et sur n'importe quel smartphone ou tablette. Les forfaits commencent à partir de 290 EUR par mois.