Verteilung an Schulen, Pflegeheime und Vorschulen
Eine Gemeinde mit 20 Schulen, 15 Vorschulen und 10 Pflegeheimen erhält jede Woche Hunderte von Lieferungen an diese Standorte. Medizinisches Material, Lebensmittel, Lehrmittel, Reinigungsmittel und Büroausstattung kommen an verschiedenen Orten an und müssen ohne manuelle Sortierentscheidungen bei jedem Schritt die richtige Einheit erreichen.
FP Trax weist jeder Lieferung bei der Registrierung eine Zieleinheit zu. FP Trax benachrichtigt den Gerätekoordinator automatisch und erfasst die Abholbestätigung digital. Die Manager an jedem Standort sehen, was angekommen ist und was noch aussteht, ohne die zentrale Verwaltung anzurufen oder auf eine wöchentliche Zusammenfassung zu warten.
Viele Gemeinden betreiben Sammeltransporte, bei denen die Lieferungen an mehrere Einheiten in einer einzigen Fahrt zusammengefasst werden. FP Trax unterstützt dieses Modell. Wenn ein Sammeltransport eintrifft, zeichnet FP Trax auf, welche Artikel an welche Einheit geliefert wurden und bestätigt die Abholung an jedem Standort mit einer digitalen Unterschrift. Die zentrale Verwaltung sieht in Echtzeit eine vollständige Aufzeichnung jeder Sammellieferung über alle Einheiten hinweg.
Interne Verteilung und Logistik für Verwaltungsgebäude
Neben der externen Zustellung an Schulen und Pflegeheime erhalten die Kommunen auch große Mengen an interner Post, Beschaffungslieferungen, IT-Ausrüstung und Dokumenten innerhalb des Hauptverwaltungsgebäudes und in den verschiedenen Gemeindeämtern. FP Trax wickelt die interne Verteilung mit demselben Prozess ab wie externe Lieferungen: Jede Sendung wird registriert, der richtigen Abteilung oder Person zugeordnet und mit einer digitalen Unterschrift bestätigt.
Für den Forvaltningschef und die Verwaltungsleitung bietet FP Trax eine einzige Sicht auf die eingehenden Lieferungen über alle Standorte und Abteilungen hinweg. Es gibt kein separates System für die interne Post und ein weiteres für die Schulpost. Kein manueller Abgleich am Ende des Monats. Jede Lieferung, jeder Standort, ein Datensatz.
Der Kostenaufwand für die Kommunen ist überschaubar. Die manuelle Verwaltung von Zustellungen an 40 oder mehr Standorten erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand: Sortierentscheidungen, Telefonanrufe zur Bestätigung des Eintreffens, Ablage von Papierregistern und monatlicher Abgleich. FP Trax ersetzt all dies durch einen automatisierten Arbeitsablauf. Die Mitarbeiter an der Annahmestelle verbringen weniger Zeit mit dem Sortieren. Die Abteilungsleiter verbringen weniger Zeit mit der Nachverfolgung von Lieferungen. Die zentrale Verwaltung verfügt über die benötigten Daten, ohne sie manuell erstellen zu müssen.
Alle Daten können innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur gespeichert werden. Die Mitarbeiter authentifizieren sich mit ihren bestehenden kommunalen Anmeldedaten über Azure AD. Es muss keine separate Benutzerdatenbank verwaltet werden, es müssen keine neuen Passwörter vergeben werden und vor der Inbetriebnahme ist kein IT-Projekt erforderlich. Für Kommunen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist die Bereitstellung unkompliziert.
