Municipalités et collectivités locales

Distribution aux écoles, aux centres de soins et aux établissements préscolaires

Une municipalité comptant 20 écoles, 15 établissements préscolaires et 10 maisons de retraite reçoit chaque semaine des centaines de livraisons sur l'ensemble de ses sites. Les fournitures médicales, les livraisons de nourriture, le matériel pédagogique, les produits de nettoyage et les équipements de bureau arrivent tous à des points différents et doivent atteindre la bonne unité sans qu'il soit nécessaire de prendre des décisions de tri manuel à chaque étape.

FP Trax attribue à chaque livraison une unité de destination au point d'enregistrement. FP Trax informe automatiquement le coordinateur de l'unité et enregistre numériquement la confirmation de la collecte. Les responsables de chaque site voient ce qui est arrivé et ce qui est en attente sans avoir à appeler l'administration centrale ou à attendre un récapitulatif hebdomadaire.

De nombreuses municipalités exploitent des itinéraires de transport consolidé qui combinent les livraisons à plusieurs unités en un seul passage du véhicule. FP Trax prend en charge ce modèle. Lorsqu'un transport consolidé arrive, FP Trax enregistre quels articles ont été livrés à quelle unité et confirme l'enlèvement à chaque endroit par une signature numérique. L'administration centrale dispose en temps réel d'un enregistrement complet de chaque livraison consolidée dans toutes les unités.

Distribution interne et logistique des bâtiments administratifs

Outre les livraisons externes aux écoles et aux maisons de retraite, les municipalités reçoivent d'importants volumes de courrier interne, de livraisons d'approvisionnement, d'équipements informatiques et de documents dans le bâtiment administratif principal et dans les bureaux municipaux. FP Trax gère la distribution interne selon le même processus que les livraisons externes : chaque article est enregistré, attribué au bon service ou à la bonne personne et confirmé par une signature numérique.

Pour le Forvaltningschef et la direction de l'administration, FP Trax offre une vue unique des livraisons entrantes sur tous les sites et dans tous les services. Il n'y a pas de système séparé pour le courrier interne et un autre pour les livraisons à l'école. Pas de rapprochement manuel à la fin du mois. Chaque livraison, chaque site, un seul enregistrement.

Pour les municipalités, l'analyse des coûts est simple. La gestion manuelle des livraisons sur 40 sites ou plus nécessite un temps d'administration important : décisions de tri, appels téléphoniques pour confirmer les arrivées, registres papier à classer et rapprochement mensuel. FP Trax remplace tout cela par un flux de travail automatisé. Le personnel du point de réception passe moins de temps à trier. Les responsables d'unité passent moins de temps à courir après les livraisons. L'administration centrale dispose des données dont elle a besoin sans avoir à les générer manuellement.

Toutes les données peuvent être stockées dans votre propre infrastructure. Le personnel s'authentifie avec ses identifiants municipaux existants via Azure AD. Il n'y a pas de base de données d'utilisateurs distincte à gérer, pas de nouveaux mots de passe à créer et aucun projet informatique n'est nécessaire avant la mise en service. Pour les municipalités qui utilisent déjà Microsoft 365, le déploiement est simple.