Kunnat ja aluehallinto

Jakelu kouluihin, hoitokoteihin ja esikouluihin

Kunta, jossa on 20 koulua, 15 esikoulua ja 10 hoitokotia, saa viikoittain satoja toimituksia noihin kohteisiin. Lääketieteelliset tarvikkeet, ruokatoimitukset, opetusmateriaalit, siivoustuotteet ja toimistotarvikkeet saapuvat kaikki eri pisteisiin, ja niiden on mentävä oikeaan yksikköön ilman manuaalisia lajittelupäätöksiä jokaisessa vaiheessa.

FP Trax antaa jokaiselle toimitukselle kohdeyksikön saapumispisteessä. FP Trax ilmoittaa asiasta automaattisesti yksikön koordinaattorille ja tallentaa noutovahvistuksen digitaalisesti. Jokaisen toimipisteen esihenkilöt näkevät, mitä on saapunut ja mitä on odottamassa, soittamatta keskushallintoon tai odottamatta viikoittaista yhteenvetoa.

Monet kunnat käyttävät yhdistettyjä kuljetusreittejä, joissa toimitukset useisiin yksiköihin yhdistetään yhdeksi ajoneuvokierrokseksi. FP Trax tukee tätä mallia. Kun yhdistetty kuljetus saapuu, FP Trax kirjaa ylös, mitkä lähetykset on toimitettu mihinkin yksikköön, ja vahvistaa luovutuksen kussakin toimipisteessä digitaalisella allekirjoituksella. Keskushallinto näkee reaaliaikaisesti täydelliset tiedot jokaisesta yhdistetystä toimituksesta kaikissa yksiköissä.

Sisäinen jakelu ja hallintorakennusten logistiikka

Kouluihin ja hoitokoteihin suuntautuvien ulkoisten toimitusten lisäksi kunnat vastaanottavat suuria määriä sisäistä postia, hankintatoimituksia, IT-laitteita ja asiakirjoja päähallintorakennuksessa ja kunnan eri toimipisteissä. FP Trax hoitaa sisäisen jakelun samalla prosessilla kuin ulkoiset toimitukset: jokainen lähetys rekisteröidään, osoitetaan oikealle osastolle tai henkilölle ja vahvistetaan digitaalisella allekirjoituksella.

Hallintopäällikölle ja muulle hallinnon johdolle FP Trax tarjoaa yhden näkymän saapuvista toimituksista kaikissa toimipisteissä ja osastoissa. Ei omaa erillistä järjestelmää sisäiselle postille ja toista järjestelmää koulujen toimituksille. Ei manuaalista täsmäytystä kuukauden lopussa. Jokainen toimitus, jokainen toimipiste, yksi tietue.

Kuntien tarve kustannustehokkuuteen on suoraviivainen. Manuaalinen toimitusten hallinta 40 tai useammassa toimipisteessä vaatii huomattavan määrän hallinnollista aikaa: lajittelupäätökset, puhelut saapumisen vahvistamiseksi, paperiset rekisterit arkistoitavaksi ja kuukausittainen täsmäytys. FP Trax korvaa kaiken tämän automatisoidulla työnkululla. Vastaanottopaikan henkilökunta käyttää vähemmän aikaa lajitteluun. Yksiköiden johtajat käyttävät vähemmän aikaa toimitusten jahtaamiseen. Keskushallinto saa tarvitsemansa tiedot tuottamatta niitä manuaalisesti.

Kaikki tiedot voidaan tallentaa omaan infrastruktuuriin. Henkilöstö tunnistautuu olemassa olevilla tunnuksillaan Azure AD:n kautta. Erillistä käyttäjätietokantaa ei tarvitse hallita, uusia salasanoja ei tarvitse myöntää eikä IT-projektia tarvita ennen käyttöönottoa. Microsoft 365:tä jo käyttäville kunnille käyttöönotto on suoraviivaista.