Kommuner och regioner

Distribution till skolor, vårdhem och förskolor

En kommun med 20 skolor, 15 förskolor och 10 äldreboenden får hundratals leveranser varje vecka till alla dessa platser. Sjukvårdsartiklar, matleveranser, utbildningsmaterial, rengöringsmedel och kontorsutrustning anländer alla till olika platser och måste nå rätt enhet utan manuella sorteringsbeslut i varje steg.

FP Trax ger varje leverans en destinationsenhet vid registreringspunkten. FP Trax meddelar enhetskoordinatorn automatiskt och bekräftar upphämtningen digitalt. Cheferna på varje plats ser vad som har anlänt och vad som väntar utan att behöva ringa centraladministrationen eller vänta på en veckosammanställning.

Många kommuner har samordnade transportrutter som kombinerar leveranser till flera enheter i en enda fordonskörning. FP Trax stödjer denna modell. När en samlad transport anländer registrerar FP Trax vilka artiklar som levererats till vilken enhet och bekräftar upphämtningen på varje plats med en digital signatur. Centraladministrationen ser en fullständig förteckning över varje samlad leverans till alla enheter i realtid.

Intern distribution och logistik för administrationsbyggnader

Utöver externa leveranser till skolor och vårdhem tar kommuner emot stora volymer internpost, upphandlingsleveranser, IT-utrustning och dokument i huvudadministrationsbyggnaden och på olika kommunkontor. FP Trax hanterar intern distribution med samma process som externa leveranser: varje försändelse registreras, tilldelas rätt avdelning eller individ och bekräftas med en digital signatur.

För förvaltningschefen och förvaltningsledningen ger FP Trax en samlad bild av inkommande leveranser på alla platser och avdelningar. Inget separat system för internpost och ett annat för skolleveranser. Ingen manuell avstämning i slutet av månaden. Varje leverans, varje plats, ett och samma register.

Kostnadskalkylen för kommunerna är enkel. Manuell hantering av leveranser på 40 eller fler platser kräver mycket tid för administration: sorteringsbeslut, telefonsamtal för att bekräfta ankomster, pappersregister som ska arkiveras och månatlig avstämning. FP Trax ersätter allt detta med ett automatiserat arbetsflöde. Personalen på mottagningsplatsen lägger mindre tid på sortering. Enhetscheferna lägger mindre tid på att jaga leveranser. Centraladministrationen har de uppgifter de behöver utan att behöva generera dem manuellt.

All data kan lagras i din egen infrastruktur. Personalen autentiserar sig med sina befintliga kommunala inloggningsuppgifter via Azure AD. Det finns ingen separat användardatabas att hantera, inga nya lösenord att utfärda och inget IT-projekt som krävs före driftsättning. För kommuner som redan kör Microsoft 365 är driftsättningen enkel.