GLOSSAR
- Plattform & Technologie
- Paket- und Postabwicklung
- Asset-Tracking
- Lager & Wäscherei
- Einrichtungen & Compliance
API (Application Programming Interface)
Eine Reihe von Regeln, die es verschiedenen Softwaresystemen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren. FP Trax bietet eine REST-API, mit der Unternehmen die Plattform ohne manuelle Dateneingabe mit ihren bestehenden Tools wie ERP-, HR- oder ITSM-Systemen verbinden können.
Prüfpfad
Eine chronologische Aufzeichnung aller innerhalb eines Systems durchgeführten Aktionen, einschließlich der Angaben, wer was wann getan hat. In FP Trax dokumentiert der Prüfpfad jeden Scan, jede Übergabe und jede Statusänderung und gewährleistet so eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Paketen, Assets und Inventar.
Cloud-Software
Software, die auf Remote-Servern läuft und über das Internet aufgerufen wird, anstatt lokal auf einem Computer installiert zu sein. Cloud-Software erfordert keine Hardware-Investitionen, erhält automatische Updates und ist von jedem Gerät mit einem Browser aus zugänglich.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Software, die für die Nutzung auf mehreren Betriebssystemen ausgelegt ist. Die FP Trax-App wird sowohl auf nativen iOS- als auch auf Android-Geräten vollständig unterstützt, während das webbasierte Verwaltungs-Dashboard auf allen gängigen modernen Webbrowsern zugänglich und voll funktionsfähig ist.
Dashboard
Eine visuelle Oberfläche, die wichtige Daten und Aktivitätsübersichten an einem Ort darstellt. Das FP Trax-Dashboard bietet Facility-Managern einen Echtzeit-Überblick über Paketvolumina, den Status von Anlagen, Lagerbestände und anstehende Maßnahmen an allen Standorten.
Datensouveränität
Die Garantie, dass die Daten einer Organisation innerhalb der erforderlichen rechtlichen Zuständigkeit oder Infrastrukturgrenzen verbleiben. FP Trax unterstützt strenge Anforderungen an die Datenhoheit, indem es zusätzlich zu unserem Azure-Cloud-Hosting On-Premise-Optionen für Hochsicherheitsumgebungen anbietet.
Integration
Der Prozess der Verbindung von zwei oder mehr Softwaresystemen, damit diese Daten automatisch austauschen können. FP Trax lässt sich in Plattformen wie ServiceNow, Jira, Active Directory und Azure AD integrieren und reduziert so den Bedarf an manueller Datenübertragung zwischen den Systemen.
IoT (Internet der Dinge)
Das Netzwerk physischer Geräte, die mit Sensoren und Software ausgestattet sind, wodurch sie Daten erfassen und austauschen können. Im Facility Management ermöglicht das IoT die Echtzeit-Verfolgung von Anlagen, Paketen und Umgebungsbedingungen ohne manuelles Scannen.
Verwaltung mehrerer Standorte
Die Fähigkeit, den Betrieb über mehrere Gebäude, Etagen oder Standorte hinweg von einem einzigen System aus zu verwalten. FP Trax unterstützt Umgebungen mit mehreren Standorten und eignet sich daher für Organisationen mit mehreren Büros oder verteilten Einrichtungen.
Offline-Modus
Die Möglichkeit, ohne aktive Internetverbindung zu arbeiten. Mit der mobilen FP Trax-App können Mitarbeiter auch in Funklöchern weiterhin Artikel scannen. Die Daten werden lokal auf dem Gerät zwischengespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, wodurch ein lückenloser Prüfpfad gewährleistet wird.
Echtzeit-Verfolgung
Die kontinuierliche Live-Überwachung des Standorts und des Status eines Artikels. FP Trax bietet Echtzeit-Tracking für Pakete und Vermögenswerte, sodass Teams stets wissen, wo sich etwas befindet und wer dafür verantwortlich ist.
REST-API
Ein Standardtyp von API, der Webprotokolle nutzt, um die Kommunikation zwischen Systemen zu ermöglichen. FP Trax bietet eine REST-API, die es Entwicklern ermöglicht, benutzerdefinierte Integrationen zwischen FP Trax und anderen Plattformen im Technologie-Stack der Organisation zu erstellen.
RFID-Scannen
Der Einsatz von RFID-Technologie (Radio Frequency Identification) zur automatischen Identifizierung und Verfolgung von mit Tags versehenen Gegenständen, ohne dass eine direkte Sichtverbindung erforderlich ist. FP Trax unterstützt RFID-Scanning, um eine schnelle Bestands- und Anlagenüberprüfung zu ermöglichen, bei der mehrere mit Tags versehene Gegenstände gleichzeitig gescannt werden können. Dies verbessert die Genauigkeit und Effizienz in hoch frequentierten Umgebungen wie Lagerhäusern oder Einzelhandelsflächen erheblich und gewährleistet gleichzeitig eine lückenlose Prüfhistorie.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
Ein Sicherheitsmodell, das den Systemzugriff basierend auf der Rolle eines Benutzers innerhalb einer Organisation einschränkt. In FP Trax können Administratoren festlegen, was jeder Benutzer oder jedes Team anzeigen, bearbeiten oder exportieren darf, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur für autorisiertes Personal zugänglich sind.
SaaS (Software as a Service)
Ein Softwarebereitstellungsmodell, bei dem eine Anwendung in der Cloud gehostet wird und über ein Abonnement genutzt wird, anstatt lokal gekauft und installiert zu werden. SaaS-Produkte wie FP Trax erfordern keine Server oder IT-Wartung und erhalten automatisch kontinuierliche Updates.
SLA (Service Level Agreement)
Eine formelle Vereinbarung zwischen einem Dienstleister und einem Kunden, die das erwartete Serviceniveau definiert, einschließlich Verfügbarkeitsgarantien, Reaktionszeiten und Supportverpflichtungen. Unternehmen, die SaaS-Plattformen evaluieren, sollten vor der Unterzeichnung das SLA des Anbieters anfordern.
SSO (Single Sign-On)
Eine Authentifizierungsmethode, die es Benutzern ermöglicht, sich mit einem einzigen Satz von Anmeldedaten bei mehreren Anwendungen anzumelden. FP Trax unterstützt SSO, sodass Mitarbeiter mit ihrem bestehenden Firmen-Login auf die Plattform zugreifen können, ohne einen separaten Benutzernamen und ein separates Passwort zu benötigen.
Barcode-Scannen
Der Vorgang, bei dem ein auf einem Etikett oder einer Verpackung aufgedruckter Barcode mit einer Kamera oder einem Laserscanner gelesen wird. Im Paketmanagement wird das Scannen von Barcodes genutzt, um eingehende Sendungen schnell und genau zu erfassen und jedes Paket im System seinem Empfänger zuzuordnen.
Überwachungskette
Eine dokumentierte Aufzeichnung, aus der hervorgeht, wer einen Artikel in jeder Phase seines Weges in seinem Besitz hatte. Im Paket- und Anlagenmanagement ist eine lückenlose Überwachungskette für die Rechenschaftspflicht, die Streitbeilegung und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich.
Benutzerdefinierte Tracking-Felder
Konfigurierbare Datenfelder, die bei der Artikelregistrierung hinzugefügt werden können, um spezifischen Nachverfolgungsanforderungen gerecht zu werden. Benutzer können in FP Trax bis zu sechs zusätzliche Felder hinzufügen und dabei Freitext, Kontrollkästchen oder vordefinierte Dropdown-Menüs nutzen, um beispielsweise Bestellnummern nachzuverfolgen.
Digitale Übergabe
Der Prozess der formellen Übertragung der Verantwortung für einen Artikel von einer Person auf eine andere unter Verwendung eines digitalen Systems anstelle einer Unterschrift auf Papier. FP Trax protokolliert digitale Übergaben mit Zeitstempel und Empfängerbestätigung und ersetzt damit papierbasierte Übergabeprotokolle.
Digitale Signatur
Eine elektronische Bestätigung, mit der überprüft wird, ob ein Empfänger einen Artikel bestätigt oder angenommen hat. FP Trax erfasst digitale Signaturen zum Zeitpunkt der Paketübergabe und liefert so einen rechtsgültigen Liefernachweis ohne Papier.
Mitarbeiterportal
Ein sicheres Portal in FP Trax, über die Mitarbeitende ihre erwarteten Sendungen in Echtzeit verfolgen und ihre gesamte Lieferhistorie einsehen können.
Hybrides Zustellmodell
Ein flexibles System, das es Einrichtungen ermöglicht, Lieferungen an mehrere Endpunkte durchzuführen. Sendungen können direkt an Mitarbeitende, bestimmte Standorte (wie eine Abteilung oder die Poststelle) weitergeleitet oder in sicheren Paketstationen hinterlegt werden.
Eingangslogistik / Inbound-Logistik
Die Prozesse, die mit dem Empfang, der Bearbeitung und der Verteilung von Waren verbunden sind, die bei einer Organisation eintreffen. Für Facility-Teams umfasst die Inbound-Logistik die Verwaltung von Paketzustellungen, interner Post und Lieferungen von externen Transportunternehmen.
Last-Mile-Zustellung
Die letzte Etappe einer Lieferkette, vom Verteilpunkt bis zum Endempfänger. In einem Unternehmens- oder Campusumfeld bezieht sich die Last-Mile-Zustellung auf die interne Weiterleitung von Paketen von der Poststelle oder dem Empfang zum einzelnen Empfänger.
Briefverwaltung
Die Nachverfolgung und Weiterleitung eingehender physischer Briefe und Einschreiben innerhalb einer Organisation. FP Trax übernimmt neben der Paketverwaltung auch die Briefverwaltung und bietet ein einheitliches Protokoll aller eingehenden Sendungen, unabhängig von Format oder Zustelldienst.
Verwaltung von Paketstationen
Die Verwaltung von Paketstationssystemen, die zur Lagerung und Abholung von Paketen verwendet werden. FP Trax lässt sich mit Paketstationen kombinieren, um die Zuweisung, Benachrichtigung und Freigabe von Paketschließfächern zu automatisieren. Ständig besetzte Abholstellen sind so nicht mehr notwendig.
Poststellenmanagement
Die Organisation und Bearbeitung aller ein- und ausgehenden Postsendungen und Pakete innerhalb einer Einrichtung. Ein Poststellen-Managementsystem wie FP Trax automatisiert die Erfassung, Sortierung, Benachrichtigung der Empfänger und den Zustellnachweis in Umgebungen mit hohem Postaufkommen.
Paketverwaltung
Der durchgängige Prozess des Empfangs, der Erfassung, der Lagerung und der Verteilung von Paketen innerhalb einer Organisation. Paketverwaltungssoftware automatisiert Benachrichtigungen, Übergaben und die Berichterstellung und ersetzt manuelle Tabellenkalkulationen und Papierregister.
Paketverfolgung
Die Möglichkeit, den Standort und den Status eines Pakets während seines gesamten Weges von der Ankunft bis zur Zustellung zu überwachen. FP Trax bietet eine interne Paketverfolgung vom Zeitpunkt des Eingangs in der Poststelle oder am Empfang bis zur bestätigten Übergabe an den Empfänger.
Zustellnachweis (POD)
Eine Aufzeichnung, die bestätigt, dass ein Paket oder ein Artikel vom vorgesehenen Empfänger erhalten wurde. FP Trax erstellt einen digitalen Liefernachweis einschließlich Zeitstempel, Empfängername und optionaler Unterschrift und ersetzt damit die papierbasierte Lieferbestätigung.
Sendungszusammenfassung (Bündelung)
Eine Funktion, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Sendungen zu empfangen und zu einer einzigen Sendung zu „bündeln“. Dies reduziert den Scan-Aufwand für den Benutzer und stellt sicher, dass der Empfänger nur eine zusammengefasste Benachrichtigung erhält.
QR-Code
Ein zweidimensionaler Barcode, der mit einer Smartphone-Kamera oder einem Scanner gescannt werden kann, um Informationen abzurufen. QR-Codes werden in FP Trax zur Identifizierung von Paketen, Gegenständen und Paketschließfächern verwendet und ermöglichen ein schnelles Scannen ohne spezielle Hardware.
Paketstationen
Ein elektronisch gesteuerter Aufbewahrungsschrank, in dem Pakete ohne Hilfe des Personals hinterlegt und abgeholt werden können. Empfänger erhalten per E-Mail oder SMS einen eindeutigen Code oder QR-Code und öffnen damit das ihnen zugewiesene Fach.
Asset
Jeder physische Gegenstand im Besitz einer Organisation, der einen Wert hat und nachverfolgt werden muss. Zu den Assets zählen IT-Ausrüstung, medizinische Geräte, Möbel, Werkzeuge, Fahrzeuge und Maschinen. Die Nachverfolgung von Vermögenswerten stellt sicher, dass diese während ihres gesamten Lebenszyklus gewartet, lokalisiert und erfasst werden.
Asset-Lifecylce
Die Phasen, die ein Vermögenswert von der Anschaffung bis zur Entsorgung durchläuft. Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Assets umfasst Beschaffung, Inbetriebnahme, Wartung und Außerbetriebnahme. FP Trax verfolgt Assets in jeder Phase, reduziert Verluste und unterstützt die Wartungsplanung.
Asset Management
Der systematische Prozess der Nachverfolgung, Wartung und Optimierung der Assets einer Organisation. Ein effektives Asset Management reduziert Verluste, verlängert die Lebensdauer von Assets, verbessert die Compliance und liefert ein genaues Verzeichnis dessen, was die Organisation besitzt und wo sich die Assets befinden.
Asset-Tracking
Der Einsatz von Technologie zur Überwachung von Standort, Status und Zuordnung physischer Assets in Echtzeit. FP Trax nutzt das Scannen von Barcodes und QR-Codes, um Assets an einem oder mehreren Standorten zu verfolgen, und stellt Teams so ein stets aktuelles Verzeichnis zur Verfügung.
CAFM (Computer-Aided Facilities Management)
Software, die die Planung, Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden und deren Inhalt unterstützt. CAFM-Systeme vereinen in der Regel Raummanagement, Asset-Tracking, Instandhaltungsplanung und Berichterstellung auf einer einzigen Plattform.
CMMS (Computerized Maintenance Management System)
Software, die Instandhaltungsmaßnahmen für Geräte und Anlagen verwaltet, einschließlich der Planung vorbeugender Wartungsarbeiten, der Erfassung von Reparaturen und der Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen. FP Trax unterstützt die Instandhaltungsplanung als Teil seines Asset-Tracking-Moduls.
EAM (Enterprise Asset Management)
Ein umfassenderer Bereich, der das gesamte Lebenszyklusmanagement physischer Assets in einer Organisation abdeckt und häufig auch finanzielle und Compliance-Aspekte einbezieht. EAM-Systeme kommen in der Fertigung, im Gesundheitswesen und im öffentlichen Sektor zum Einsatz.
Sachanlagen (Fixed Assets)
Physische Vermögensgegenstände im Besitz einer Organisation, die nicht zum Verkauf bestimmt sind, wie z. B. Maschinen, IT-Ausrüstung oder Möbel. Sachanlagen werden zu Buchhaltungs-, Versicherungs- und Compliance-Zwecken nachverfolgt, und FP Trax bietet ein digitales Echtzeit-Register dafür.
Vorbeugende Wartung
Planmäßige Wartung von Anlagen, die vor dem Auftreten eines Ausfalls durchgeführt wird, basierend auf Zeitintervallen oder Nutzungsschwellenwerten. Mit FP Trax können Organisationen Wartungspläne festlegen und automatische Benachrichtigungen erhalten, wenn Anlagen zur Inspektion oder Wartung anstehen.
Werkzeugverfolgung
Die Nachverfolgung von Werkzeugen und Ausrüstung, um sicherzustellen, dass diese verfügbar sind, korrekt zugewiesen werden und nach Gebrauch zurückgegeben werden. Die Werkzeugverfolgung mit FP Trax verhindert Verluste, senkt Ersatzkosten und verbessert die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften in Bereichen wie Bauwesen, Fertigung und Facility Management.
Arbeitsauftrag
Eine formelle Anweisung zur Durchführung einer Wartungs-, Reparatur- oder Inspektionsaufgabe an einem Asset. Arbeitsaufträge werden Technikern zugewiesen und bis zur Fertigstellung nachverfolgt. FP Trax verknüpft Arbeitsaufträge mit Anlagendaten und bietet so eine vollständige Wartungshistorie für jeden Artikel.
Verbrauchsmaterial
Artikel, die verbraucht werden und regelmäßig nachgefüllt werden müssen, wie z. B. Reinigungsmittel, PSA, Bürobedarf oder medizinische Verbrauchsmaterialien. Die Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien über ein Bestandsverwaltungssystem verhindert Lieferengpässe und reduziert unnötige Überbestellungen.
Digitale Entnahme
Unser Verfahren zur elektronischen Erfassung der Entnahme eines Artikels aus dem Bestand, um eine aktuelle digitale Historie zu erstellen und ungeklärte Verluste zu verhindern.
Digitales Bestandsregister
Ein Echtzeitprotokoll, das sicherstellt, dass der physische Bestand mit der Bilanz übereinstimmt, und es Unternehmen ermöglicht, sofort Berichte für Compliance-Zwecke und Audits zu erstellen.
Interne Kostenverrechnung
Die Nachverfolgung der Bestandsnutzung durch bestimmte Personen oder Abteilungen, wodurch eine sachliche Grundlage geschaffen wird, um die Beschaffungskosten fair aufzuteilen, anstatt sie zentral zu tragen.
Bestandsverwaltung
Der Prozess der Verfolgung von Menge, Standort und Bewegung von Waren und Verbrauchsmaterialien innerhalb einer Organisation. Das Bestandsmanagement mit FP Trax bietet Teams einen Live-Überblick über Lagerbestände, Verbrauchsraten und Nachbestellbedarf an einem oder mehreren Standorten.
Wäschereimanagement
Die Nachverfolgung und Verwaltung von Textilien wie Uniformen, Wäsche und Arbeitskleidung über ihren gesamten Nutzungszyklus hinweg. FP Trax erfasst Artikel beim Ein- und Ausgang, protokolliert Besitz und Waschzyklen und bietet einen Überblick über den Textilbestand. Wird häufig im Gesundheitswesen, im Gastgewerbe und in industriellen Umgebungen eingesetzt.
Wäschemanagement
Ein Teilbereich des Wäschereimanagements, der sich speziell auf Bettwäsche, Handtücher und ähnliche Textilien konzentriert. Das Wäschemanagement ist in Krankenhäusern und Hotels von entscheidender Bedeutung, wo aus regulatorischen und betrieblichen Gründen die Einhaltung von Hygienestandards und genaue Bestandszahlen erforderlich sind.
Nachbestellschwelle
Der Mindestbestand, der eine Nachbestellungswarnung oder eine Bestellung auslöst. Die Festlegung von Nachbestellschwellen in FP Trax stellt sicher, dass Vorräte aufgefüllt werden, bevor sie zur Neige gehen, und verhindert so Betriebsstörungen durch Bestandslücken.
Bestandsmenge
Die aktuelle Menge eines bestimmten Artikels, die an einem bestimmten Standort vorrätig ist. FP Trax verfolgt die Bestandsmengen in Echtzeit und aktualisiert sie automatisch, sobald Artikel ausgegeben, empfangen oder zurückgegeben werden.
Textil-Tracking
Die Überwachung einzelner Kleidungsstücke oder Textilartikel mithilfe von Etiketten, Barcodes oder RFID-Tags. Das Textil-Tracking in FP Trax stellt sicher, dass Uniformen und Arbeitskleidung den richtigen Mitarbeitern zugewiesen, termingerecht gewaschen und bei Bedarf zurückgegeben oder ersetzt werden.
Unbemannte Lagerung
Eine automatisierte Hard- und Softwarelösung, die die Ausgabe und Rückgabe von Arbeitskleidung und Textilien rund um die Uhr ermöglicht, ohne dass personalbesetzte Lagerstätten erforderlich sind.
Tracking von Arbeitskleidung
Die kontinuierliche Echtzeit-Überwachung des Standorts, der Zuordnung und der vollständigen Nutzungshistorie eines einzelnen Kleidungsstücks.
Einblick in die Lebensdauer von Textilien
Daten zu Nutzung und Waschzyklen einzelner Artikel, um die Qualitätskontrolle sicherzustellen und den Wertverlust zu verwalten.
Compliance
Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Branchenstandards oder internen Richtlinien. Im Facility Management bezieht sich Compliance auf Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen, Aufzeichnungen zur Anlagenwartung, Datenschutz und Auditbereitschaft.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einer Organisation und einem Datenverarbeiter (z. B. einem SaaS-Anbieter), der festlegt, wie personenbezogene Daten behandelt werden. Gemäß der DSGVO müssen Organisationen mit jedem Dritten, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet, einen AVV abgeschlossen haben.
Datenaufbewahrungsort
Der physische oder geografische Standort, an dem die Daten einer Organisation gespeichert und verarbeitet werden. Viele Organisationen, insbesondere im öffentlichen Sektor und im Gesundheitswesen, verlangen, dass Daten in bestimmten Ländern oder Regionen gespeichert werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die Daten von FP Trax werden in europäischen Rechenzentren gehostet.
Facility Management (FM)
Das integrierte Management von Gebäuden, Infrastruktur und Support-Dienstleistungen zur Gewährleistung einer sicheren, funktionalen und effizienten Arbeitsumgebung. FM umfasst Instandhaltung, Reinigung, Sicherheit, Raumplanung sowie die Nachverfolgung von Sendungen und Paketen innerhalb einer Einrichtung.
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Die Verordnung der Europäischen Union, die die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Jede Software, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, muss der DSGVO entsprechen. FP Trax ist so konzipiert, dass es den Anforderungen der DSGVO entspricht.
Übergabeprotokoll
Ein festgelegter Prozess zur Übertragung der Verantwortung für einen Gegenstand, einen Raum oder eine Aufgabe von einer Person oder einem Team auf eine andere. Ein dokumentiertes Übergabeprotokoll gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und verringert das Risiko, dass Gegenstände verloren gehen oder Verantwortlichkeiten nicht anerkannt werden.
Service Level Agreement (SLA)
Eine formelle Vereinbarung zwischen einem Dienstleister und einem Kunden, die das erwartete Serviceniveau definiert, einschließlich Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Support. Siehe auch: SLA unter „Plattform & Technologie“.