GLOSSAIRE

API (interface de programmation d’applications)

Ensemble de règles permettant à différents systèmes logiciels de communiquer entre eux. FP Trax propose une API REST permettant aux organisations de connecter la plateforme à leurs outils existants, tels que les systèmes ERP, RH ou ITSM, sans saisie manuelle de données.

Piste d’audit

Enregistrement chronologique de toutes les actions effectuées dans un système, incluant qui a fait quoi et quand. Dans FP Trax, la piste d’audit documente chaque scan, chaque remise et chaque changement d’état, permettant une traçabilité complète des colis, des actifs et des mouvements d’inventaire.

Logiciel en nuage

Logiciel hébergé sur des serveurs distants et accessible via Internet, plutôt qu’installé localement sur un ordinateur. Les logiciels en nuage ne nécessitent aucun investissement matériel, reçoivent des mises à jour automatiques et sont accessibles depuis n’importe quel appareil disposant d’un navigateur.

Compatibilité multiplateforme

Logiciel conçu pour fonctionner sur plusieurs systèmes d’exploitation. L’application mobile FP Trax est entièrement prise en charge sur iOS et Android, tandis que le tableau de bord web est accessible et pleinement fonctionnel sur tous les principaux navigateurs modernes.

Tableau de bord

Interface visuelle présentant des données clés et des résumés d’activité en un seul endroit. Le tableau de bord FP Trax offre aux gestionnaires d’installations une vue en temps réel des volumes de colis, de l’état des actifs, des niveaux d’inventaire et des actions en cours sur tous les sites.

Souveraineté des données

Garantie que les données d’une organisation restent dans sa juridiction ou son infrastructure. FP Trax répond aux exigences de souveraineté des données en proposant des options de déploiement sur site pour les environnements hautement sécurisés, en complément de l’hébergement cloud Azure.

Intégration

Processus consistant à connecter deux ou plusieurs systèmes logiciels afin qu’ils partagent automatiquement des données. FP Trax s’intègre à des plateformes telles que ServiceNow, Jira, Active Directory et Azure AD, réduisant ainsi les transferts manuels de données.

IoT (Internet des objets)

Réseau d’appareils physiques équipés de capteurs et de logiciels leur permettant de collecter et d’échanger des données. Dans la gestion des installations, l’IoT permet le suivi en temps réel des actifs, des colis et des conditions environnementales sans scan manuel.

Gestion multisite

Capacité à gérer des opérations sur plusieurs bâtiments, étages ou sites depuis un seul système. FP Trax prend en charge les environnements multisites, adaptés aux organisations disposant de campus, de bureaux multiples ou d’installations distribuées.

Mode hors ligne

Capacité à fonctionner sans connexion Internet active. L’application mobile FP Trax permet de continuer les scans même en zone sans réseau. Les données sont mises en cache localement et se synchronisent automatiquement dès le retour de la connexion, garantissant une piste d’audit continue.

Suivi en temps réel

Suivi continu et en direct de l’emplacement et de l’état d’un article. FP Trax assure un suivi en temps réel des colis et des actifs, permettant aux équipes de savoir en permanence où se trouve un objet et qui en est responsable.

API REST

Type d’API standard utilisant des protocoles web pour permettre la communication entre systèmes. FP Trax fournit une API REST permettant de créer des intégrations personnalisées avec d’autres plateformes d’entreprise.

Scanner RFID

Technologie d’identification par radiofréquence permettant d’identifier et de suivre automatiquement des articles étiquetés sans visibilité directe. FP Trax prend en charge la RFID pour permettre un inventaire rapide et sans contact, avec lecture simultanée de plusieurs articles et une traçabilité complète.

Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)

Modèle de sécurité qui restreint l’accès au système selon le rôle de l’utilisateur dans l’organisation. Dans FP Trax, les administrateurs définissent ce que chaque utilisateur peut voir, modifier ou exporter, garantissant un accès sécurisé aux données sensibles.

SaaS (Software as a Service)

Modèle de fourniture logicielle où l’application est hébergée dans le cloud et accessible par abonnement. Les solutions SaaS comme FP Trax ne nécessitent ni serveurs ni maintenance locale et bénéficient de mises à jour continues automatiques.

SLA (Service Level Agreement)

Accord formel entre un fournisseur et un client définissant le niveau de service attendu, incluant disponibilité, temps de réponse et support. Les organisations évaluant des solutions SaaS doivent examiner le SLA avant contractualisation.

SSO (Single Sign-On)

Méthode d’authentification permettant d’accéder à plusieurs applications avec un seul jeu d’identifiants. FP Trax prend en charge le SSO, permettant aux utilisateurs de se connecter avec leurs identifiants d’entreprise existants sans mot de passe supplémentaire.

Lecture de codes-barres

Processus consistant à utiliser une caméra ou un scanner laser pour lire un code-barres imprimé sur une étiquette ou un colis. Dans la gestion des colis, la lecture des codes-barres est utilisée pour enregistrer les livraisons entrantes de manière rapide et précise, en reliant chaque colis à son destinataire dans le système.

Chaîne de possession

Un enregistrement documenté montrant qui a été en possession d'un article à chaque étape de son voyage. Dans la gestion des colis et des biens, une chaîne de possession complète est essentielle pour la responsabilité, la résolution des litiges et la conformité.

Champs de suivi personnalisés

Champs de données configurables qui peuvent être ajoutés lors de l'enregistrement de l'article pour répondre à des besoins de suivi spécifiques. Les utilisateurs peuvent ajouter jusqu'à six champs supplémentaires, en utilisant du texte libre, des cases à cocher ou des listes déroulantes prédéfinies pour suivre des éléments tels que les numéros de commande.

Transfert numérique

Processus de transfert formel de la responsabilité d'un élément d'une personne à une autre en utilisant un système numérique plutôt qu'une signature sur papier. FP Trax enregistre les remises numériques avec un horodatage et une confirmation du destinataire, remplaçant ainsi les registres de livraison sur papier.

Signature numérique

Confirmation électronique utilisée pour vérifier qu'un destinataire a accusé réception ou accepté un article. FP Trax enregistre les signatures numériques au moment de la remise du colis, fournissant ainsi une preuve de livraison juridiquement valable sans papier.

Portail des employés

Une interface sécurisée qui permet aux employés de suivre en temps réel les envois qu'ils attendent et de consulter l'historique complet de leurs livraisons.

Modèle de livraison hybride

Un système flexible qui permet aux établissements d'effectuer des livraisons à partir de plusieurs points d'extrémité. Les articles peuvent être acheminés directement aux employés, à des endroits spécifiques (comme un service ou une salle de courrier), ou déposés dans des casiers intelligents sécurisés.

Logistique interne

Les processus impliqués dans la réception, la manipulation et la distribution des marchandises arrivant dans une organisation. Pour les équipes chargées des installations, la logistique entrante comprend la gestion des livraisons de colis, du courrier interne et des fournitures provenant de transporteurs externes.

Livraison du dernier kilomètre

L'étape finale d'un trajet de livraison, d'un point de distribution au destinataire final. Dans une entreprise ou un campus, la livraison du dernier kilomètre fait référence à l'acheminement interne des colis depuis la salle de courrier ou la réception jusqu'au destinataire individuel.

Gestion du courrier

Le suivi et l'acheminement des lettres physiques et des envois recommandés entrants au sein d'une organisation. FP Trax prend en charge la gestion des lettres en même temps que celle des colis, en fournissant un registre unique de tout le courrier entrant, quel que soit le format ou le transporteur.

Gestion des casiers

L'administration des systèmes de casiers intelligents utilisés pour le stockage et la collecte des colis. FP Trax s'intègre au matériel des casiers intelligents pour automatiser l'affectation, la notification et la libération des casiers, supprimant ainsi la nécessité de disposer de points de collecte dotés de personnel.

Gestion des salles de courrier

L'organisation et le traitement de l'ensemble du courrier et des colis entrants et sortants au sein d'un établissement. Un système de gestion du courrier tel que FP Trax automatise l'enregistrement, le tri, la notification des destinataires et la preuve de livraison dans les environnements à fort volume de courrier.

Gestion des colis

Processus de bout en bout de réception, d'enregistrement, de stockage et de distribution des colis au sein d'une organisation. Le logiciel de gestion des colis automatise les notifications, les remises et les rapports, remplaçant ainsi les feuilles de calcul manuelles et les registres papier.

Suivi des colis

La capacité de suivre l'emplacement et le statut d'un colis tout au long de son parcours, de l'arrivée à la livraison. FP Trax assure le suivi interne des colis depuis leur réception dans la salle de courrier ou à la réception jusqu'à la remise confirmée au destinataire.

Preuve de livraison (POD)

Enregistrement confirmant qu'un colis ou un article a été reçu par le destinataire prévu. FP Trax génère une preuve de livraison numérique comprenant l'horodatage, le nom du destinataire et une signature facultative, remplaçant ainsi la confirmation de livraison sur papier.

Consolidation des envois (regroupement)

Fonction qui permet aux utilisateurs de recevoir et de "regrouper" plusieurs articles en un seul envoi. Cette fonction réduit le nombre de scans nécessaires à l'utilisateur et garantit que le destinataire ne recevra qu'une seule notification combinée.

Code QR

Code-barres bidimensionnel qui peut être scanné par l'appareil photo ou le scanner d'un smartphone pour extraire des informations. Les codes QR sont utilisés dans FP Trax pour identifier les colis, les biens et les casiers, permettant une lecture rapide sans matériel spécialisé.

Casier intelligent

Unité de stockage contrôlée électroniquement qui permet de déposer et de récupérer des colis sans l'aide du personnel. Les destinataires reçoivent un code unique ou un code QR par e-mail ou SMS et l'utilisent pour ouvrir le compartiment du casier qui leur a été attribué.

Actif

Tout objet physique appartenant à une organisation, ayant une valeur et nécessitant un suivi. Les actifs comprennent les équipements informatiques, les dispositifs médicaux, le mobilier, les outils, les véhicules et les machines. Le suivi des actifs permet de s’assurer qu’ils sont entretenus, localisés et comptabilisés tout au long de leur cycle de vie.

Cycle de vie des actifs

Ensemble des étapes qu’un actif traverse depuis son acquisition jusqu’à sa mise au rebut. La gestion du cycle de vie des actifs comprend l’acquisition, le déploiement, la maintenance et la mise hors service. FP Trax assure le suivi des actifs à chaque étape, ce qui permet de réduire les pertes et de faciliter la planification de la maintenance.

Gestion des actifs

Processus systématique de suivi, de maintenance et d’optimisation des actifs physiques d’une organisation. Une gestion efficace des actifs réduit les pertes, prolonge leur durée de vie, améliore la conformité et fournit un registre précis de ce que l’organisation possède et de l’endroit où cela se trouve.

Suivi des actifs

Utilisation de la technologie pour surveiller en temps réel l’emplacement, l’état et l’affectation des actifs physiques. FP Trax utilise la lecture de codes-barres et de codes QR pour suivre les biens sur un ou plusieurs sites, offrant ainsi aux équipes d’installations un registre toujours à jour.

CAFM (gestion assistée par ordinateur des installations)

Logiciel prenant en charge la planification, la gestion et la maintenance des bâtiments et de leurs équipements. Les systèmes CAFM combinent généralement la gestion des espaces, le suivi des actifs, la planification de la maintenance et le reporting au sein d’une plateforme unique.

GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur)

Logiciel de gestion des opérations de maintenance des équipements et des actifs, incluant la planification de la maintenance préventive, l’enregistrement des réparations et le suivi des ordres de travail. FP Trax prend en charge la planification de la maintenance dans le cadre de son module de gestion des actifs.

EAM (Enterprise Asset Management)

Approche globale couvrant la gestion du cycle de vie complet des actifs physiques au sein d’une organisation, incluant souvent des dimensions financières et de conformité. Les systèmes EAM sont largement utilisés dans l’industrie, la santé et le secteur public.

Actifs fixes

Actifs physiques durables appartenant à une organisation et non destinés à la vente, tels que les machines, équipements informatiques ou mobilier. Les actifs fixes sont suivis à des fins comptables, d’assurance et de conformité. FP Trax fournit un registre numérique en temps réel de ces actifs.

Maintenance préventive

Maintenance planifiée des actifs avant qu’une panne ne survienne, basée sur des intervalles de temps ou des seuils d’utilisation. FP Trax permet de définir des calendriers de maintenance et d’envoyer des alertes automatiques lorsque les actifs doivent être inspectés ou entretenus.

Suivi des outils

Suivi des outils et équipements afin de garantir leur disponibilité, leur affectation correcte et leur restitution après utilisation. Ce suivi permet de réduire les pertes, diminuer les coûts de remplacement et améliorer la conformité en matière de sécurité dans les environnements industriels et techniques.

Ordre de travail

Instruction formelle de réaliser une tâche de maintenance, de réparation ou d’inspection sur un actif. Les ordres de travail sont attribués aux techniciens et suivis jusqu’à leur achèvement. FP Trax les relie aux enregistrements des actifs, offrant ainsi un historique complet de maintenance pour chaque élément.

Consommables

Articles utilisés et nécessitant un réapprovisionnement régulier, tels que les produits de nettoyage, les EPI, la papeterie ou les fournitures médicales. Le suivi des consommables via un système de gestion des stocks permet d’éviter les ruptures et de réduire les commandes excessives inutiles.

Sortie numérique

Processus d’enregistrement électronique du retrait d’un article de l’inventaire afin de créer un historique numérique en temps réel et d’éviter les pertes non comptabilisées.

Registre d’inventaire numérique

Registre en temps réel garantissant que le stock physique correspond aux données système, permettant aux organisations de générer des rapports instantanés pour la conformité et les audits.

Allocation des coûts internes

Suivi de l’utilisation des stocks par personne ou par service, fournissant une base factuelle pour répartir équitablement les coûts d’approvisionnement plutôt que de les centraliser.

Gestion des stocks

Processus de suivi de la quantité, de l’emplacement et du mouvement des marchandises et fournitures au sein d’une organisation. La gestion des stocks dans FP Trax offre aux équipes d’installations une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les taux d’utilisation et les besoins de réapprovisionnement sur un ou plusieurs sites.

Gestion du linge

Suivi et gestion des textiles tels que les uniformes, le linge et les vêtements de travail tout au long de leur cycle d’utilisation. FP Trax enregistre les articles en circulation et hors circulation, suit les affectations et les cycles de lavage, et fournit une vue d’ensemble du stock textile. Ce système est couramment utilisé dans les secteurs de la santé, de l’hôtellerie et de l’industrie.

Gestion du linge (linge de lit)

Sous-ensemble de la gestion du linge centré sur le linge de lit, les serviettes et textiles associés. Elle est essentielle dans les hôpitaux et les hôtels où les exigences d’hygiène et de conformité imposent une gestion précise des stocks.

Seuil de réapprovisionnement

Niveau minimum de stock déclenchant une alerte ou une commande de réapprovisionnement. La configuration de seuils dans FP Trax garantit que les fournitures sont renouvelées avant rupture, évitant ainsi les interruptions opérationnelles.

Niveau de stock

Quantité actuelle d’un article spécifique disponible à un emplacement donné. FP Trax met à jour les niveaux de stock en temps réel à mesure que les articles sont distribués, reçus ou retournés.

Suivi des textiles

Suivi individuel des vêtements ou textiles à l’aide d’étiquettes, de codes-barres ou de tags RFID. Dans FP Trax, cela permet d’assurer l’affectation correcte des uniformes, leur lavage dans les délais et leur remplacement si nécessaire.

Stockage sans personnel

Solution combinant matériel et logiciel permettant la distribution et la récupération de vêtements et textiles 24h/24 et 7j/7, sans nécessité de personnel sur site.

Suivi des vêtements de travail

Suivi en temps réel de l’emplacement, de l’affectation et de l’historique d’utilisation d’un vêtement individuel.

Aperçu du cycle de vie des textiles

Données collectées sur l’utilisation et les cycles de lavage des articles individuels afin d’assurer le contrôle qualité et de gérer leur dépréciation.

Conformité

Processus consistant à respecter les lois, réglementations, normes industrielles ou politiques internes. Dans la gestion des installations, la conformité couvre les exigences en matière de santé et de sécurité, les registres de maintenance des actifs, la protection des données et la préparation aux audits.

Accord sur le traitement des données (ATD)

Contrat juridiquement contraignant entre une organisation et un sous-traitant de données (tel qu’un fournisseur SaaS) définissant la manière dont les données personnelles sont traitées. En vertu du RGPD, les organisations doivent mettre en place un ATD avec tout tiers traitant des données personnelles en leur nom.

Résidence des données

Emplacement physique ou géographique où les données d’une organisation sont stockées et traitées. De nombreuses organisations, notamment dans le secteur public et la santé, exigent que les données soient hébergées dans des pays ou régions spécifiques afin de répondre aux exigences réglementaires. Les données de FP Trax sont hébergées dans des centres de données européens.

Gestion des installations (FM)

Gestion intégrée des bâtiments, des infrastructures et des services de support afin de garantir un environnement de travail sûr, fonctionnel et efficace. Le FM couvre la maintenance, le nettoyage, la sécurité, l’aménagement des espaces ainsi que le suivi des actifs et des ressources au sein d’une organisation.

RGPD (Règlement général sur la protection des données)

Règlement de l’Union européenne régissant la collecte, le stockage et le traitement des données personnelles. Tout logiciel traitant des données de résidents de l’UE doit être conforme au RGPD. FP Trax est conçu pour respecter les exigences du RGPD.

Protocole de transfert

Processus défini permettant de transférer la responsabilité d’un article, d’un espace ou d’une tâche d’une personne ou d’une équipe à une autre. Un protocole de transfert documenté garantit la responsabilité et réduit le risque de pertes ou d’éléments non attribués.

Accord de niveau de service (SLA)

Accord formel entre un fournisseur de services et un client définissant le niveau de service attendu, incluant la disponibilité, les temps de réponse et le support. Voir également : SLA dans la section Plateforme et technologie.