Aperçu du produit
FP Trax pourrait être la solution de suivi idéale.
FP Trax est un logiciel en nuage qui permet de suivre les colis, les biens et les livraisons au sein de votre organisation. Numérisation mobile. Notifications automatiques. Pas de feuilles de calcul. Toutes les fonctionnalités de base sont incluses dans tous les forfaits. Forfaits à partir de 290 €/mois.
Caractéristiques de base
Toutes les fonctionnalités de base sont incluses dans tous les plans. Le prix des plans est calculé en fonction du nombre d'articles
Recevez, enregistrez et traitez chaque livraison entrante dès son arrivée dans votre entreprise.
Scannez le code-barres du transporteur ou le numéro de suivi à l'aide d'un scanner portable, d'une tablette ou d'un téléphone mobile : FP Trax identifie automatiquement le transporteur, fait correspondre le destinataire à partir de votre répertoire de contacts et crée un enregistrement complet de l'article en quelques secondes.
Marquez les articles comme étant endommagés au point d'enregistrement. Ajoutez des photos, des commentaires et jusqu'à six champs personnalisés par article, tels que des numéros de commande, des codes de projet ou des références de service.
Imprimer une étiquette interne formatée directement à partir de l'écran d'enregistrement, la mise en page de l'étiquette et les champs de données étant entièrement configurables.
Les livraisons peuvent passer par un nombre quelconque d'étapes de statut jusqu'à ce que l'article atteigne son destinataire final, chaque mise à jour étant enregistrée et horodatée automatiquement.
FP Trax utilise un système de statut et de flux de travail configurable afin que chaque article suive le parcours exact requis par votre activité.
Créez autant de statuts que vous le souhaitez : reçu, en route, à la réception de l'étage, en attente de livraison, livré, livraison échouée et toute autre étape personnalisée propre à votre organisation.
Un article peut changer de statut et d'emplacement un nombre illimité de fois entre son arrivée et sa livraison finale, ce qui permet de modéliser des trajets complexes tels que le quai de réception central, la cage à colis, la réception à l'étage et le bureau.
Chaque changement de statut est horodaté, enregistré dans le dossier de l'article et peut déclencher une notification automatique au destinataire ou à l'expéditeur.
Configurez différents flux de travail pour différents types d'articles, tels que les colis, les envois recommandés et les biens.
L'application mobile comprend un mode hors ligne : les opérateurs peuvent enregistrer, traiter et livrer des envois sans connexion réseau et toutes les données sont synchronisées automatiquement lorsque la connexion est rétablie.
Toute la configuration du flux de travail est gérée à partir du panneau de configuration par vos propres administrateurs, sans qu'aucune assistance informatique ou intervention d'un développeur ne soit nécessaire.
FP Trax envoie des notifications automatiques par courrier électronique aux destinataires et aux expéditeurs dès qu'un statut d'article change.
Il est possible de configurer un nombre illimité de modèles de notification, un pour chaque combinaison de type d'article et de statut, de sorte qu'un colis au point de réception déclenche un message différent que le même colis lorsqu'il est placé dans un casier ou livré sur un bureau.
Les modèles utilisent des balises de données dynamiques qui intègrent dans le corps de l'e-mail les informations relatives à l'objet : numéro de suivi, type d'objet, expéditeur, lieu actuel, transporteur et instructions de collecte.
Pour les livraisons de casiers, la notification inclut automatiquement le code PIN personnel du destinataire ou le code QR pour la porte du casier.
Des rappels sont envoyés à des intervalles configurables lorsqu'un colis n'a pas été retiré dans un délai déterminé. Le nom de l'expéditeur et l'adresse de réponse peuvent être configurés par modèle.
Prenez des photos des articles à tout moment de leur parcours : à l'arrivée pour documenter l'état, à chaque mise à jour du statut pour confirmer l'emplacement et à la remise pour créer une preuve de livraison. Les photos sont stockées en permanence dans le dossier de l'article, avec l'historique complet du statut. Les signatures numériques sont collectées à l'écran lorsqu'un destinataire se présente à la réception ou lorsqu'une livraison est effectuée à un bureau ou à un endroit spécifique, tant dans l'application web que dans l'application mobile. Chaque photo et signature est conservée en permanence et peut être retrouvée à tout moment en recherchant l'article. Une preuve de livraison signée au format PDF peut être générée, téléchargée ou envoyée par courrier électronique directement à partir de l'enregistrement de l'article dans l'application web, y compris les détails de l'article, l'historique de l'état, l'image de la signature et toutes les photos prises lors de la livraison.
Effectuez une recherche dans l'historique complet de vos envois sur tous les sites en utilisant n'importe quelle combinaison de paramètres : numéro de suivi, destinataire, expéditeur, transporteur, type d'envoi, statut, indicateur de dommage, plage de dates ou n'importe quel champ de référence personnalisé.
La recherche en texte libre est disponible à la fois dans l'application web et dans l'application mobile pour des recherches rapides sans avoir à définir de filtres.
Chaque enregistrement d'article présente l'historique complet du statut avec les horodatages et les données de localisation, ainsi que toutes les photos, signatures et commentaires ajoutés tout au long de son parcours.
Les résultats de la recherche peuvent être exportés vers Excel ou CSV en un seul clic, avec une option d'exportation étendue qui inclut tous les champs personnalisés et l'historique complet de l'état de l'objet.
Les tableaux de bord de l'application web montrent en un coup d'œil les volumes quotidiens, hebdomadaires et mensuels des envois reçus, livrés et non livrés. En cliquant sur une tuile du tableau de bord, la liste des articles correspondants s'ouvre directement dans la vue de recherche, ce qui permet d'agir sur les exceptions et les arriérés sans avoir à naviguer davantage.
FP Trax prend en charge trois méthodes de gestion des données relatives aux destinataires et aux utilisateurs. L'importation programmée Azure AD et Entra s'exécute automatiquement sur une base quotidienne, en extrayant les noms, les adresses électroniques et les affectations de lieu directement de votre annuaire Microsoft.
Une importation HTTPS programmée offre la même capacité aux organisations utilisant d'autres fournisseurs d'identité. Pour les organisations ne disposant pas d'un annuaire connecté, les destinataires et les utilisateurs peuvent être importés via Excel et gérés manuellement.
Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle qui détermine les fonctions auxquelles il peut accéder : administrateur, transporteur, client, invité ou rôle personnalisé.
Les niveaux d'accès contrôlent les sites et les éléments que chaque utilisateur peut voir, ce qui permet de limiter un opérateur de salle de courrier à son propre site tandis qu'un administrateur central voit tous les sites.
L'authentification unique est prise en charge via OpenID Connect et OAuth avec Microsoft Azure AD ou Entra, et peut être combinée avec Microsoft MFA.
FP Trax permet de définir la structure physique complète de votre organisation : entreprise, bâtiments, niveaux, salles et points d'accueil, avec toute la précision requise.
Chaque article est suivi par emplacement à chaque mise à jour d'état, ce qui permet d'obtenir une piste d'audit complète de l'endroit où un article se trouvait et du moment où il s'y est trouvé.
Les emplacements intermédiaires tels que les cages à colis, les points de réception des marchandises et les zones de tri peuvent être utilisés dans les flux de livraison, de sorte qu'un article passant d'un quai central à une cage à colis, puis à une réception à l'étage avant d'atteindre son destinataire, est suivi à chaque étape.
Les codes de localisation peuvent être imprimés sous forme de codes-barres ou de codes QR et scannés pour mettre à jour la localisation de l'article sans saisie manuelle.
Les organisations gérant plusieurs sites peuvent consulter tous les emplacements à partir d'une seule interface FP Trax, chaque site conservant sa propre hiérarchie d'emplacements et ses propres contrôles d'accès.
Les administrateurs gèrent la configuration complète de FP Trax à partir du panneau de configuration, sans assistance informatique ni intervention d'un développeur.
Les éléments configurables comprennent les types de colis, les noms des transporteurs, les statuts de livraison, les modèles de notification, les formats d'étiquettes, les champs supplémentaires, les profils mobiles et les modèles de rapports planifiés.
Jusqu'à six champs supplémentaires personnalisés peuvent être ajoutés aux enregistrements d'articles, chacun étant défini comme un texte libre, une case à cocher ou une liste déroulante avec des valeurs prédéfinies : ces champs apparaissent lors de l'enregistrement, de la recherche et de l'exportation et peuvent être imprimés sur les étiquettes.
La plateforme prend en charge plusieurs langues et la langue de l'interface est configurable par utilisateur.
Les paramètres du cycle de vie des données déterminent le moment où les enregistrements d'articles sont transférés dans les archives et le moment où ils sont définitivement supprimés, conformément aux politiques de conservation des données. Tous les changements de configuration prennent effet immédiatement, sans qu'il soit nécessaire de redémarrer le système.
Chaque destinataire de FP Trax peut se connecter au portail des employés pour consulter ses propres livraisons actuelles et historiques en temps réel.
Le portail indique le statut de l'envoi, le numéro de suivi, l'expéditeur, l'emplacement actuel et les éventuelles instructions de livraison ou notes d'enlèvement.
Les employés peuvent mettre à jour leurs coordonnées et leurs préférences de livraison directement, sans avoir à contacter le service courrier. Le portail des employés est disponible sous forme d'application web compatible avec Chrome, Edge, Safari et Firefox, et sous forme d'application mobile FP Trax sur iOS et Android.
Si l'intégration Azure AD ou Entra est configurée, les employés se connectent à l'aide de leurs identifiants organisationnels existants.
Compléments
Chaque module optionnel fonctionne avec n'importe quel plan. Activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.L'option Multi Shipment permet de regrouper plusieurs colis provenant d'un même expéditeur ou d'une même livraison en une seule unité qui sera traitée et suivie ensemble.
Lors de la création d'un envoi, l'opérateur scanne tous les éléments inclus en une seule session : chaque colis conserve son enregistrement de suivi individuel, mais l'envoi devient l'unité pour les mises à jour et les notifications d'état.
Lorsque le statut de l'envoi est mis à jour, tous les articles inclus sont mis à jour simultanément et une seule notification par courrier électronique est envoyée au destinataire, couvrant tous les articles de la liasse au lieu d'une notification par colis.
Cela permet de réduire le volume de notifications pour les destinataires qui reçoivent plusieurs envois du même expéditeur et de réduire considérablement le temps de numérisation pour les organisations qui traitent des livraisons en vrac provenant de fournisseurs, de coursiers ou de transferts internes.
Les profils mobiles donnent à chaque utilisateur de l'application mobile une vue personnalisée des articles dont il est responsable, ce qui lui évite d'avoir à rechercher ou à faire défiler des livraisons sans rapport entre elles.
Les profils sont configurés en combinant plusieurs paramètres de filtrage : itinéraire, lieu, transporteur, expéditeur, type d'article ou toute autre dimension disponible.
Chaque profil apparaît sous forme de tuile sur l'écran d'accueil de l'application mobile, indiquant le nombre d'articles en cours pour cette catégorie, de sorte qu'un opérateur de livraison peut voir en un coup d'œil combien d'articles sont en attente dans chaque zone.
Un utilisateur peut avoir plusieurs profils actifs simultanément, chacun couvrant un itinéraire ou un lieu différent.
Les profils sont attribués de manière centralisée par un administrateur, ce qui facilite la mise en place de flux de travail distincts pour les chauffeurs-livreurs, les porteurs et les opérateurs de salle de courrier sur de grands sites.
FP Trax se connecte aux casiers à colis intelligents de partenaires tels que Flexity, Cleveron et RENZ, faisant des casiers une destination de livraison dans le même flux de travail que la livraison au bureau et la collecte à la réception.
Lorsqu'un colis est enregistré dans un casier, la porte s'ouvre automatiquement et FP Trax génère le code d'accès du destinataire.
La notification envoyée au destinataire comprend son code PIN personnel, un code QR ou un code NFC en fonction du modèle de casier. La collecte est enregistrée dès l'ouverture de la porte du casier, sans scan supplémentaire ni étape manuelle.
La capacité et la disponibilité des casiers sont visibles sur le tableau de bord de FP Trax. Les casiers fonctionnent 24 heures sur 24 sans personnel d'accueil et peuvent être installés à l'intérieur comme à l'extérieur.
Le suivi des actifs couvre les équipements ayant un cycle de vie circulaire : prêtés à un emprunteur désigné, retournés à la fin de la période de prêt et remis à disposition.
Enregistrez les biens à l'aide d'un code-barres, d'un code QR ou d'une étiquette RFID.
Chaque sortie est enregistrée pour une personne nommée avec une date limite de retour.
FP Trax envoie des rappels automatiques à l'emprunteur lorsqu'un article est en retard et donne au gestionnaire de biens une vue en direct de tous les articles prêtés, de tous les articles en retard et de l'emplacement actuel de chaque bien.
Le tableau de bord et les fonctions de reporting montrent l'historique des prêts, l'état des biens par emplacement et le nombre de biens en retard.
FP Trax peut répondre à tout moment à trois questions opérationnelles : où se trouve actuellement ce bien, combien d'unités de ce type se trouvent actuellement à l'emplacement X, et qu'est-ce qui a été prêté à qui et quand.
Le traitement des lettres couvre le courrier entrant et les envois postaux qui arrivent sans code-barres ni numéro de suivi.
Lorsqu'une lettre, une enveloppe ou un courrier recommandé non suivi arrive, l'opérateur sélectionne le destinataire dans le répertoire de contacts et FP Trax envoie une notification automatique par courrier électronique indiquant que le courrier est en attente à la réception.
Plusieurs destinataires peuvent être notifiés en un seul lot : l'opérateur ajoute les destinataires un par un à une liste et envoie toutes les notifications en même temps.
Il n'est pas nécessaire d'imprimer des étiquettes ou de scanner des codes-barres. La fonction courrier s'intègre dans le flux de travail mobile et web en même temps que le traitement des colis, de sorte que le personnel de la salle de courrier gère tous les envois entrants dans une seule interface sans avoir à changer d'application.
Elle convient aux organisations qui reçoivent régulièrement un mélange de colis suivis et de courrier non suivi.
Les rapports programmés génèrent et distribuent automatiquement des résumés de flux d'articles selon un calendrier défini, sans exportation manuelle ni connexion.
Chaque rapport est configuré avec un nom, des critères de filtrage, une heure d'envoi et une liste de destinataires.
Les options de filtrage comprennent le statut de l'article, le type d'article, le transporteur, le lieu et la période : un responsable d'établissement peut recevoir un résumé quotidien des articles non livrés sur son site, tandis qu'un directeur des opérations centrales reçoit une vue d'ensemble hebdomadaire pour tous les sites.
Les rapports sont envoyés à l'heure configurée, que les destinataires soient ou non connectés à FP Trax. Plusieurs rapports peuvent être actifs simultanément, chacun avec un horaire, un jeu de filtres et une liste de destinataires différents.
Convient pour le suivi régulier des accords de niveau de service, l'examen des opérations et la tenue de registres de conformité.
FP Trax se connecte à votre infrastructure existante via trois points d'intégration. L'intégration Microsoft Azure AD et Entra gère la synchronisation des destinataires et des utilisateurs automatiquement selon un calendrier quotidien et fournit une authentification unique via OpenID Connect et OAuth, avec prise en charge de Microsoft MFA.
L'API REST de FP Trax permet à des systèmes externes d'introduire des données dans FP Trax ou d'interroger des enregistrements d'articles, ce qui permet de se connecter à des plateformes ERP, RH, d'approvisionnement ou de gestion des installations.
Les Webhooks envoient des notifications d'événements en temps réel aux systèmes externes lorsque l'état des articles change, ce qui permet une automatisation basée sur les événements sans polling.
Toutes les intégrations sont configurées à partir du panneau de configuration de FP Trax. Aucune construction personnalisée ou logiciel intermédiaire tiers n'est nécessaire.
Ajoutez un deuxième site de réception de colis ou un site ultérieur à un plan FP Trax existant.
Chaque site supplémentaire possède sa propre hiérarchie de sites, ses propres flux de livraison, ses propres modèles de notification et ses propres autorisations d'accès utilisateur, fonctionnant de manière indépendante pour une utilisation quotidienne. En même temps, tous les sites partagent la même instance FP Trax, le même répertoire d'utilisateurs, la même couche de rapports et le même compte de facturation.
Un administrateur central peut effectuer des recherches sur tous les sites simultanément et consulter des tableaux de bord consolidés sans changer de compte. Cette solution convient aux organisations disposant de plusieurs bureaux, campus, hôpitaux ou entrepôts qui ont besoin d'une autonomie locale avec une visibilité centrale.
Les sites supplémentaires sont configurés dans les paramètres de la plateforme et sont actifs le jour même.
La gestion des stocks permet de suivre les quantités en stock et d'enregistrer chaque retrait par personne et par service. Attribuez une quantité de départ à chaque emplacement, étagère ou catégorie d'articles : FP Trax met à jour le décompte en temps réel, au fur et à mesure des entrées et sorties de stock. Lorsqu'un membre du personnel retire des articles, la transaction est enregistrée avec son nom et son service, créant ainsi une piste d'audit complète. Des alertes automatiques sont envoyées lorsque le stock passe en dessous d'un seuil de réapprovisionnement configurable. À tout moment, un rapport de consommation par département permet de voir exactement ce que chaque équipe a retiré et ce que cela a coûté au cours d'une période donnée. Ce système convient aux entrepôts, aux salles d'approvisionnement des universités, aux magasins d'entretien, aux établissements de soins de santé et à toute organisation gérant des stocks reconstituables nécessitant à la fois un contrôle des quantités et une imputation des coûts par service.
Comment gérer le suivi des colis
Il existe de nombreuses façons de traiter les colis et les biens avec FP Trax.
FP Trax fonctionne avec tous les modèles de livraison utilisés par votre service courrier. Chacun d'entre eux enregistre automatiquement le transfert.
VIDÉO DE SERVICE
Mettez en valeur votre service exceptionnel grâce à un contenu vidéo de qualité.
Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy
27K | 1.2MIO |
| Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam sit amet, consetetur elitr. | Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam sit amet, consetetur elitr. |
