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Université et éducation

Chaque livraison d'un service est suivie. Chaque bien est comptabilisé.

Chaque jour, votre campus reçoit des équipements de laboratoire, du matériel informatique, des documents de recherche et du courrier de la faculté dans plusieurs bâtiments. FP Trax scanne chaque livraison à son arrivée, l'achemine vers le bon service et en informe instantanément le destinataire.

Rien ne se perd entre le quai de chargement et le laboratoire.

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Problème potentiel : Un envoi de recherche arrive à la réception. Personne ne sait exactement quel service l'a commandé. Trois jours plus tard, il est toujours là.

Le matériel informatique est réceptionné par la personne qui se trouve à la réception. Six semaines plus tard, personne ne sait où il est passé.

FP Trax scanne chaque livraison à son arrivée, identifie le destinataire et l'achemine automatiquement vers le bon service. La notification est envoyée avant que l'envoi ne quitte la salle de courrier.

Chaque remise est enregistrée avec un horodatage et une signature numérique. Chaque bien est traçable depuis le quai de chargement jusqu'au bureau.

Ce que FP Trax fait dans les universités et les écoles

  • Chaque livraison arrive au bon bâtiment et au bon service - toujours
  • Les actifs informatiques sont suivis de bout en bout avec une transparence totale en matière de conservation.
  • Tous les sites du campus sont gérés à partir d'un tableau de bord unifié.
  • Gestion des pics saisonniers sans modification des processus
  • Enlèvement des casiers intelligents 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 - pas de file d'attente à la réception
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Comment FP Trax est utilisé dans les universités

Manipuler des colis ou des lettres

L'équipe logistique du campus scanne tous les colis et lettres entrants à l'aide de FP Trax sur n'importe quel appareil, même hors ligne. FP Trax enregistre le transporteur, le type d'article, le destinataire et l'horodatage. Le destinataire est informé instantanément. Chaque article dispose d'un enregistrement numérique dès son arrivée sur le campus.
Les destinataires collectent et signent

Les destinataires récupèrent leurs colis au guichet de service, par livraison directe ou via un casier intelligent. FP Trax capture leur signature et enregistre la remise. Peut également être intégré à des casiers intelligents pour assurer une collecte fluide et sécurisée sans nécessiter de personnel supplémentaire.
Rapport d'audit exporté

Les départements et les facultés peuvent exporter un rapport complet de SLA/audit de livraison en quelques clics. Ils peuvent voir les volumes de livraison, les temps de traitement, les taux de recouvrement et d'autres indicateurs en temps réel. Pas de rapport manuel. Pas d'appels téléphoniques. Pas de recherche de colis perdus.
Service de gestion des actifs
FP Trax gère les biens du campus tels que le matériel de laboratoire, les clés de voiture, les vélos électriques, les outils de mesure, le matériel audiovisuel ou les instruments de recherche partagés. Les emprunteurs signent numériquement et des rappels automatiques sont envoyés lorsque les articles sont en retard. Plus d'équipement égaré et une transparence totale sur l'utilisation.
Inventaire

Suivez en temps réel les bouteilles de gaz, la neige carbonique, les accessoires informatiques ou les consommables de tous les jours. FP Trax enregistre qui a collecté quoi - et auprès de quelle institution - créant ainsi une base instantanée pour la facturation interne et évitant les commandes en double.
Flux de travail personnalisés

FP Trax est personnalisé et configuré avec des catégories de livraison, des contacts d'escalade, des règles de service de laboratoire ou de campus et des seuils de SLA. Le personnel s'authentifie à l'aide des identifiants existants de l'université - pas de mots de passe supplémentaires, pas de projet informatique nécessaire. Les nouveaux bâtiments ou laboratoires du campus peuvent être opérationnels en quelques minutes.

Comment gérer le suivi des colis

Il existe de nombreuses façons de traiter les colis et les biens avec FP Trax.
FP Trax fonctionne avec tous les modèles de livraison utilisés par votre service courrier. Chacun d'entre eux enregistre automatiquement le transfert.

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A retirer à la réception

Le destinataire reçoit une notification indiquant l'expéditeur, la référence et le point de collecte. Il se rend à la réception, confirme son identité et signe sur l'écran. La signature, l'heure et le nom sont enregistrés automatiquement. Le modèle le plus courant pour les bureaux et les campus.
Livraison au bureau

Le colis est affecté à un parcours de livraison dans FP Trax. Le personnel de la salle de courrier livre le colis à l'étage ou au bureau du destinataire. Le destinataire signe sur l'appareil de l'opérateur au moment de la remise. Le point de retrait et l'horodatage sont enregistrés sans que le destinataire ne se rende à la réception.
Collection de casiers intelligents

Le colis est placé dans un casier. FP Trax envoie au destinataire son code personnel. Il peut venir chercher son colis à tout moment, sans qu'il soit nécessaire d'avoir du personnel à la réception. La collecte est enregistrée dès l'ouverture de la porte. Fonctionne 24 heures sur 24
Livraison en mains propres
Le colis est destiné à un employé spécifique. Le courrier interne scanne le colis, le livre directement à l'employé et ce dernier signe la livraison numériquement sur une tablette ou un smartphone.
Livré dans une pièce
Le colis est une livraison de stock destinée à un local de stockage. Le courrier interne scanne le colis et le code QR/barre du local, puis prend une photo du colis placé sur la bonne étagère.
Prise en charge par un collègue autorisé

Le destinataire désigne un collègue pour collecter en son nom. FP Trax enregistre les deux noms : le destinataire initial et la personne qui a effectué la collecte. La piste d'audit montre l'autorisation et le transfert séparément.
1. Colis entrant

Votre équipe de réception scanne le code-barres à l'arrivée. FP Trax crée un enregistrement instantané : nom du transporteur, description de l'article, horodatage et destinataire. La lecture prend moins d'une seconde et l'enregistrement est permanent.
2. Notification

FP Trax envoie une notification automatique par e-mail, SMS ou Microsoft Teams/Slack. Pour les livraisons urgentes, le message est envoyé directement au chef de service. Pas d'appels téléphoniques. Pas de bordereau d'enlèvement sur papier.
3. Objet livré

Dans les universités ou les écoles, les livraisons sont souvent destinées à une faculté ou à une salle spécifique, grâce à un scanner de localisation. Le système enregistre qui a collecté, quand et à quel point de collecte dans le bâtiment. La chaîne de contrôle est fermée.
4. Historique complet des livraisons. Prêt pour l'audit.

Chaque livraison effectuée dans chaque bâtiment du campus est enregistrée dans FP Trax et peut être recherchée par date, destinataire, service, transporteur ou type de livraison. Les gestionnaires d'installations voient le volume et le temps de traitement par site.

Conçu pour la complexité d'un véritable campus

Les opérations sur les campus ne sont pas simples. Il y a plusieurs bâtiments, plusieurs départements et des livraisons provenant de dizaines de fournisseurs chaque semaine. Des équipements de laboratoire pour la faculté de chimie, des dispositifs médicaux pour le centre de santé des étudiants, du matériel informatique pour le déploiement d'un département, des instruments financés par des subventions pour une équipe de recherche. Chacun d'entre eux doit parvenir à une personne spécifique à un endroit spécifique.

FP Trax s'intègre à votre annuaire, qu'il s'agisse d'Azure Active Directory, de LDAP ou d'une base de données personnalisée pour le personnel. Lorsqu'une livraison arrive, vous pouvez rapidement rechercher et attribuer le colis à l'aide de votre annuaire synchronisé - plus besoin de taper manuellement les noms, les adresses électroniques ou les départements. La bonne personne reçoit la notification et le bon bâtiment reçoit la livraison.

Pour les institutions à campus multiples, chaque site fonctionne sur la même plateforme. Les responsables des installations voient le volume, les temps de traitement et les collectes en attente dans chaque bâtiment à partir d'un seul tableau de bord. Les hausses saisonnières, telles que le début d'un trimestre ou une période d'attribution de subventions de recherche, sont gérées sans aucune modification des processus.

Les biens informatiques méritent leur propre flux de travail. Lorsqu'un ordinateur portable, un moniteur ou une pièce d'équipement arrive, FP Trax enregistre la référence du bien, l'attribue au destinataire et enregistre le service. Cet enregistrement peut alimenter directement votre registre des biens. De l'arrivée d'un appareil sur le campus à son attribution à un membre du personnel, chaque étape est documentée.

Le matériel de recherche et les instruments de grande valeur suivent le même processus. La livraison est enregistrée, le chercheur est informé et la signature de la collecte est stockée de manière permanente. Pour les institutions soumises à des audits de subventions ou à des exigences de conformité en matière d'équipement, cet enregistrement est exactement ce que les auditeurs demandent.

Si votre campus est équipé de casiers intelligents, le personnel et les chercheurs peuvent récupérer leurs documents à n'importe quelle heure, sans avoir à se rendre à la réception. Le code d'accès est envoyé dans la même notification que l'alerte de livraison.

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Gene CernanAstronaute, Apollo 17
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Gene CernanAstronaute, Apollo 17
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Gene CernanAstronaute, Apollo 17
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