Gestion des stocks

Le problème fondamental d'un stock non géré n'est pas que des articles disparaissent. C'est que personne ne dispose des informations nécessaires pour s'en rendre compte. Une salle d'approvisionnement universitaire desservant dix facultés n'a aucune trace des produits chimiques utilisés par tel ou tel département le mois dernier. Un entrepôt central qui approvisionne une flotte de véhicules de service ou des équipes de terrain n'a pas d'historique de consommation par unité. Une équipe chargée des installations qui commande des pièces de rechange ne sait pas si ces mêmes pièces sont déjà stockées à un autre étage. Les coûts s'accumulent de manière invisible parce que l'enregistrement n'existe pas.

FP Trax crée cet enregistrement au point de retrait. Chaque fois qu'une personne fait un inventaire, elle scanne l'emplacement et saisit la quantité. FP Trax horodate la transaction, enregistre la personne et la relie à un service ou à un centre de coûts. Le comptage en direct à l'écran reflète ce qui se trouve physiquement sur l'étagère. Il n'y a pas d'écart entre le système et l'entrepôt, car chaque mouvement les met à jour au même moment.

La capacité de répartition des coûts par département modifie l'économie de la gestion des stocks partagés. Dans la plupart des organisations, les coûts des stocks sont absorbés au niveau de l'établissement ou au niveau central parce qu'il n'y a pas de moyen pratique d'attribuer la consommation aux différents services. FP Trax rend l'attribution automatique. À la fin de chaque période, un rapport de consommation indique exactement ce que chaque département a retiré et quel a été le coût total. Pour les universités qui pratiquent la facturation interne entre facultés, pour les fabricants qui attribuent les coûts des matériaux aux tâches de production ou pour les équipes d'entretien qui répartissent les coûts de maintenance entre les unités opérationnelles, c'est ce rapport qui permet une répartition équitable.

Les alertes de réapprovisionnement remplacent le cycle réactif de commande après une rupture de stock. FP Trax compare chaque article au seuil minimum que vous avez défini et envoie une alerte à la personne chargée de l'approvisionnement lorsque le niveau est atteint. L'alerte comprend l'article, la quantité actuelle, le lieu de stockage et la référence du fournisseur si elle est configurée. La personne responsable agit avant que l'étagère ne soit vide, plutôt qu'après qu'un chercheur, un technicien ou un responsable de ligne de production ait appelé pour dire qu'il ne pouvait plus continuer. Pour les organisations qui ont de longs délais de livraison pour des articles spécialisés, ce passage d'un achat réactif à un achat proactif a un impact opérationnel direct.

Pour les organisations disposant d'unités de travail mobiles, FP Trax permet de suivre la consommation par unité plutôt que par site. Une équipe de service sur le terrain qui puise des matériaux dans un magasin central avant de partir a son propre registre de consommation dans FP Trax. Au cours d'un mois ou d'un trimestre, le responsable des opérations voit exactement ce que chaque équipe ou véhicule a utilisé, peut comparer les tendances de l'ensemble de la flotte et planifier le réapprovisionnement sur la base de l'utilisation réelle plutôt que d'estimations. Pour les organisations qui gèrent des véhicules de service, des équipes mobiles ou des équipes réparties sur plusieurs sites, cela permet d'éviter les conjectures en matière d'approvisionnement.

La conformité à l'audit est un résultat direct du fonctionnement normal de FP Trax. Chaque retrait est enregistré avec un horodatage, une personne et une quantité. Chaque livraison entrante est enregistrée. À tout moment, le système peut produire un historique complet des mouvements pour n'importe quel article, n'importe quel lieu ou n'importe quelle période. Lorsqu'un inventaire physique est nécessaire, l'enregistrement de FP Trax fournit les quantités attendues avant le début de l'inventaire. Les écarts sont immédiatement visibles. Le rapprochement des bilans, qui nécessitait auparavant des jours de recoupement manuel, ne prend que quelques minutes.

La gestion des stocks FP Trax est disponible en tant que module optionnel sur tout plan de suivi des colis FP Trax, ou en tant que système autonome. Il est utilisé par des universités, des instituts de recherche, des fabricants, des établissements de santé et des équipes de gestion des installations dans toute l'Europe pour suivre les niveaux de stock, attribuer les coûts de consommation et tenir à jour des registres de retrait prêts à être audités. La mise en place ne nécessite pas d'infrastructure informatique complexe. Il suffit d'importer votre registre de stock existant le premier jour pour que le système soit opérationnel.