Suivi des colis

Suivez chaque colis. Du quai au bureau.

300 colis par jour.
Chaque colis est scanné, enregistré et associé à une notification avant de quitter le quai de réception. Le destinataire est informé par e-mail, SMS ou Microsoft Teams.
Il se présente à la réception, se fait livrer à son bureau, le récupère dans un casier intelligent ou le transfère à un collègue.
Quelle que soit la méthode utilisée, FP Trax enregistre qui l’a reçu, quand et où.

Pas de feuilles de calcul. Pas d’appels téléphoniques. Aucun colis perdu sans enregistrement.

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Problématique commune : Chaque jour, des colis arrivent à la réception et disparaissent dans un système informel. Un registre manuscrit. Une feuille de calcul partagée, mise à jour par la personne qui a le temps. Une pile organisée à la mémoire. Lorsqu’un destinataire appelle pour demander où se trouve son colis, quelqu’un commence à chercher. Lorsqu’un colis disparaît, il n’y a aucun registre à consulter. Le processus fonctionne… jusqu’à ce qu’il ne fonctionne plus. Et lorsqu’il échoue, le prix à payer est le temps, la confiance et, parfois, un colis important.

FP Trax identifie le destinataire à partir de votre répertoire lors du scan à l’arrivée. Une notification est envoyée automatiquement par e-mail, SMS ou Microsoft Teams. Le destinataire récupère le colis, le signe, et FP Trax enregistre qui l’a reçu, quand et où. 300 colis par jour ? Toujours les mêmes quatre étapes. Si quelqu’un demande où est passé un colis, la réponse est trouvée en quelques secondes. Calculez vos économies ici

Comment fonctionne le suivi des colis par FP Trax ?

Les trois premières étapes sont les mêmes pour chaque colis. La quatrième étape dépend de la manière dont votre équipe effectue les livraisons. Les quatre modèles de collecte sont expliqués dans la section ci-dessous.

1. Le colis arrive et est scanné

Votre équipe scanne le code-barres du transporteur sur n’importe quel appareil : mobile, tablette ou ordinateur de bureau. FP Trax enregistre le colis avec son horodatage, le nom du transporteur et le numéro de suivi. Une photo optionnelle peut être ajoutée lors de l’enregistrement.

2. Le destinataire est notifié automatiquement

FP Trax recherche le destinataire dans votre annuaire et envoie une notification par e-mail, SMS, Slack ou Microsoft Teams. Le message comprend l’expéditeur, le numéro de référence et les instructions de collecte. Aucun appel téléphonique n’est nécessaire.

3. Remise et signature du colis

Quelle que soit la manière dont le colis parvient au destinataire enlèvement, livraison au bureau, casier ou collègue autorisé. FP Trax enregistre la remise avec le nom, l’heure et le lieu. Signature numérique ou registre du casier. Rien sur papier.

4. Piste d'audit complète. Toujours consultable.

Chaque colis, notification et remise est enregistré dans FP Trax. Recherche par date, destinataire, transporteur ou lieu. Exportez des rapports pour les contrôles de conformité, le suivi des accords de niveau de service ou les audits internes en deux clics.

De nombreuses façons de livrer. Un seul dossier.

FP Trax fonctionne avec tous les modèles de distribution utilisés par votre salle de courrier. Chaque modèle enregistre automatiquement le transfert.

A retirer à la réception

Le destinataire reçoit une notification indiquant l'expéditeur, la référence et le point de collecte. Il se rend à la réception, confirme son identité et signe sur l'écran. La signature, l'heure et le nom sont enregistrés automatiquement. Le modèle le plus courant pour les bureaux et les campus.

Livraison au bureau

Le colis est affecté à un parcours de livraison dans FP Trax. Le personnel de la salle de courrier livre le colis à l'étage ou au bureau du destinataire. Le destinataire signe sur l'appareil de l'opérateur au moment de la remise. Le point de retrait et l'horodatage sont enregistrés sans que le destinataire ne se rende à la réception.

Collection de casiers intelligents

Le colis est placé dans un casier. FP Trax envoie au destinataire son code personnel. Il peut venir chercher son colis à tout moment, sans qu'il soit nécessaire d'avoir du personnel à la réception. La collecte est enregistrée dès l'ouverture de la porte. Fonctionne 24 heures sur 24

Prise en charge par un collègue autorisé

Le destinataire désigne un collègue pour collecter en son nom. FP Trax enregistre les deux noms : le destinataire initial et la personne qui a collecté. La piste d'audit montre l'autorisation et le transfert séparément.

Livraison en mains propres

Le colis est destiné à un employé spécifique. Le courrier interne scanne le colis, le livre directement à l'employé et ce dernier signe la livraison numériquement sur une tablette ou un smartphone.

Livré dans une pièce

Le colis est une livraison de stock destinée à un local de stockage. Le courrier interne scanne le colis et le code QR/barre du local, puis prend une photo du colis placé sur la bonne étagère.

Ce que fait FP Trax dès l'arrivée d'un colis

Un scan à l'arrivée : le colis est enregistré avec le transporteur, le numéro de suivi, l'horodatage et une photo optionnelle.
Notification automatique : le destinataire est alerté par courriel, SMS, Teams ou Slack
Signature numérique à la collecte : nom, heure et point de collecte enregistrés sans papier
Quatre modèles de collecte : enlèvement, livraison au bureau, casier ou collègue autorisé
Piste d'audit complète : chaque colis peut être recherché par date, destinataire, transporteur ou lieu.

Économies sur le suivi des colis

Découvrez exactement combien de temps et d'argent votre organisation perd à cause du suivi manuel des colis. Ajustez les curseurs ci-dessous en fonction de vos volumes actuels pour estimer les économies potentielles en termes de manipulation manuelle, de rapports administratifs et de réduction des pertes d'actifs.

Calculez vos économies annuelles

1. Nombre de colis par jour

20 colis

5 colis 300 colis

2. Taux horaire moyen

€ 30

€ 10 € 100

3. Temps de traitement manuel par colis

~4 minutes

~1 minutes ~10 minutes

4. Temps passé sur le reporting et la facturation

5 heures

1 heures 40 heures

5. Valeur moyenne par colis

€100

€10 €1000

6. Colis perdus ou endommagés

5 par an

0 par an 100 par an

Vos économies annuelles totales

heures par an

jours par an

€ par an

€ / an

Logiciel de suivi des colis pour les hôpitaux, les universités, les entreprises et les grandes organisations

Le défi de la gestion des colis entrants à grande échelle n'est pas le colis individuel. C'est le volume. Une organisation qui reçoit 300 colis par jour ne peut pas compter sur un processus manuel pour suivre, notifier et confirmer la livraison de chacun d'entre eux sans erreurs, retards et recherches régulières de colis qui n'ont pas d'enregistrement. FP Trax automatise chaque étape, de l'arrivée à la remise, quel que soit le volume, sans nécessiter de modification du matériel déjà utilisé par votre équipe.

Le scan à l'arrivée prend trois secondes. La notification est envoyée automatiquement en utilisant les données du destinataire qui se trouvent déjà dans votre Azure Active Directory ou dans votre système RH. Personne ne saisit manuellement les coordonnées des destinataires. Personne ne recherche les adresses électroniques. FP Trax s'en charge à partir de la synchronisation de l'annuaire et la notification est envoyée avant que le colis ne quitte la zone de réception.

La preuve de livraison est une exigence opérationnelle spécifique pour de nombreuses organisations, en particulier dans les secteurs réglementés tels que les soins de santé, les produits pharmaceutiques et les services financiers. FP Trax enregistre une signature numérique, un horodatage et le lieu de collecte pour chaque remise. L'enregistrement est permanent, consultable et exportable. Si un audit de conformité, un examen des accords de niveau de service ou un litige interne exige la preuve qu'un colis spécifique a été livré à une personne spécifique à une date spécifique, FP Trax la produit en quelques secondes.

Pour les entreprises qui utilisent des modèles de livraison mixtes, FP Trax gère les quatre types de livraison sans avoir besoin d'un système ou d'un flux de travail distinct pour chacun d'entre eux. Les livraisons au bureau, les ramassages à la réception, les collectes dans les casiers et les remises autorisées sont tous enregistrés dans le même dossier. Le responsable de la salle de courrier dispose d'une vue unifiée de tous les colis, quelle que soit la manière dont ils ont été livrés. Le volume, le statut et les rapports d'exception fonctionnent pour tous les modèles dans le même tableau de bord.

L'installation prend moins de 48 heures et ne nécessite aucun investissement matériel. FP Trax fonctionne sur n'importe quel appareil existant : mobile, tablette ou ordinateur de bureau. La connexion à Azure AD pour la synchronisation de l'annuaire des destinataires est configurée lors de l'intégration. Votre équipe se connecte avec ses identifiants existants. Il n'y a pas de projet informatique, pas de changement d'infrastructure et pas de période où l'ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle. Le premier jour est celui de la mise en service.

Le logiciel de suivi des colis FP Trax est disponible pour les organisations traitant moins de 20 colis par jour et peut être étendu à des plans plus importants pour des volumes plus élevés. Il est utilisé par des hôpitaux, des universités, des sites de production, des entreprises et des administrations dans toute l'Europe. Toutes les formules comprennent des notifications automatiques aux destinataires, une preuve numérique de livraison, la synchronisation avec Azure AD et l'exportation d'une piste d'audit complète. L'intégration de casiers intelligents, le suivi des lettres, la gestion des actifs et la gestion des stocks sont disponibles en tant que modules optionnels pour tous les plans.

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Gene CernanAstronaute, Apollo 17

"Lorsque vous vous rendez sur la Lune, en très peu de temps, et que vous avez l'occasion de regarder la Terre, l'horizon se recourbe lentement sur lui-même, et tout à coup vous regardez quelque chose de très étrange, mais aussi de très, très familier, parce que vous commencez à voir la Terre évoluer".