Varastonhallinta

Varaston, jonka tuotteita ja varastomääriä ei hallinnoida järjestelmässä, perusongelma ei ole se, että tavaroita katoaa. Ongelma on siinä, että kenelläkään ei ole tietoa, jonka perusteella se voitaisiin huomata. Yliopiston tarvikehuoneessa, joka palvelee kymmentä tiedekuntaa, ei ole mitään tietoa siitä, mikä osasto otti mitäkin kemikaaleja viime kuussa. Keskusvarastolla, joka toimittaa tarvikkeita huoltoajoneuvoille tai kentällä toimiville tiimeille, ei ole yksikkökohtaista kulutushistoriaa. Varaosia tilaava kiinteistöpalvelutiimi ei tiedä, ovatko samat osat jo varastossa toisessa kerroksessa. Kustannukset kertyvät näkymättömästi, koska järjestelmää ei ole.

FP Trax luo kyseisen tietueen noutopisteessä. Joka kerta, kun joku ottaa varastosta, hän skannaa varastopaikan ja syöttää määrän. FP Trax merkitsee tapahtuman aikaleiman, kirjaa henkilön ja yhdistää sen osastoon tai kustannuspaikkaan. Näytöllä näkyvä määrä vastaa sitä, mitä hyllyssä on. Järjestelmän ja varastohuoneen välillä ei ole ristiriitaa, koska jokainen siirto päivittää molemmat samalla hetkellä.

Osastokohtainen kustannustenjakomahdollisuus muuttaa jaetun varaston hallinnan. Useimmissa organisaatioissa varastokustannukset katetaan laitos- tai keskustasolla, koska ei ole käytännöllistä tapaa kohdistaa kulutusta yksittäisille osastoille. FP Trax tekee kohdistamisesta automaattista. Kulutusraportti osoittaa minkä tahansa jakson lopussa tarkalleen, mitä kukin osasto on ottanut ja mitkä olivat kokonaiskustannukset. Yliopistoissa, joissa on tiedekuntien välinen sisäinen laskutus, valmistajilla, jotka kohdistavat materiaalikustannukset tuotantotehtäviin, tai kiinteistöhuoltoyksiköillä, jotka jakavat ylläpitokustannukset liiketoimintayksiköille, varastokirjaukset mahdollistavat oikeudenmukaisen kustannusten kohdentamisen.

Varastotasohälytykset korvaavat reaktiivisen tilausten tekemisen varaston tyhjenemisen jälkeen. FP Trax valvoo jokaista nimikettä suhteessa asettamaasi vähimmäiskynnykseen ja lähettää hälytyksen hankintayhteyshenkilölle, kun kynnysarvo on saavutettu. Hälytys sisältää nimikkeen, nykyisen määrän, varastointipaikan ja toimittajan viitteen, jos se on määritetty. Vastuuhenkilö toimii ennen kuin hylly on tyhjä eikä vasta sen jälkeen, kun tutkija, teknikko tai tuotantolinjan johtaja soittaa ja ilmoittaa, ettei voi jatkaa työtään. Organisaatioille, joilla on pitkät toimitusajat erikoistuotteiden osalta, tällä siirtymisellä reaktiivisesta ennakoivaan hankintaan on suora operatiivinen vaikutus.

Organisaatioissa, joissa on liikkuvia työyksiköitä, FP Trax seuraa kulutusta yksikkökohtaisesti eikä sijaintikohtaisesti. Kentällä toimivalla huoltotiimillä tai tiimillä, joka ottaa materiaalit keskusvarastosta ennen liikkeelle lähtöä, on oma kulutustietonsa FP Traxissa. Kuukauden tai vuosineljänneksen aikana käyttöpäällikkö näkee tarkalleen, mitä kukin tiimi tai ajoneuvo on käyttänyt, voi vertailla kulutusmalleja tiimien välillä ja suunnitella täydennystoimitukset todellisen käytön eikä arvioiden perusteella. Tämä poistaa arvailut hankintojen suhteen, kun organisaatiot käyttävät huoltoajoneuvoja, liikkuvia tiimejä tai useissa eri toimipisteissä toimivia tiimejä.

Vaatimustenmukaisuuden noudattaminen tarkastuksissa on suora tulos FP Traxin normaalista käytöstä. Jokainen otto kirjataan aikaleimalla, henkilöllä ja määrällä varustettuna. Jokainen saapuva toimitus kirjataan. Järjestelmä voi milloin tahansa tuottaa täydellisen siirtohistorian mistä tahansa tuotteesta, missä tahansa paikassa tai millä tahansa ajanjaksolla. Kun fyysinen varastolaskenta on tarpeen, FP Traxin tietueesta saadaan odotetut määrät ennen laskennan aloittamista. Poikkeamat näkyvät välittömästi. Taseen täsmäytys, joka aiemmin vaati päiviä manuaalista ristiintarkistusta, vie vain minuutteja.

FP Trax -varastonhallinta on saatavana valinnaisena moduulina mihin tahansa FP Trax -pakettiseurannan tilauspakettiin tai erillisenä järjestelmänä. Sitä käyttävät yliopistot, tutkimuslaitokset, valmistajat, terveydenhuoltolaitokset ja kiinteistöhallintotiimit ympäri Eurooppaa varastotasojen seurantaan, kustannusten kohdistamiseen ja tarkastuskelpoisten käyttötietojen ylläpitoon. Käyttöönotto ei vaadi monimutkaista IT-infrastruktuuria. Lataa olemassa oleva varastorekisterisi ensimmäisenä päivänä, ja järjestelmä on toiminnassa.