Hallinto ja puolustusvoimat

Valtion virastot, ministeriöt ja puolustusvoimien laitokset vastaanottavat kirjeitä ja lähetyksiä, jotka vaativat valvottua käsittelyä heti niiden saapumisesta lähtien. Luokitellut asiakirjat, salainen hankintamateriaali, oikeudelliset ilmoitukset ja laitetoimitukset edellyttävät dokumentoitua säilytysketjua ja valvottua luovutusta valtuutetulle henkilölle.

FP Trax tarjoaa turvallisen saapuvan postin ja toimitusten työnkulun. Jokainen lähetys kirjataan ja pidetään vastaanottopaikassa, kunnes valtuutettu vastaanottaja noutaa sen henkilökohtaisesti. Lähetyksiä ei jätetä yhteisille työpöydille, luovuteta kollegoille tai aseteta avoimiin hyllyihin. Noutajan allekirjoitus on pysyvä, aikaleimattu ja sidottu nimettyyn henkilöön, jonka henkilöllisyys on tarkistettu olemassa olevan hakemiston kautta.

Kun saapuneeseen lähetykseen liittyy mahdollinen turvallisuusrike, täydellinen käsittelytietue on saatavilla välittömästi: kuka vastaanotti lähetyksen, missä sitä säilytettiin, kenelle ilmoitettiin, milloin se noudettiin ja kuka allekirjoitti. Tutkinta, joka aiemmin vaati päiviä manuaalisten paperilokien läpikäyntiä, kestää FP Traxissa sekunteja.

Puolustusvoimien laitokset ja yksiköt hallinnoivat suuria määriä laitetoimituksia, varaosia, hankintalähetyksiä ja arkaluonteista kirjeenvaihtoa. Tukikohdassa tai yksikössä jokainen saapuva lähetys tarvitsee dokumentoidun säilytystapaketjun saapumispaikalta sille osoitetulle yksikölle tai henkilölle. FP Trax tuottaa tämän kirjauksen automaattisesti. Paketti kirjataan saapumisen yhteydessä, asiasta vastaavalle yksikölle ilmoitetaan ja vastaanotto vahvistetaan digitaalisella allekirjoituksella. Jokainen siirto on jäljitettävissä ja jokainen luovutus dokumentoitu ilman ylimääräisiä hallinnollisia kuluja.

Useissa rakennuksissa, aluetoimistoissa tai laitoksissa toimiville virastoille FP Trax suorittaa saman valvotun prosessin jokaisessa toimipisteessä yhdeltä alustalta. Turvallisuuspäälliköt, laitosvastaavat ja keskushallinto näkevät kaikki samat tiedot reaaliajassa. Ei puheluita aluetoimistoihin sen tarkistamiseksi, onko tavara saapunut. Ei manuaalista täsmäytystä eri toimipisteissä.

Tiukimpien tietosuojavaatimusten noudattaminen on ehdoton edellytys. FP Trax voidaan ottaa käyttöön täysin paikallisesti omassa suojatussa infrastruktuurissasi tai isännöidä turvallisesti Microsoft Azuressa. Kummassakin ympäristössä järjestelmä integroituu suoraan olemassa olevaan Active Directoryyn tai Azure AD -vuokralaiseen Single Sign-On (SSO) -toimintoa varten. Käyttäjäprofiilit ja vastaanottajat synkronoituvat automaattisesti, joten manuaalista hallintaa ei tarvita, uusia salasanoja ei tarvitse hallita ja käyttöönotto on nopeaa ja turvallista.