Lagerhantering

Det grundläggande problemet med ett lager som inte hanteras korrekt är sällan att varor försvinner. Det är att ingen har tillräcklig information för att upptäcka det i tid. Ett universitetsförråd som försörjer tio fakulteter saknar ofta insikt i vilken institution som använde vilka kemikalier förra månaden. Ett centrallager som förser servicefordon eller fältteam med material har ingen förbrukningshistorik per enhet. En fastighetsavdelning som beställer reservdelar vet inte om samma delar redan finns i ett förråd på en annan våning. Kostnaderna byggs upp i det tysta eftersom det saknas spårbar historik.

FP Trax skapar denna historik i samma ögonblick som ett uttag görs. Varje gång någon tar material ur lagret skannas facket och uttagen kvantitet registreras. FP Trax tidsstämplar transaktionen, kopplar den till en person och länkar den till rätt avdelning eller kostnadsställe. Lagernivån i systemet motsvarar det som faktiskt finns på hyllan. Det uppstår ingen skillnad mellan lager och register eftersom varje rörelse uppdateras direkt.

Möjligheten att fördela kostnader på avdelningsnivå förändrar förutsättningarna för gemensam lagerhantering. I många organisationer läggs lagerkostnader centralt eftersom det saknas ett praktiskt sätt att koppla förbrukning till enskilda avdelningar. Med FP Trax sker fördelningen automatiskt. Vid periodens slut visar en förbrukningsrapport exakt vad varje avdelning har tagit ut och vilken kostnad det motsvarar. För universitet med internfakturering mellan fakulteter, för tillverkningsföretag som fördelar materialkostnader per produktionsjobb eller för fastighetsavdelningar som fördelar underhållskostnader mellan affärsenheter är detta det underlag som gör en rättvis och transparent fördelning möjlig.

Automatiska aviseringar om påfyllning ersätter den reaktiva beställningscykeln som annars uppstår efter ett lageravbrott. FP Trax övervakar varje artikel mot den miniminivå som har definierats och skickar ett meddelande till ansvarig inköpskontakt när nivån nås. Aviseringen innehåller artikelinformation, aktuell kvantitet, lagringsplats och leverantörsreferens om detta har konfigurerats. På så sätt kan åtgärder vidtas innan hyllan är tom, istället för efter att en forskare, tekniker eller produktionsansvarig rapporterar att arbetet inte kan fortsätta. För organisationer med långa ledtider på specialartiklar har denna övergång från reaktiva till proaktiva inköp en direkt operativ effekt.

För organisationer med mobila arbetsenheter registrerar FP Trax förbrukning per team eller fordon istället för per plats. Ett fältserviceteam som hämtar material från ett centrallager inför ett uppdrag får sin egen förbrukningshistorik i systemet. Under en månad eller ett kvartal kan driftchefen se exakt vad varje team har använt, jämföra mönster inom hela verksamheten och planera framtida leveranser utifrån faktisk användning istället för uppskattningar. För organisationer med servicefordon, mobila team eller verksamhet på flera platser innebär detta att gissningarna försvinner ur inköpsprocessen.

Revisionsspårbarhet är en naturlig konsekvens av normal användning av FP Trax. Varje uttag loggas med tidsstämpel, användare och kvantitet. Varje inkommande leverans registreras. Systemet kan när som helst ta fram en fullständig rörelsehistorik för alla artiklar, platser och tidsperioder. När en fysisk lagerinventering ska genomföras visar FP Trax de förväntade lagernivåerna innan inventeringen påbörjas. Avvikelser framgår direkt och den avstämning som tidigare krävde dagar av manuell genomgång kan genomföras på några minuter.

FP Trax lagerhantering finns som tillval till alla FP Trax planer för paketspårning eller som ett fristående system. Lösningen används av universitet, forskningsinstitut, tillverkningsföretag, sjukvårdsorganisationer och fastighetsförvaltare över hela Europa för att följa lagernivåer, fördela förbrukningskostnader och upprätthålla revisionsklara lagerregister. Installationen kräver ingen avancerad IT-infrastruktur. Importera ditt befintliga lagerregister och systemet är i drift från dag ett.