Bestandsmanagement

Das Grundproblem bei nicht verwalteten Beständen besteht nicht darin, dass Gegenstände verloren gehen. Es besteht darin, dass niemand die Informationen hat, um es zu bemerken. Eine Universitätsversorgungsstelle, die zehn Fakultäten beliefert, hat keine Aufzeichnungen darüber, welche Abteilung im letzten Monat welche Chemikalien entnommen hat. Ein Zentrallager, das eine Flotte von Servicefahrzeugen oder Außendienstteams beliefert, hat keine Verbrauchshistorie pro Einheit. Ein Einrichtungsteam, das Ersatzteile bestellt, weiß nicht, ob die gleichen Teile bereits in einem anderen Stockwerk gelagert sind. Die Kosten häufen sich unsichtbar an, weil der Datensatz nicht existiert.

FP Trax erstellt diesen Datensatz an der Entnahmestelle. Bei jeder Entnahme wird der Lagerplatz gescannt und die Menge eingegeben. FP Trax stempelt die Transaktion mit einem Zeitstempel, erfasst die Person und verknüpft sie mit einer Abteilung oder Kostenstelle. Die Live-Zählung auf dem Bildschirm spiegelt das wider, was tatsächlich im Regal steht. Es gibt keine Diskrepanzen zwischen dem System und dem Lagerraum, da jede Bewegung beide im gleichen Moment aktualisiert.

Die Möglichkeit der Kostenzuweisung auf Abteilungsebene verändert die Wirtschaftlichkeit der gemeinsamen Lagerverwaltung. In den meisten Unternehmen werden die Lagerkosten auf der Ebene der Einrichtung oder der Zentrale verbucht, da es keine praktische Möglichkeit gibt, den Verbrauch den einzelnen Abteilungen zuzuordnen. Mit FP Trax erfolgt die Zuordnung automatisch. Am Ende eines jeden Zeitraums zeigt ein Verbrauchsbericht genau, was jede Abteilung entnommen hat und wie hoch die Gesamtkosten waren. Für Universitäten mit interner Verrechnung zwischen den Fakultäten, für Hersteller, die Materialkosten den Produktionsaufträgen zuordnen, oder für Einrichtungsteams, die Wartungskosten auf die einzelnen Geschäftsbereiche aufteilen, ist dies der Nachweis, der eine gerechte Zuordnung ermöglicht.

Wiederauffüllungswarnungen ersetzen den reaktiven Zyklus der Bestellung nach einem Fehlbestand. FP Trax überwacht jeden Artikel im Hinblick auf den von Ihnen festgelegten Mindestbestand und sendet eine Warnung an den Beschaffungskontakt, wenn der Bestand erreicht ist. Die Warnung enthält den Artikel, die aktuelle Menge, den Lagerort und die Lieferantenreferenz, falls konfiguriert. Die verantwortliche Person handelt, bevor das Regal leer ist, und nicht erst, wenn ein Forscher, Techniker oder Produktionsleiter anruft, um mitzuteilen, dass er nicht mehr weitermachen kann. Für Organisationen mit langen Vorlaufzeiten bei Spezialartikeln hat diese Verlagerung vom reaktiven zum proaktiven Einkauf unmittelbare betriebliche Auswirkungen.

Für Organisationen mit mobilen Arbeitseinheiten verfolgt FP Trax den Verbrauch pro Einheit und nicht pro Standort. Ein Außendienstteam oder eine Mannschaft, die Materialien aus einem zentralen Lager bezieht, bevor sie sich auf den Weg macht, hat seine eigene Verbrauchsaufzeichnung in FP Trax. Über einen Monat oder ein Quartal hinweg sieht der Betriebsleiter genau, was jedes Team oder Fahrzeug verbraucht hat, kann die Muster im gesamten Fuhrpark vergleichen und den Nachschub auf der Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs statt auf der Grundlage von Schätzungen planen. Für Organisationen, die Servicefahrzeuge, mobile Mannschaften oder Teams an mehreren Standorten betreiben, entfällt damit das Rätselraten bei der Beschaffung.

Die Einhaltung von Vorschriften zur Rechnungsprüfung ist eine direkte Folge des normalen FP Trax-Betriebs. Jede Entnahme wird mit einem Zeitstempel, einer Person und einer Menge protokolliert. Jede eingehende Lieferung wird aufgezeichnet. Zu jedem Zeitpunkt kann das System eine vollständige Bewegungshistorie für jeden Artikel, jeden Ort oder jeden Zeitraum erstellen. Wenn eine physische Bestandszählung erforderlich ist, liefert der FP Trax-Datensatz die erwarteten Mengen, bevor die Zählung beginnt. Diskrepanzen werden sofort sichtbar. Der Bilanzabgleich, der früher tagelange manuelle Querverweise erforderte, dauert nur noch Minuten.

Die FP Trax-Bestandsverwaltung ist als optionales Modul zu jedem FP Trax-Paketverfolgungsplan oder als eigenständiges System erhältlich. Es wird von Universitäten, Forschungseinrichtungen, Herstellern, Gesundheitseinrichtungen und Facility-Management-Teams in ganz Europa eingesetzt, um Lagerbestände zu verfolgen, Verbrauchskosten zuzuordnen und revisionssichere Entnahmeprotokolle zu führen. Die Einrichtung erfordert keine komplexe IT-Infrastruktur. Importieren Sie Ihr bestehendes Bestandsregister am ersten Tag und das System ist einsatzbereit.