Paketmanagement

Verfolgen Sie jedes Paket. Von der Poststelle bis zum Schreibtisch.

300 Pakete pro Tag. Jedes Paket wird gescannt, protokolliert und mit einer Benachrichtigung verschickt, bevor es das Empfangstresen verlässt. Der Empfänger wird per E-Mail, SMS oder Microsoft Teams benachrichtigt. Er kann das Paket an der Rezeption abholen, es sich an seinen Schreibtisch liefern lassen, es in einer Paketstation abholen oder einem Kollegen schicken. Unabhängig von der Methode zeichnet FP Trax auf, wer es wann und wo erhalten hat.

Keine Zettelwirtschaft. Keine Anrufe. Keine verlorenen Pakete.

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Ihre Herausforderung:
Jeden Tag treffen Pakete am Empfang ein. Doch ohne klaren Prozess entstehen schnell intransparente Abläufe: handschriftliche Listen, gemeinsam genutzte Tabellen oder unsortierte Ablagen. Fragt ein Empfänger nach einer Sendung, beginnt die Suche. Geht etwas verloren, fehlt der Nachweis.

Das funktioniert nur, solange alles gutgeht. Sobald Fehler entstehen, kosten sie Zeit, Vertrauen und im Zweifel auch wichtige Lieferungen.

FP Trax schafft einen klaren, digitalen Ablauf.
Beim Scannen erkennt das System den Empfänger automatisch aus Ihrem Verzeichnis und benachrichtigt ihn direkt per E-Mail, SMS oder Microsoft Teams. Bei der Übergabe wird der Erhalt digital bestätigt. So dokumentiert FP Trax lückenlos, wer eine Sendung wann und wo entgegengenommen hat.

Ob 30 oder 300 Pakete pro Tag: Der Ablauf bleibt einfach und verlässlich. Und wenn jemand nach dem Verbleib einer Sendung fragt, ist die Antwort in wenigen Sekunden verfügbar.

So funktioniert das Paket-Tracking mit FP Trax

Die ersten drei Schritte sind für alle Pakete gleich. Schritt vier hängt davon ab, wie das Paket zugestellt werden soll. Die vier Abholmodelle werden im folgenden Abschnitt erläutert.

1. Das Paket kommt an und wird gescannt

Ihr Team scannt den Barcode des Spediteurs mit einem beliebigen Gerät: Handy, Tablet oder Desktop. FP Trax protokolliert das Paket mit Zeitstempel, Name des Spediteurs und Tracking-Nummer. Ein optionales Foto wird im selben Moment an den Datensatz angehängt.

2. Empfänger wird automatisch benachrichtigt

FP Trax sucht den Empfänger in Ihrem Verzeichnis und sendet eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS, Slack oder Teams. Die Nachricht enthält Absender, Referenznummer und Abholanweisungen. Keine Telefonanrufe erforderlich.

3. Übergabe und Unterzeichnung des Pakets

Ob durch Abholung, Zustellung, Paketstation oder autorisierten Kollegen, das Paket erreicht den Empfänger und FP Trax protokolliert die Übergabe mit Namen, Zeit und Ort. Digitale Unterschrift oder Schließfachprotokoll. Nichts auf Papier.

4. Vollständiger Prüfpfad. Immer durchsuchbar.

Jedes Paket, jede Benachrichtigung und jede Übergabe wird in FP Trax gespeichert. Suchen Sie nach Datum, Empfänger, Transporteur oder Standort. Exportieren Sie mit zwei Klicks Berichte für Compliance-Prüfungen, SLA-Tracking oder interne Audits.

Viele Zustellwege. Ein einheitlicher Nachweis.

FP Trax arbeitet mit jedem Zustellungsmodell, das Ihre Poststelle verwendet. Jedes dieser Modelle protokolliert die Übergabe automatisch.

Abholung an der Rezeption

Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung mit Absender, Referenz und Abholstelle. Er geht zum Empfang, bestätigt seine Identität und unterschreibt auf dem Bildschirm. Unterschrift, Uhrzeit und Name werden automatisch gespeichert. Das gängigste Modell für Büro- und Campusumgebungen.

Lieferung an den Schreibtisch

Das Paket wird in FP Trax einem Zustelllauf zugewiesen. Die Mitarbeiter der Poststelle stellen das Paket in der Etage oder im Büro des Empfängers zu. Der Empfänger unterschreibt bei der Übergabe auf dem Gerät des Zustellers. Abholstelle und Zeitstempel werden erfasst, ohne dass der Empfänger den Empfang aufsucht.

Intelligente Paketstation

Das Paket wird in eine Paketstation gelegt. FP Trax schickt dem Empfänger seinen persönlichen Code. Er kann das Paket jederzeit abholen, ohne dass die Rezeption besetzt sein muss. Die Abholung wird protokolliert, sobald die Tür geöffnet wird. Funktioniert 24 Stunden am Tag.

Autorisierte Abholung durch Kollegen

Der Empfänger benennt einen Kollegen, der in seinem Namen abholt. FP Trax speichert beide Namen: den des ursprünglichen Empfängers und den des Abholers. Der Prüfpfad zeigt die Autorisierung und die Übergabe separat an.

Persönliche Zustellung

Das Paket ist für einen bestimmten Empfänger bestimmt. Die interne Post scannt das Paket, stellt es dem Mitarbeiter direkt zu und der Mitarbeiter unterschreibt die Lieferung digital auf einem Tablet oder Smartphone.

Lieferung ins Lager

Bei dem Paket handelt es sich um eine Vorratslieferung, die für einen Lagerraum bestimmt ist. Die interne Post scannt das Paket und den QR-/Barcode des Raums und macht dann ein Foto des Pakets, das in das richtige Regal gestellt wird.

Wie FP Trax den Paketeingang digital abbildet

Scan bei Ankunft: Paket wird mit Spediteur, Tracking-Nummer, Zeitstempel und optionalem Foto erfasst
Automatische Benachrichtigung: Empfänger wird per E-Mail, SMS, Teams oder Slack benachrichtigt
Digitale Unterschrift bei Abholung: Name, Uhrzeit und Abholort werden papierlos erfasst
Vier Abholmodelle: Abholung, Zustellung, Paketstation oder autorisierter Kollege
Vollständiger Prüfpfad: jedes Paket kann nach Datum, Empfänger, Spediteur oder Standort durchsucht werden

Paketverfolgungssoftware für Krankenhäuser, Universitäten, Firmenbüros und große Organisationen

Die Herausforderung bei der Verwaltung eingehender Pakete in großem Maßstab ist nicht das einzelne Paket. Es ist das Volumen. Eine Organisation, die täglich 300 Pakete erhält, kann sich nicht auf einen manuellen Prozess verlassen, um jedes einzelne Paket zu verfolgen, zu benachrichtigen und die Zustellung zu bestätigen, ohne dass es zu Fehlern, Verzögerungen und regelmäßigen Suchvorgängen nach Paketen kommt, denen kein Datensatz beigefügt ist. FP Trax automatisiert jeden Schritt von der Ankunft bis zur Übergabe, bei jedem Volumen, ohne dass die Hardware, die Ihr Team bereits nutzt, geändert werden muss.

Der Scan bei der Ankunft dauert drei Sekunden. Die Benachrichtigung erfolgt automatisch unter Verwendung der Empfängerdaten, die sich bereits in Ihrem Azure Active Directory oder HR-System befinden. Niemand muss die Empfängerdaten manuell eingeben. Keiner sucht nach E-Mail-Adressen. FP Trax übernimmt dies aus der Verzeichnissynchronisation und die Benachrichtigung wird gesendet, bevor das Paket den Empfangsbereich verlässt.

Der Zustellnachweis ist für viele Unternehmen eine besondere betriebliche Anforderung, insbesondere in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Pharmazie und den Finanzdienstleistungen. FP Trax zeichnet bei jeder Übergabe eine digitale Unterschrift, einen Zeitstempel und den Abholort auf. Die Aufzeichnung ist dauerhaft, durchsuchbar und exportierbar. Wenn ein Compliance-Audit, eine SLA-Überprüfung oder ein interner Streitfall den Nachweis erfordert, dass ein bestimmtes Paket zu einem bestimmten Datum an eine bestimmte Person ausgeliefert wurde, erstellt FP Trax diesen Nachweis in Sekundenschnelle.

Für Unternehmen mit gemischten Zustellungsmodellen verwaltet FP Trax alle vier Zustellungsarten, ohne dass für jede ein separates System oder ein Workflow erforderlich ist. Zustellungen am Schreibtisch, Abholungen am Empfang, Schließfachabholungen und autorisierte Übergaben fließen alle in denselben Datensatz ein. Der Poststellenleiter sieht eine einheitliche Sicht auf alle Pakete, unabhängig davon, wie sie zugestellt wurden. Volumen-, Status- und Ausnahmeberichte sind für alle Modelle im selben Dashboard verfügbar.

Die Einrichtung dauert weniger als 48 Stunden und erfordert keine Hardware-Investitionen. FP Trax läuft auf jedem vorhandenen Gerät: Mobil, Tablet oder Desktop. Die Verbindung zu Azure AD für die Synchronisierung des Empfängerverzeichnisses wird während des Onboardings konfiguriert. Ihr Team meldet sich mit den vorhandenen Anmeldedaten an. Es gibt kein IT-Projekt, keine Änderung der Infrastruktur und keinen Zeitraum, in dem das alte und das neue System parallel laufen. Tag eins ist live.

Die FP Trax Paketverfolgungssoftware ist für Unternehmen erhältlich, die weniger als 20 Pakete pro Tag bearbeiten, und lässt sich bei höheren Volumina auf größere Pläne skalieren. Sie wird von Krankenhäusern, Universitäten, Produktionsstätten, Firmenbüros und Regierungseinrichtungen in ganz Europa genutzt. Alle Pakete enthalten automatische Empfängerbenachrichtigungen, digitale Zustellnachweise, Azure AD-Synchronisierung und einen vollständigen Export von Prüfprotokollen. Die Integration von intelligenten Schließfächern, die Verfolgung von Briefen, die Anlagenverwaltung und die Bestandsverwaltung sind als optionale Module für jedes Paket verfügbar.

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Gene CernanAstronaut, Apollo 17

"Wenn man sich zum Mond begibt und die Gelegenheit hat, auf die Erde zurückzublicken, krümmt sich der Horizont langsam um sich selbst, und plötzlich sieht man etwas, das sehr seltsam und doch sehr, sehr vertraut ist, denn man beginnt zu sehen, wie sich die Erde entwickelt.